Microsoft Project leicht gemacht:

Mit einer benutzerdefinierten Ansicht schnell zum gewünschten Projektplan-Ausdruck

Hinsichtlich der Funktionen zur professionellen Projektplanung und -steuerung lässt Microsoft Project kaum Wünsche offen. Dennoch gibt es viele Anwender, denen es schwer fällt, mit der angebotenen Funktionsvielfalt umzugehen und die das Programm schließlich mit der Bemerkung "zu kompliziert" beiseite legen. Schade – denn mit systematischem Vorgehen und ein paar einfachen Praxistricks kommt man auch als Nicht-Profi schnell zu ansehnlichen Ergebnissen. Ein Beispiel dafür ist der Ausdruck von Projektplänen. Manfred Lieber zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Microsoft Project so einrichten, dass Sie Balkenpläne schnell und reproduzierbar in der gewünschten Form drucken können.

Seit kurzem steht Projektleiter Meyer das Programm Microsoft Project für die Projektplanung zur Verfügung. Balkenpläne für die von ihm geleiteten Projekte hat er bereits erstellt. Diese sehen am Bildschirm ganz gut aus, doch beim Versuch, übersichtliche Ausdrucke davon zu erstellen, verzweifelt er fast: Endloses Formatieren, immer wieder unerklärliche automatische Verteilung der Balkenplan-Grafik auf mehrere Seiten. Projektleiter Meyer zweifelt am Nutzen von Microsoft Project.

So wie hier am Beispiel "Ausdrucke" verdeutlicht, geht es vielen Anwendern von Project: Sie stellen den Nutzen des Tools in Frage, weil es Ihnen nicht gelingt, vermeintlich einfache Ergebnisse schnell und unkompliziert zu erzeugen. Das beliebte Trial and Error-Prinzip, das beim Erlernen von Software gerne angewandt wird, führt hier nicht zum Erfolg.

Der Grund dafür ist die Struktur von Project: Das Programm verwaltet - anders als z.B. Excel - alle Projektinformationen in einer vorgefertigten Datenbank. Dabei nutzt es sehr viele integrierte Voreinstellungen und Algorithmen, um möglichst alle Zusammenhänge in den Plänen darzustellen. Um zum gewünschten Ergebnis zu kommen, muss man beim Aufbau der Projektpläne und bei der Datenpflege systematisch vorgehen. Manche Eingabe führt schnell zu unerwarteten Ergebnissen, weil die Eingaben nach einer Logik verarbeitet werden, die sich dem Erstanwender noch erschließen muss.

Die Konsequenz: Bei Problemen weichen Anwender häufig auf vertraute Programme, wie z.B. Excel aus und programmieren dort die benötigten Kalender- und Zeit-Funktionen. Oder sie beschränken sich darauf, "Balken zu malen", um Kunden und Vorständen professionelle Projektplanung vorzuführen. Viele Projektleiter legen Project einfach mit dem Hinweis beiseite, dass es "viel zu kompliziert" sei.

Schade - denn hat man Project erst einmal auf die eigenen Bedürfnisse angepasst, kann man damit die unbestrittenen Vorteile professioneller Projektplanung und -steuerung nutzen. Um das zu erreichen benötigen Sie in der Regel eine entsprechende Schulung, in der Sie nicht nur die Basisfunktionen kennen lernen, sondern auch erfahren, wie Sie benutzerdefinierte Ansichten und einfache Makros erstellen.

Was dieser Beitrag bietet

Lassen Sie sich weder dazu hinreißen, Project-Funktionen in Excel erneut zu programmieren, noch Project zum Malen von Balkenplänen zu degradieren oder gleich ganz auf Projektplanung zu verzichten. Dieser Artikel zeigt am Beispiel "Ausdrucken von Balkendiagrammen", wie Sie mit systematischem Vorgehen und

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