Agile Projektmanagement-Methoden sind inzwischen – vor allem im Umfeld von IT-Projekten – kaum noch aus dem Projektalltag wegzudenken. Längst haben sich auch spezielle Softwareprodukte etabliert, die vor allem Scrum und Kanban unterstützen und zunehmend auch außerhalb von IT-Projekten zum Einsatz kommen. Bei der Aufgabe, Projekte systematisch im Portfolio einzuplanen und die Übersicht über das gesamte Portfolio zu behalten, sind sie jedoch meist nur eine geringe Hilfe. Das gilt insbesondere, wenn das Projektportfolio gemischt ist und klassisch geplante Projekte zusammen mit agil abgewickelten Projekten koordiniert werden müssen.

onepoint PROJECTS verbindet klassische und agile Projektwelten miteinander. Dabei versucht die Software nicht, beide Ansätze gleichermaßen abzudecken. Stattdessen setzt der Hersteller mit dem JIRA Connector darauf, eines der führenden Softwareprodukte für das agile Projektmanagement möglichst nahtlos einzubinden. Die notwendigen Funktionen für das Management klassischer Projekte stellt onepoint PROJECTS selbst bereit, ebenso wie für projektübergreifende Auswertungen und das Portfoliomanagement, das klassische und agile Projekte zusammenfasst.

JIRA und onepoint PROJECTS – klare Rollenverteilung

Das Zusammenspiel zwischen JIRA und onepoint PROJECTS basiert in technischer Hinsicht auf einer bidirektionalen Schnittstelle. Organisatorisch gesehen ist die klare Rollenverteilung entscheidend: Neben der Ideensammlung für Projekte ist JIRA für die Projektdurchführung und die Fortschrittsüberwachung bei agilen Projekten zuständig. Um alles andere kümmert sich onepoint PROJECTS. Damit dies gut funktioniert, spielen beide Systeme in einem Synchronisationsprozess zusammen (Bild 1).

Bild 1: Die Aufgaben zwischen JIRA und onepoint PROJECTS sind klar verteilt.

In einem ersten Schritt werden die Projektaufgaben in onepoint PROJECTS als Vorgänge angelegt. Um sein Projekt mit JIRA zu verbinden, ruft der Anwender die Funktion "Projekt in JIRA ausführen" auf und wählt ein passendes JIRA-Projekt aus. Für jeden Projektvorgang entsteht dann ein JIRA-Issue. Die Projektstruktur übernimmt JIRA dabei nicht, es entsteht eine flache Liste von Issues. In onepoint PROJECTS bleibt die Struktur allerdings erhalten und steht für Auswertungen zur Verfügung. JIRA-Issues und onepoint-Vorgänge, die ab der Kopplung parallel zueinander existieren, synchronisiert onepointProjects kontinuierlich.

Auch mit Teilprojekten lässt sich gut arbeiten: Um etwa in einem größeren Organisationsentwicklungsprojekt die zugehörigen IT-Anteile operativ in JIRA abzuwickeln, wird in onepoint PROJECTS einfach ein entsprechendes Teilprojekt angelegt und mit JIRA gekoppelt. Die übrigen Projektaufgaben können dann klassisch geplant und gesteuert werden, ohne dass der Gesamtüberblick verloren geht.

Unteraufgaben, Ad-Hoc-Vorgänge und Active Assignments

Bei der Synchronisation ist JIRA für den Bearbeitungsstatus und die erfassten Projektzeiten maßgebend, während onepoint PROJECTS die Fälligkeitstermine sowie die Planaufwände ebenso wie die eingeplanten Ressourcen bestimmt. "Soll das agil sein?!", mag man sich angesichts der Vorstellung denken, dass ein agiles Werkzeug dazu genutzt wird, Rückmeldungen zu klassisch geplanten Aktivitäten zu erfassen. Es obliegt allerdings den Anwendern, wie detailliert sie Planvorgaben in onepoint PROJECTS vorgeben wollen.

In JIRA können Anwender die Aufgaben ihrerseits weiter in Unteraufgaben unterteilen oder auch ganz neue Issues anlegen. Wenn ein Issue in JIRA durch Untervorgänge detailliert wird, werden diese auch in onepoint PROJECTS als Unteraktivitäten des entsprechenden Vorgangs angezeigt. Bearbeitet werden sie allerdings ausschließlich in JIRA.

Komplett neue Issues werden in onepoint Projects zu sogenannten "Ad-Hoc-Vorgängen" ohne Planwerte (Bild 2). Der Projektleiter kann diese entweder zur reinen Information im Projekt behalten oder sie in die klassische Planung aufnehmen, indem er sie mit Ressourcen und Terminen versieht und damit zu einem normalen Projektvorgang erweitert. Auf die gleiche Weise kann er auch eine in JIRA bereits vorhandene Issue-Sammlung schnell als neues Projekt in onepoint PROJECTS einbinden: Er koppelt das zunächst leere Projekt mit JIRA, woraufhin sämtliche vorhandenen Issues als Ad-Hoc-Vorgänge in onepoint PROJECTS erscheinen. Die Vorgänge muss er dann nur noch mit Plandaten versehen, um sie in eine Projektplanung zu überführen.

Bild 2: In JIRA neu angelegte Issues stellt onepoint PROJECTS zunächst als Ad-Hoc-Vorgang ohne Planungsdaten dar.
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