Probleme im Projekt – wie sage ich es meinem Chef?

Den Chef um etwas bitten oder ein Problem im Projekt anzusprechen, ist für viele Mitarbeiter eine scheinbar unüberwindbare Hürde. Dabei sind Vorgesetzte auch nur Menschen. Monika Heilmann zeigt, wie Sie Ihr Anliegen gegenüber dem Vorgesetzten gezielt vorbringen können, um in einem fairen und konstruktiven Gespräch zu einer nachhaltigen Lösung zu kommen.

Oft haben Mitarbeiter so viel Respekt vor dem Chef, dass sie sich kaum trauen, ihn anzusprechen. Hinzu kommt die Angst, eine ablehnende Antwort zu erhalten. Ist das Verhältnis zum Chef offen und pflegt er einen regen Austausch und eine wertschätzende Kommunikation mit seinen Mitarbeitern, fällt es noch relativ leicht, ihm auch kritische Punkte darzulegen.

Ist das Verhältnis eher geprägt von Distanz oder sogar Misstrauen, fällt es den Mitarbeitern ausgesprochen schwer, den eigenen Standpunkt zu vertreten, ihre Unzufriedenheit zu äußern oder Probleme anzusprechen. Reden Mitarbeiter jedoch nicht über ihre Probleme am Arbeitsplatz mit ihrem Chef, sondern unterdrücken ihre Gedanken und ihren Unmut, kann das gesundheitliche Auswirkungen haben oder in einem anderen Zusammenhang eskalieren.

Zeit nehmen und gut vorbereiten

Wie das eigene Anliegen dem Chef respektvoll und konstruktiv näher gebracht werden kann, dafür empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  1. Nehmen Sie sich die Zeit und die Ruhe, konkret über Ihr Anliegen und Ihre Vorschläge (inklusive Ihrer Argumente dafür) für dieses Gespräch nachzudenken. Schreiben Sie sich die Punkte, die Ihnen dazu einfallen auf und notieren Sie Ihr Ziel. Es aufzuschreiben hat den Vorteil, dass Sie konkreter formulieren, ihren Kopf entlasten und Sie Ihre Gedanken auf Papier zum Gespräch mitnehmen können.
  2. Bitten Sie Ihren Chef um einen Gesprächstermin; sprechen Sie ihn nicht zwischen Tür und Angel an. Dieses Vorgehen zeigt ihm, dass es Ihnen wichtig ist und am Herzen liegt.
  3. Im Gesprächstermin bedanken Sie sich bei Ihrem Chef, dass er sich für Sie und Ihr Anliegen Zeit nimmt. Das ist ein guter Einstieg da es eine wertschätzende, empathische Gesprächsgrundlage schafft. Danach schildern Sie ihm, um welche Situation, um welches Thema oder Problem es Ihnen geht.
  4. Im nächsten Schritt zeigen Sie ihm auf, welche Lösungsmöglichkeiten Sie sehen, welche Vorschläge Sie entwickelt haben oder was Sie von ihm möchten oder von ihm erwarten. Formulieren sie positiv, und bitten Sie ihn, dass er Sie unterstützt. Eine Bitte ihm gegenüber zu äußern hilft Ihnen, im Ton respektvoll, sachlich und ruhig zu bleiben und drückt aus, dass Sie ihn als Chef respektieren. Außerdem wird eine Bitte seltener abgeschlagen.

Beispiel

Herr Z, danke dass Sie sich heute für mich und mein Anliegen Zeit nehmen. Es geht mir um folgendes: In letzter Zeit steigen die telefonischen Anfragen zu unserem Projekt A, insbesondere am Vormittag, enorm an (am besten ist es, dies noch mit Zahlen über die eingegangenen Anrufe zu belegen). Damit es mir auch in Zukunft möglich ist, allen Anrufern die Fragen umfassend und im Detail zu beantworten, bitte ich Sie, mir für vormittags einen weiteren Mitarbeiter zur Unterstützung zuzuteilen.

Mit guten Argumenten auf Einwände reagieren

Vermutlich wird Ihr Chef von diesem Vorschlag zuerst nicht sehr begeistert sein. Das bedeutet für Sie, sich intensiv vorzubereiten – vor allem schriftlich – und Ihre Argumente gut auszuwählen.

So gehen Sie vor

Ihr Gesprächsziel heißt: Sie möchten einen weiteren Mitarbeiter am Vormittag zur Unterstützung Ihrer Arbeit im Projektteam bekommen.

Das Ziel Ihres Chefs lautet vermutlich: Einsparen von Kosten, den Aufwand so gering wie möglich halten.

Denken Sie in Ihrer Vorbereitung darüber nach, welches gemeinsame Ziel Sie beide haben! Vermutlich sind Sie und Ihr Chef beide daran

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