ONEPOINT Projects: Dirigent im hybriden Portfolio

Ob klassische, agile oder hybride Projektdurchführung – mit seinem Leistungsumfang zielt ONEPOINT Projects auf hybride Portfolios und integriert dabei auch agile Projekte aus Jira. Neu in der aktuellen Version ist die Möglichkeit zur Skalierung nach dem Scaled Agile Framework.

ONEPOINT Projects: Dirigent im hybriden Portfolio

Ob klassische, agile oder hybride Projektdurchführung – mit seinem Leistungsumfang zielt ONEPOINT Projects auf hybride Portfolios und integriert dabei auch agile Projekte aus Jira. Neu in der aktuellen Version ist die Möglichkeit zur Skalierung nach dem Scaled Agile Framework.

Für eine erfolgreiche Projektabwicklung steht heutzutage eine ganze Klaviatur an Methoden zur Verfügung, die erfahrene Projektleitungen je nach Bedarf einsetzen können. Längst ist auch der einst werbewirksam inszenierte Konflikt zwischen agilen Methoden und der klassischen Terminplanung entschärft und in der Praxis realistischen und pragmatischen Vorgehensweisen gewichen. Die Entscheidung, welche Projekte oder Teilprojekte mit agilen Methoden gesteuert werden, und in welchen Fällen genaue Vorausplanungen für Abläufe und Termine erforderlich sind, erfolgt dabei oft situativ.

Für die Finanz- und Ressourcenplanung spielen diese Überlegungen ohnehin nur eine untergeordnete Rolle, denn hier gilt es, die Bedarfe aller Projekte im Blick zu behalten. Auch im Portfoliomanagement lautet die vorrangige Frage, welche Projekte wirtschaftlichen Nutzen versprechen und strategisch sinnvoll sind – unabhängig davon, wie sie umgesetzt werden. Entscheidend ist auch hier eine Übersicht über alle Projekte.

ONEPOINT Projects zielt mit seinem Leistungsumfang genau auf solche hybriden Portfolios ab und integriert dabei zudem agile Projekte aus Jira.

Ein Werkzeug für agile, klassische und hybride Projekte

Neben agilen und klassischen Vorgehensweisen im Projektmanagement deckt ONEPOINT Projects eine ganze Reihe weiterer Methoden ab und unterstützt so verschiedene Projektmanagement-Standards. Vergleichsweise üblich bei Projektmanagement-Tools sind etwa Funktionen für das Ressourcen-, das Kosten- und das Risikomanagement. Wer allerdings den Standards der IPMA International Project Management Association folgt, weiß, dass Projektsteckbriefe, Teamübersichten und Stakeholder-Analysen ebenfalls wichtige Werkzeuge im Projektalltag sind. ONEPOINT Projects hält auch hierfür Funktionen bereit, sodass Projektteams ihre Informationen zentral in einer Projektmanagement-Software zusammenhalten können und nicht auf ergänzende Hilfsmittel ausweichen müssen, wie etwa eine Tabellenkalkulation.

Den Gesamtüberblick liefert ONEPOINT Projects auch im hybriden Portfolio
Bild 1: Den Gesamtüberblick liefert ONEPOINT Projects auch im hybriden Portfolio

 

Mit der neuesten Version erweitert die Software vor allem die bisherigen agilen Funktionalitäten nochmals deutlich. Neben der Option, agile Projekte in eine Programmplanung einzubinden und im Portfoliomanagement zu berücksichtigen, ist nun auch die agile Skalierung nach dem Scaled Agile Framework (SAFe) möglich.

Klar strukturierte Methodenvielfalt

Die Orientierung in der Software fällt leicht. Die verschiedenen Arbeitsbereiche, u.a. "Meine Arbeit", "Projekte", "Teams" und "Strategie", wählt man direkt in der Kopfleiste der Software aus (Bild 1). Im Bereich "Projekte" finden sich z.B. alle verfügbaren Projekte in einem Navigationsbaum am linken Fensterrand. Wählt man eines davon aus, gruppiert die Software die Ansichten und Funktionen zur Bearbeitung des Projekts auf mehreren Karteireitern im Arbeitsbereich. Für die Projektplanung gehören dazu unter anderem die Ansichten für den Projektstrukturplan, To-Do-Listen und eine sogenannte Timeline, eine Präsentationsansicht der wichtigsten Termine (Bild 2).

Die wichtigsten Projekttermine fasst die Timeline präsentabel zusammen
Bild 2: Die wichtigsten Projekttermine fasst die Timeline präsentabel zusammen

 

Ein Gantt-Diagramm gehört zum Grundgerüst nahezu jeder PM-Software, selbst viele agile Werkzeuge führen es inzwischen ein, etwa unter dem Begriff "Roadmap". Auch ONEPOINT Projects bietet eine Darstellung der Projektaktivitäten als Gantt-Diagramm an, mit der sich Terminpläne erstellen und berechnen lassen. Zur Strukturierung der Projekte kann man die Aktivitäten direkt im Gantt-Diagramm durch Einrücken gliedern. Noch übersichtlicher gelingt eine Strukturierung allerdings mit dem grafischen Projektstrukturplan, der die Struktur wie in einem Organigramm darstellt. Gerade bei größeren Vorhaben verdeutlicht das die inhaltlichen Zusammenhänge wesentlich besser als eine eingerückte Liste.

Kleinere Aufgaben können als To-dos sowohl für Projekte als auch für Teams eingeplant werden. Aufgaben aus der Linienorganisation sind daher ebenfalls gut in ONEPOINT Projects aufgehoben: Die To-dos aus der wöchentlichen Abteilungsbesprechung finden sich dann ebenso wie die Projektaufgaben an zentraler Stelle in den persönlichen Übersichten der Teammitglieder.

Die grafische Projektstrukturplanung weist bereits darauf hin, dass ONEPOINT Projects auf eine möglichst breite Abdeckung der Projektmanagement-Methoden nach IPMA abzielt und dafür auch Funktionen bietet, die sich sonst eher selten in PM-Software finden. Dazu gehören das Stakeholder-Management sowie das Management von Projektrisiken, für die keine parallel geführten Listen in der Tabellenkalkulation notwendig sind. Das Programm erlaubt es nicht nur, Risiken zu erfassen und als Matrix darzustellen, sondern stellt zudem eine Funktion zu Verfügung, um Einfluss und Interesse der Beteiligten einzuschätzen und zu dokumentieren. Solche bewertenden Informationen zu Gruppen und einzelnen Personen können in einer Datenbank allerdings durchaus ein heikles Thema sein, in manchen Fällen wird man darauf verzichten wollen. Es können allerdings auch To-dos zu den Stakeholdern eines Projekts angelegt und den Projekt-Teammitgliedern zugewiesen werden. So ist es ohne Bewertungen möglich, aktives Stakeholder-Management zu betreiben und z.B. im Blick zu behalten, dass eine für die Beteiligten geplante Informationsveranstaltung auch wirklich stattfindet.

Die Ressourcenplanung erfolgt in ONEPOINT Projects wahlweise für Einzelressourcen oder Teams. Sind die erforderlichen Fähigkeiten für die Projektaufgaben eingeplant und die erwarteten Aufwände geschätzt, kann die Projektleitung die passenden Ressourcen mit einem Workflow bei den Fachteams anfragen. Auch wenn in der Praxis die Abstimmung über das Projektteam meist im persönlichen Kontakt erfolgen dürfte, lässt sich ein Workflow dennoch gut nutzen, um die abgesprochenen Vereinbarungen zu dokumentieren. Das gibt sowohl dem Projekt als auch der Fachabteilung Planungssicherheit. Ferner ist ein grundlegendes Skill-Management an Bord, das es ermöglicht, Ressourcenbedarfe schon in frühen Projektphasen ohne namentlich geplante Teammitglieder zu präzisieren. Den Projektfortschritt lässt die Projektleitung später im Projektverlauf aus den Zeitrückmeldungen des Teams berechnen oder schätzt ihn selbst ab.

Kosten- und Finanzfunktionen sind aktuell noch einfach gehalten, hier tut sich derzeit allerdings so einiges. So ermöglicht es ONEPOINT Projects in der neuesten Version z.B., mit mehreren Währungen zu rechnen und nicht nur Kostenarten, sondern auch Erlösarten frei zu definieren. Dadurch eignet sich das Programm inzwischen durchaus auch, um Teams in internationalen Projekten mit grundlegenden Finanzinformationen zu versorgen und die tatsächlichen Kosten mit Budgets und den aktuellen Planungen zu vergleichen.

Agile Projekte – Jira oder Bo(a)rdmittel

Wer mit ONEPOINT Projects agil arbeiten möchte, kann Epics und Storys im Backlog formulieren. Eine Strukturansicht zeigt diese sowohl tabellarisch als auch in einer übersichtlichen, grafischen Baumstruktur an. Für Epics und Storys werden jeweils Verantwortliche und weitere Beteiligte eingeplant und Aufwandsschätzungen vorgenommen. Neben den obligatorischen Storypoints sind klassische Stundenschätzungen möglich. Das ist hilfreich für die Ressourcenplanung, vor allem wenn sich in der Praxis wieder einmal doch nicht alle Teammitglieder zu hundert Prozent ihrem Sprint widmen können.

Zur Planung von Sprints gibt es eine eigene Ansicht
Bild 3: Zur Planung von Sprints gibt es eine eigene Ansicht

 

Zur anschließenden Sprintplanung (Bild 3) werden die Storys aus dem Backlog mit der Maus den einzelnen Sprints zugeordnet. Anhand der Storypoints und der aktuellen Velocity des Teams ermittelt die Software die Gesamtkapazität für einen Sprint, vergleicht diese mit den zugewiesenen Storys und warnt durch farbige Hervorhebung, falls der Sprintumfang zu groß werden sollte.

Das Programm kann beliebig viele Sprints nebeneinander darstellen, sodass es nur von der eigenen Vorgehensweise abhängt, welche Anzahl von Sprints man im Voraus planen will. Eine Top-down-Planung über mehrere Sprints widerspricht zwar der reinen Lehre, der zufolge sich das Team die Aufgaben im Pull-Prinzip selbst sucht. In der Praxis erlaubt eine solche Top-down-Planung allerdings oft, eine erste gemeinsame Abschätzung der kommenden Sprints vorzunehmen. Für jeden Sprint steht ein Kanban-Board zur Verfügung, auf dem das Sprint-Team die Aufgaben nochmals abstimmt und später den Fortschritt der Arbeit dokumentiert.

Die Kanban-Boards in ONEPOINT Projects sind auch in vielen anderen Situationen nützlich: Mit ihnen lassen sich sämtliche To-dos visualisieren, ob sie nun aus einer Projektbesprechung entstanden sind, Gegenmaßnahmen zu einem Risiko beschreiben oder Aktionen im Stakeholdermanagement dokumentieren. Jedes Projekt besitzt ein Kanban-Board für solche Kleinaufgaben, die nicht im Terminplan erscheinen. Hier wäre ein Board je Arbeitspaket hilfreich, um den Arbeitspaket-Teams die Übersicht und Selbstorganisation zu erleichtern und so hybride Vorgehensweisen im Projekt zu unterstützen.

Auch die Aktivitäten im Terminplan lassen sich übrigens auf einem Task-Board anzeigen. Die Spalten entsprechen dann den Fortschrittsgraden in 25%-Schritten, sodass das Board eine gute Übersicht über den Bearbeitungsstand der Arbeitspakete bietet.

Neben eingebauten Funktionen für agile Methoden wird auch Jira unterstützt
Bild 4: Neben eingebauten Funktionen für agile Methoden wird auch Jira unterstützt

 

Für die agile Produktentwicklung hat sich Atlassian Jira etabliert. Die Software ist insbesondere oft dann das Mittel der Wahl, wenn IT-Entwicklungsteams gemeinsam Aufgaben und Entwicklungsschritte koordinieren wollen. Allerdings unterstützt Jira Projektportfoliomanagement, hybride Projekte, Finanzen und fortgeschrittenes Ressourcenmanagement nahezu gar nicht. Diese Lücke schließt ONEPOINT Projects.

Zusätzlich zu den Bordmitteln für agile Projektmethoden integriert ONEPOINT Projects Epics und Storys aus Jira über eine bidirektionale Schnittstelle in die eigenen Projekte und damit auch in die Gesamt-Portfolioplanung. So werden Projektideen in ONEPOINT Projects erstellt, bewertet, freigegeben und zunächst grob geplant. Zur Umsetzung des Vorhabens synchronisiert ONEPOINT Projects dann Epics oder Storys mit Jira (Bild 4). Die Teams können sich die Aktivitäten für die Ausführung anschließend dort weiter aufteilen und strukturieren oder sogar eigene Entwicklungssprints festlegen.

Die in Jira festgelegten Entwicklungssprints müssen nicht unbedingt der Roadmap-Planung in ONEPOINT Projects entsprechen, das vor allem als Werkzeug für Projektleitung und Controlling gedacht ist: Wie in klassischen Projekten auch, werden damit die Projektressourcen koordiniert, Rahmenterminpläne überwacht, Stakeholder eingebunden sowie Kosten und Risiken nachverfolgt. Dashboards fassen all diese Aspekte übersichtlich zusammen. Vor allem landen so alle Informationen in einem zentralen Berichtswesen für das Multiprojektmanagement – einschließlich der Arbeitszeiten und Fortschrittsinformationen aus Jira. Das Portfoliomanagement berücksichtigt dadurch alle Projekte und Projektideen unabhängig von der Umsetzungsmethode und dem Umsetzungswerkzeug.

Hybride Portfolios und agile Skalierung mit SAFe

Um agile Vorgehensweisen in größeren Projekten zu koordinieren, kann man einen hybriden Ansatz wählen. Einzelne Teilprojekte werden dabei zwar unter Verwendung agiler Methoden gesteuert, sind jedoch Teil eines Gesamtterminplans, der den Zusammenhang zwischen den Teilprojekten festlegt und auch die Ressourcenverteilung vorgibt.

In der aktuellen Version von ONEPOINT Projects ist zusätzlich eine agile Skalierung nach dem Scaled Agile Framework (SAFe) möglich. SAFe wurde konzipiert, um die Prinzipien agiler Vorgehensweisen auch in großen Vorhaben einhalten zu können und die Ergebnisse mehrerer Teams zusammenzuführen.

Welches Team was in welchem Inkrement macht, zeigt das neue Planning Increment Board (PI-Board)
Bild 5: Welches Team was in welchem Inkrement macht, zeigt das neue Planning Increment Board (PI-Board)

 

Die SAFe-Funktionen in ONEPOINT Projects stehen noch am Anfang der Entwicklung und sind an Essential SAFe ausgerichtet: Die Software unterstützt die Zusammenarbeit agiler Teams in sogenannten "Agile Release Trains" (ART). Ein ART ist stark vereinfacht ausgedrückt ein Team aus agilen Teams, das wertschöpfende Ergebnisse produzieren soll. Der ART kann genau wie ein klassisches Projekt auch Teil eines Portfolios sein. Für jedes ART-Team legt die Software automatisch ein entsprechendes agiles Teilprojekt an.

Um die Aufgaben zwischen diesen Teilprojekten zu koordinieren, gibt es ein neues Planning Increment Board (PI-Board). Die zu schaffenden Ergebnisse (Features) werden dort in einem zentralen Backlog gepflegt und den Entwicklungsstufen (Program Increments) sowie Teams zugeordnet (Bild 5).

Die meisten Funktionen von ONEPOINT Projects stehen auch für Agile Release Trains zur Verfügung, wie z.B. Risiko- und Stakeholder-Management, Finanzplanungen und Statusberichte für das PMO. Nur einen Terminplan sucht man vergeblich, der wird ja nicht benötigt. Schlüsselmeilensteine kann die Software aber zur Orientierung im PI-Board einblenden. Für SAFe-Epics und SAFe-Portfolios gibt es noch keine Funktionen, diese sind jedoch bereits angedacht.

Zahlen für ein Portfolio liefert das KPI-Dashboard
Bild 6: Zahlen für ein Portfolio liefert das KPI-Dashboard

 

Ganz gleich, wie das Portfolio bestückt wird, ob mit klassischen oder agilen Projekten, mit Programmen oder Agile Release Trains – für den schnellen Überblick gibt es die Dashboards. Sie fassen die wichtigsten Informationen in Projekten, Programmen und Portfolios grafisch zusammen und liefern für das Portfolio u.a. eine Zusammenstellung wichtiger KPIs (Bild 6), die derzeit allerdings noch nicht konfigurierbar sind. Für einen schnellen Check der Dashboards und Projektsteckbriefe auf mobilen Geräten steht die ONEPOINT-360-App für iOS und Android zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

ONEPOINT Projects gibt es als Software-as-a-Service, die Software kann aber auch auf eigenen Servern betrieben werden. In beiden Fällen benötigen Personen, die mit der Software arbeiten, lediglich einen aktuellen Webbrowser. Das Lizenzmodell richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und dem Funktionsumfang der verwendeten Version. Die kostenfreie FREE-Version für Teams bis zu vier Personen ermöglicht einen Einstieg auf dem eigenen Server und bietet die wichtigsten Grundfunktionen. Über die Versionen LEAN und PROFESSIONAL wächst die angebotene Funktionalität dann bis zur ENTERPRISE-Version. Letztere bringt die sonst zubuchbaren Optionen wie Risikomanagement, Stakeholder-Analyse und Portfolio-Analyse gleich mit. Die LEAN-Version gibt es ab 24 Euro pro Lizenz und Monat, die Enterprise-Version ab rund 36 Euro.

Connectoren zu Jira, Confluence und SAP binden ONEPOINT Projects ins Unternehmensumfeld ein. Die Software übernimmt etwa Personaldaten und Ist-Kosten aus SAP und kann die Projektstruktur sowie Planungsdaten für Kosten und Ressourcen auch bidirektional mit dem ERP-System austauschen oder Zeiterfassungsdaten übertragen. So lassen sich Projektplanungen ohne Doppeleingaben als Forecasts für die Finanzplanung nutzen.

Fazit

ONEPOINT Projects eignet sich als Werkzeug für Projekte mittelgroßer Komplexität, bei denen es im Wesentlichen auf den Überblick über das Gesamtportfolio ankommt und die feinteilige, detaillierte Ausplanung der einzelnen Projekte weniger wichtig ist. Die Stärke der Software liegt vor allem darin, bewährte PM-Methoden in einfacher Form abzudecken, statt aufwendige, tiefgehende Spezialfunktionen zu bieten. Durch diese Konzentration auf zentrale Funktionen ist die Software verständlich und intuitiv bedienbar. Mit Funktionen wie dem Stakeholder-Management deckt das Programm auch Methoden ab, die im professionellen Projektmanagement zweifellos wichtig sind, dennoch aber häufig in Excel-Tabellen ein Schattendasein fristen. PMOs profitieren zum Beispiel von projektübergreifenden Auswertungen, Projektanträgen mit Steckbriefen, Kriterien zur Projektbewertung und von der Szenariofunktion zur Portfolio-Ressourcenplanung.

Die Kombination von klassischen und agilen Vorgehensweisen erlaubt ein leichtgewichtiges, eventuell auch einmal nur agil "angehauchtes" Projektmanagement, bei dem alle wichtigen Daten im Blick bleiben. Mit der Schnittstelle zu Jira war es schon länger möglich, agile Methoden nicht nur punktuell in Projekten einzusetzen, sondern sie zum Kern des Vorgehens zu machen, ohne auf eine Softwareunterstützung für Fragen zu Finanzen, Ressourcen und zur Portfoliosteuerung zu verzichten. Die neuen SAFe-Funktionen in ONEPOINT Projects ergänzen diese Ausrichtung nun und machen die Software zu einer pragmatischen, hybriden Mittelstandslösung.

Kontakt

ONEPOINT Projects GmbH, Dietrich-Keller-Straße 24/6, 8074 Raaba-Grambach (Graz), Austria, Tel: +43 (316) 267267 0, Fax: +43 (316) 267267 99, Mail: info@onepoint-projects.com, www.onepoint-projects.com

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