onepoint PROJECTS – Portfoliomanagement im hybriden Projektumfeld

Müssen klassisch geplante und agil abgewickelte Projekte koordiniert werden, benötigt man eine Software, die beide Projektwelten miteinander verbindet. onepoint PROJECTS gelingt dies, indem es eines der führenden Softwareprodukte für das agile Projektmanagement, JIRA, eng in das eigene PM-Tool einbindet. Dr. Mey Mark Meyer stellt die Möglichkeiten von onepoint PROJECTS in einem hybriden Projektumfeld vor und beschreibt, wie das Zusammenspiel mit JIRA in der Praxis funktioniert.

Agile Projektmanagement-Methoden sind inzwischen – vor allem im Umfeld von IT-Projekten – kaum noch aus dem Projektalltag wegzudenken. Längst haben sich auch spezielle Softwareprodukte etabliert, die vor allem Scrum und Kanban unterstützen und zunehmend auch außerhalb von IT-Projekten zum Einsatz kommen. Bei der Aufgabe, Projekte systematisch im Portfolio einzuplanen und die Übersicht über das gesamte Portfolio zu behalten, sind sie jedoch meist nur eine geringe Hilfe. Das gilt insbesondere, wenn das Projektportfolio gemischt ist und klassisch geplante Projekte zusammen mit agil abgewickelten Projekten koordiniert werden müssen.

onepoint PROJECTS verbindet klassische und agile Projektwelten miteinander. Dabei versucht die Software nicht, beide Ansätze gleichermaßen abzudecken. Stattdessen setzt der Hersteller mit dem JIRA Connector darauf, eines der führenden Softwareprodukte für das agile Projektmanagement möglichst nahtlos einzubinden. Die notwendigen Funktionen für das Management klassischer Projekte stellt onepoint PROJECTS selbst bereit, ebenso wie für projektübergreifende Auswertungen und das Portfoliomanagement, das klassische und agile Projekte zusammenfasst.

JIRA und onepoint PROJECTS – klare Rollenverteilung

Das Zusammenspiel zwischen JIRA und onepoint PROJECTS basiert in technischer Hinsicht auf einer bidirektionalen Schnittstelle. Organisatorisch gesehen ist die klare Rollenverteilung entscheidend: Neben der Ideensammlung für Projekte ist JIRA für die Projektdurchführung und die Fortschrittsüberwachung bei agilen Projekten zuständig. Um alles andere kümmert sich onepoint PROJECTS. Damit dies gut funktioniert, spielen beide Systeme in einem Synchronisationsprozess zusammen (Bild 1).

klare Aufgabenverteilung

Bild 1: Die Aufgaben zwischen JIRA und onepoint PROJECTS sind klar verteilt.

In einem ersten Schritt werden die Projektaufgaben in onepoint PROJECTS als Vorgänge angelegt. Um sein Projekt mit JIRA zu verbinden, ruft der Anwender die Funktion "Projekt in JIRA ausführen" auf und wählt ein passendes JIRA-Projekt aus. Für jeden Projektvorgang entsteht dann ein JIRA-Issue. Die Projektstruktur übernimmt JIRA dabei nicht, es entsteht eine flache Liste von Issues. In onepoint PROJECTS bleibt die Struktur allerdings erhalten und steht für Auswertungen zur Verfügung. JIRA-Issues und onepoint-Vorgänge, die ab der Kopplung parallel zueinander existieren, synchronisiert onepointProjects kontinuierlich.

Auch mit Teilprojekten lässt sich gut arbeiten: Um etwa in einem größeren Organisationsentwicklungsprojekt die zugehörigen IT-Anteile operativ in JIRA abzuwickeln, wird in onepoint PROJECTS einfach ein entsprechendes Teilprojekt angelegt und mit JIRA gekoppelt. Die übrigen Projektaufgaben können dann klassisch geplant und gesteuert werden, ohne dass der Gesamtüberblick verloren geht.

Unteraufgaben, Ad-Hoc-Vorgänge und Active Assignments

Bei der Synchronisation ist JIRA für den Bearbeitungsstatus und die erfassten Projektzeiten maßgebend, während onepoint PROJECTS die Fälligkeitstermine sowie die Planaufwände ebenso wie die eingeplanten Ressourcen bestimmt. "Soll das agil sein?!", mag man sich angesichts der Vorstellung denken, dass ein agiles Werkzeug dazu genutzt wird, Rückmeldungen zu klassisch geplanten Aktivitäten zu erfassen. Es obliegt allerdings den Anwendern, wie detailliert sie Planvorgaben in onepoint PROJECTS vorgeben wollen.

In JIRA können Anwender die Aufgaben ihrerseits weiter in Unteraufgaben unterteilen oder auch ganz neue Issues anlegen. Wenn ein Issue in JIRA durch Untervorgänge detailliert wird, werden diese auch in onepoint PROJECTS als Unteraktivitäten des entsprechenden Vorgangs angezeigt. Bearbeitet werden sie allerdings ausschließlich in JIRA.

Komplett neue Issues werden in onepoint Projects zu sogenannten "Ad-Hoc-Vorgängen" ohne Planwerte (Bild 2). Der Projektleiter kann diese entweder zur reinen Information im Projekt behalten oder sie in die klassische Planung aufnehmen, indem er sie mit Ressourcen und Terminen versieht und damit zu einem normalen Projektvorgang erweitert. Auf die gleiche Weise kann er auch eine in JIRA bereits vorhandene Issue-Sammlung schnell als neues Projekt in onepoint PROJECTS einbinden: Er koppelt das zunächst leere Projekt mit JIRA, woraufhin sämtliche vorhandenen Issues als Ad-Hoc-Vorgänge in onepoint PROJECTS erscheinen. Die Vorgänge muss er dann nur noch mit Plandaten versehen, um sie in eine Projektplanung zu überführen.

neu angelegte Issues in JIRA

Bild 2: In JIRA neu angelegte Issues stellt onepoint PROJECTS zunächst als Ad-Hoc-Vorgang ohne Planungsdaten dar.
Bild vergrößern

Die Planung im Multiprojektmanagement-Werkzeug spiegelt damit immer den in JIRA gerade vorhandenen Stand wieder. Die Planer entscheiden selbst, ob sie diesen Stand lediglich in onepoint PROJECTS nachverfolgen und auswerten wollen oder ob sie Planwerte aktiv vorgeben und damit die Flexibilität in JIRA punktuell einschränken.

Ressourcen werden in onepoint PROJECTS zunächst auf Vorgänge geplant, dabei kann es sich ebenso um konkrete Mitarbeiter wie um ganze Teams handeln. Wird diese Planung an JIRA übergeben, ermöglicht das eine ungefähre projektübergreifende Ressourcenplanung, ohne detailliert in die Umsetzungsplanung abtauchen zu müssen. In der Praxis entscheiden allerdings agile Teams meist selbst, wer welche Aufgabe konkret bearbeitet. Das schon bei den Projektaufgaben beschriebene Prinzip, in JIRA vorgenommene Planungen in onepoint PROJECTS zu sehen und nur bei Bedarf aktive Vorgaben zu machen, findet sich daher auch in der Ressourcenplanung. Übernimmt in JIRA eine andere als die geplante Ressource eine Aufgabe, signalisiert ein kleines Icon in onepoint PROJECTS neben dem ursprünglich geplanten Ressourcennamen diesen Umstand (Bild 3). Wenn er möchte, kann der Anwender dann seinen Plan anpassen, indem er auf das Icon klickt und in einem kleinen Dialogfenster die Änderung bestätigt. Wer in onepoint PROJECTS lediglich Ressourcen auf Teamebene plant, wird auf diese Anpassung verzichten und die Information, wer konkret in JIRA an einer Aufgabe arbeitet, lediglich zur Kenntnis nehmen.

Mitarbeitereinsatz anders als geplant

Bild 3: Wenn in JIRA Mitarbeiter abweichend von der ursprünglichen Planung vorgesehen werden, können Projektleiter entscheiden, ob sie ihren Plan anpassen oder die Information lediglich zur Kenntnis nehmen.
Bild vergrößern

Diese Active Assignments unterstützen die Ressourcenplanung auf Pool-Ebene wirkungsvoll: Statt konkreter Mitarbeiter werden komplette Teams eingeplant. Wer die Aufgabe später tatsächlich zur Bearbeitung übernimmt, ist durch das Active Assignment erkennbar. Allerdings ist es nicht möglich die Ressourcenauswahl so einzugrenzen, dass nur Mitglieder eines bestimmten Teams die Aufgaben in JIRA bearbeiten dürfen. Theoretisch könnte also jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf das JIRA-Projekt die Aufgabe übernehmen. Die Ursache dafür liegt im Planungsmodell von JIRA, das solche Einschränkungen nicht kennt.

Mit Unteraufgaben, Ad-Hoc-Vorgängen und den Active Assignments kann die operative Projektplanung in JIRA bereits recht unabhängig von der Planung in onepoint PROJECT erfolgen. Eine Projektplanung mit Issues und Kanban-Boards ist damit gut möglich. Für eine vollwertige Scrum-Unterstützung wäre allerdings auch die Integration von Elementen aus JIRA Agile, wie z.B. Sprints, User Stories und Epics, wünschenswert. Dann könnten Teams in onepoint PROJECTS für komplette Sprints eingeplant werden, während die detaillierte Sprintplanung komplett in JIRA erfolgen würde.

Für die kommenden Versionen ist geplant, die JIRA-Integration auf JIRA Agile auszuweiten. Man darf gespannt sein, wie diese konkret aussieht. Hier könnte onepoint PROJECT mit seiner mehrstufigen Ressourcenplanung punkten: Linien-Führungskräften können dem Gesamtprojekt zunächst Mitarbeiter zuweisen, die Projektleitung kann diese dann für konkrete Projektvorgänge einplanen: Führungskräfte bräuchten sich nicht um die Projektdetails zu kümmern, Projektleiter nicht um die Details in den Sprints. Das reduziert die Komplexität in der Ressourcenplanung, in der andernfalls jede kleine Änderung an Aufgabenzuweisungen die Personalplanung ganzer Abteilungen unmittelbar beeinflussen würde.

Portfoliomanagement für alle Projekte

Auch wenn die enge Anbindung an JIRA eine der Schlüsselfunktionen von onepoint PROJECTS ist, bietet die Software natürlich auch klassisches Projektmanagement. Eine einfach zu bedienende Projektplanungs-Funktion deckt die wichtigsten Aspekte der gängigen Projektmanagement-Methoden ab. Aus einer Liste am oberen Fensterrand wählt der Anwender mit einem Klick den Arbeitsbereich "Projekte" für die Projektplanung aus. Die Software zeigt dann am linken Fensterrand alle Projekte an, agil wie klassisch, auf die der Anwender zugreifen darf. Umfangreiche Projektlisten werden strukturiert, indem Projekte einem oder mehreren Portfolios zugewiesen werden.

grafischer Projektstrukturplan

Bild 4: Mit dem grafischen Projektstrukturplan im Arbeitsbereich "Projekte" bleibt auch bei größeren Projekten die Übersicht gewahrt.
Bild vergrößern

Im Arbeitsbereich "Projekte" findet sich neben einem grafischen Projektstrukturplan (Bild 4) unter anderem das Gantt-Diagramm, das eine einfach gehaltene klassische Terminplanung für Projekte ermöglicht. Die meisten Funktionen in diesem Arbeitsbereich sind allerdings für agile wie klassische Projekte nützlich. Dazu zählen die Dokumentenablage und der grafische Projektstrukturplan, der Informationen zu Kosten, Aufwänden und Terminen auch in größeren Projekten übersichtlich aufbereitet. Auch die Kostenübersicht oder die Checklisten, mit denen potentielle Projekte auf etwaige Risiken hin abgeklopft werden können, sind in einem hybriden, aus agilen und klassischen Projekten bestehenden, Projektumfeld einheitlich verwendbar.

Darstellung des Projektfortschritts

Bild 5: Bei der Darstellung des Projektfortschritts geht onepoint PROJECTS einen eigenen, innovativen Weg – klassische Bubble-Charts beherrscht die Software allerdings ebenso.
Bild vergrößern

In den letzten Jahren wurde onepoint PROJECTS zunehmend um Funktionen für das aktive, strategische Portfolio-Management erweitert. Für die verschiedenen Unternehmensbereiche oder Projekttypen kann beispielsweise jeweils ein Bewertungsmodell definiert werden, mit dem der Nutzen eines Projekts nach standardisierten Kriterien abgeschätzt wird. Die Ergebnisse solcher Bewertungen und andere wichtige Projekteigenschaften visualisiert die Software auf Wunsch in den typischen Bubble-Charts.

Auffälliger sind allerdings die kombinierten Fortschrittsanzeigen (Bild 5), die einen Überblick über die Projektelandschaft bieten: In einem Kreis visualisiert die Software für bereits laufende Projekte den Fortschritt der Kosten, der Zeit und des Aufwands sowie den Fertigstellungsgrad für das Gesamtprojekt mit Ampelstatus. Um den zentralen Kreis herum gruppieren sich kleinere Kreise, in denen die gleichen Informationen jeweils für die einzelnen Projektphasen bzw. die erste Ebene der Projektstruktur dargestellt sind. Diese Grafik ist zwar ungewöhnlich, sodass das Lesen zunächst etwas Übung erfordert. Ist sie jedoch erst einmal als Standard in Portfoliorunden etabliert, erhält man einen schnellen Überblick über den Stand der Projekte.

Systemvoraussetzungen

Wer die Software einsetzen möchte, kann zwischen einer auf eigenen Servern betriebenen Variante und einer gemieteten Software-as-a-Service-Lösung wählen. Auf den Anwenderrechnern ist in beiden Fällen lediglich ein aktueller Webbrowser erforderlich. Der erforderliche Tomcat-Applikationsserver für den eigenen Serverbetrieb ist auf allen gängigen Serverbetriebssystemen verfügbar. Bei den Datenbanken lässt onepoint PROJECTS die Wahl zwischen Microsoft SQL, Oracle und PostgreSQL.

Um JIRA anzubinden, müssen sowohl JIRA als auch onepoint PROJECTS auf eigenen Servern installiert werden. Eine Version für das Software-as-a-Service-Angebot von JIRA ist angekündigt. Für den Herbst 2016 ist eine erweiterte Schnittstelle geplant, mit der sich onepoint PROJECTS auch mit mehreren unabhängigen JIRA-Instanzen verbinden lässt, um deren Projekte in Gesamtübersichten zusammenzufassen und zentral einplanen zu können.

Lizenzbedingungen

Das Lizenzmodell der onepoint PROJECTS Enterprise-Edition kennt die Rollen "Beobachter", "Mitarbeiter" und "Manager". Während Beobachter vor allem Projektinformationen einsehen können, nehmen Mitarbeiter aktiv am Projektgeschehen teil, erfassen beispielsweise Projektfortschritte und stellen Kommentare und Dokumente zu Projekten ein. Den vollen Funktionsumfang der Software können Anwender mit der Manager-Rolle nutzen. Sie wird insbesondere für Projektplaner benötigt. Für Mitarbeiter und Manager muss jeweils eine entsprechende Lizenz erworben werden, die Beobachter-Rolle ist kostenfrei.

Alternativ sind Lizenzen im Average-User-Modell zu einem einheitlichen Lizenzpreis erhältlich. Das lohnt sich, falls im Schnitt nicht mehr als vier Mitarbeiter auf einen Manager kommen. Der kostenfreie "Group Server", der bis zu vier Benutzern die Grundfunktionen der Software bietet, ermöglicht kleinen Teams einen Einstieg mit den wichtigsten Grundfunktionen. Der Einstieg ist ab 4.200 Euro mit fünf Anwendern auf einem eigenen Server möglich. Die Cloud-Variante startet bei knapp 2.600 Euro jährlich.

Fazit

onepoint PROJECTS ist eine breit aufgestellte Software für Multi-Projektmanagement und Projektportfolio-Steuerung. Die Funktionen sind mitunter einfach gehalten, dürften allerdings in vielen Projektumgebungen vollkommen ausreichen, um Klarheit über die einzelnen Projekte und die Projektelandschaft zu bekommen. Für agile Projekte gibt die Integration von JIRA eine klare Arbeitsteilung vor: Vorgaben werden in onepoint PROJECTS geplant, die Umsetzung erfolgt in JIRA. Dadurch können Projektmitarbeiter ihre Projektarbeit in JIRA koordinieren und nachverfolgen, während IT-Projektleiter in onepoint PROJECT das Projekt planen und den Status verfolgen – einschließlich des Kostenmanagements und der Ressourcenplanung für das Gesamtprojekt.

Schon als reines "Dach" für JIRA erweitert onepoint PROJECT dessen Funktionen um echtes Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Ihre volle Stärke kann die Software allerdings in gemischten – hybriden – Umgebungen ausspielen, wo agile und klassische Projekte gemeinsam koordiniert werden müssen oder Teile klassisch gemanagter Projekte mit agilen Methoden umgesetzt werden. Die geplante Integration von Scrum-Projekten, technisch gesehen also die Intergration von JIRA Agile, dürfte onepoint PROJECTS gerade für dieses Anwendungsszenario nochmals sinnvoll erweitern.

Kontakt

onepoint PROJECTS GmbH, Dr. Auner Strasse 22/4, 8074 Raaba (Graz), Austria, Tel: +43 (316) 267267‑0, Fax: +43 (316) 267267‑99, Mail:  info@onepoint-projects.com, www.onepoint-projects.com

 
Tech Link