Probleme verstehen und lösen – die Methode "Problembaum"

Probleme in einem Projekt sind häufig sehr vielschichtig. Um solche Probleme zu lösen, ist es notwendig, dass der Projekteiter Ursachen und Auswirkungen möglichst vollständig versteht. Um diese herauszuarbeiten, eignet sich die Methode des "Problembaums", bei der ein komplexes Problem in der Gruppe durchleuchtet und grafisch dargestellt wird. Nicolai Andler stellt die Methode vor und zeigt, in welchen Situationen sich der Problembaum gut einsetzen lässt.

 

Probleme verstehen und lösen – die Methode "Problembaum"

Probleme in einem Projekt sind häufig sehr vielschichtig. Um solche Probleme zu lösen, ist es notwendig, dass der Projekteiter Ursachen und Auswirkungen möglichst vollständig versteht. Um diese herauszuarbeiten, eignet sich die Methode des "Problembaums", bei der ein komplexes Problem in der Gruppe durchleuchtet und grafisch dargestellt wird. Nicolai Andler stellt die Methode vor und zeigt, in welchen Situationen sich der Problembaum gut einsetzen lässt.

 

Projekte stellen uns immer wieder vor Hindernisse und Probleme, die z.T. ziemlich komplex sein können. Um solchen Problemen auf den Grund zu gehen und diese letztendlich auch zu lösen, ist ein Verständnis aller Ursachen und Auswirkungen notwendig. Um zu einem solchen Verständnis zu kommen, eignet sich die Methode des "Problembaums".

Ein Problembaum lässt sich besonders gut in einem Workshop einsetzen, um gemeinsam in der Gruppe (max. etwa 15 Teilnehmer) ein komplexes Problem zu durchleuchten, es in einem Baumdiagramm grafisch darzustellen und so die Ursachen sowie Auswirkungen eines Problems zu erkennen. Der Projektleiter kann den Problembaum zudem auch gut zur Problemdefinition einsetzen, wenn es sich um ein eher neues und unbekanntes Problem handelt. Mit der Identifikation der Auswirkungen und Ursachen, kann die Gruppe dann in einem nächsten Schritt Lösungsvorschläge erarbeiten, um diesen zu begegnen.

Die Problembaum-Technik ist eine Variante des Ishikawa-Diagramms. Letzteres ermöglicht es, Ursache von Wirkung zu trennen und damit den Problemursachen auf den Grund zu gehen. Während das Ishikawa-Diagramm jedoch lediglich die Problemursachen darstellt, bildet der Problembaum hingegen sowohl die Ursachen als auch die Auswirkungen gleichzeitig ab.

So geht's

Ein Problembaum ist eine hierarchische Darstellung, basierend auf dem Konzept eines verzweigten Baums (Bild 1).


Bild 1: Der Problembaum.

Der Stamm repräsentiert das Kernproblem. Die Wurzeln stellen die Ursachen und Gründe des Problems dar. Die Äste zeigen die aus dem Problem resultierenden Auswirkungen und Konsequenzen. Ziel ist es, in einer Diskussion die einzelnen Elemente eines Problems zu identifizieren, um sie dann getrennt voneinander betrachten und lösen zu können.

  1. Problem definieren: Definieren Sie das Kernproblem und platzieren Sie diese Aussage zentral, z.B. auf einem Flipchart oder Whiteboard. Es kann im weiteren Verlauf des Workshops gut passieren, dass Sie das Problem erst noch weiter klären und abgrenzen müssen.
  2. Ursachen identifizieren: Fragen Sie jetzt nach dem "Was" – "Was sind die direkten Ursachen für das Problem?" Sammeln Sie Gründe und Ursachen, die von den Teilnehmern genannt werden und notieren Sie diese z.B. auf Post-its oder Karteikarten. Platzieren Sie die Karten dann unterhalb der "Problembox" in einer MECE-konsistenten Hierarchie. MECE bedeutet Mutually Exclusive (= gegenseitig ausschließend): Das heißt, dass sich Aussagen inhaltlich nicht überschneiden dürfen. Wenn es zwei oder mehrere Ursachen für das Problem gibt und die eine Ursache nicht Ursache für die andere ist, dann platzieren Sie beide auf der gleichen Ebene.
  3. Auswirkungen erkennen: Wie bei Punkt 2 fragen Sie auch bei den Auswirkungen nach dem "Was" – "Was sind die Auswirkungen und Konsequenzen des Problems?" Notieren Sie diese in einer logischen Baumstruktur-Verästelung, die von der Problembox wegführt.

Beispiel "Lieferungsabwicklung"

Ein großer Getränkevertrieb möchte die Auslieferung beim Kunden vor Ort schneller und effizienter abwickeln. Grund hierfür ist, dass die Kunden häufig unzufrieden sind, da die Prozesse bei der Lieferungsabwicklung nicht reibungslos funktionieren. Zusätzlich entsteht dadurch in der Nachbearbeitung häufig ein hoher Mehraufwand. Aus diesem Grund werden in einem Workshop die Ursachen und Auswirkungen zu diesem Problem gesammelt und analysiert.

Zu diesem Beispiel sehen Sie in Bild 2 einen komplexen Problembaum.


Bild 2: Beispiel "Lieferungsabwicklung".
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Wann kann der Problembaum helfen?

Neben der Klärung technischer Fragen bzw. Probleme kann der Problembaum auch in folgenden Situationen hilfreich sein:

  • Einsatz bei der Zielklärung: Der Problembaum ist ein guter Startpunkt, um die Ziele eines Projekts zu klären. Auch um zu hinterfragen, ob das Projektziel überhaupt auf der richtigen Ebene angesetzt ist.
  • Einsatz bei problematischen Projektzielen: Jedes Projekt hat ein Ziel und die Umsetzung dieses Ziels kann Probleme hervorrufen, z.B. bei organisatorischen Veränderungen. Der Problembaum hilft dabei zu hinterfragen, warum dieses Problem entsteht und was die zugrunde liegenden Ursachen sind.
  • Identifizierung möglicher Problemursachen: Die Problemursachen, die besonders relevant erscheinen, werden als Hypothesen formuliert. Im weiteren Projektverlauf werden Informationen zu diesen Hypothesen beschafft, um die Richtigkeit zu überprüfen.

Empfehlungen

  • Die Technik des Problembaums scheint auf den ersten Blick schlicht zu sein, ist jedoch in der Durchführung nicht unbedingt einfach, da sie beharrliches und zeitaufwendiges Nachhaken und Nachbohren erfordert. Sie lässt sich deshalb häufig nicht "einfach mal kurz und ungeplant" durchführen.
  • Versuchen Sie nicht, jede mögliche Ursache und Auswirkung abzubilden, sondern gruppieren Sie ausschließlich die relevanten. Um den Überblick nicht zu verlieren, bilden Sie im ersten Schnitt möglichst wenige und nur die am klarsten identifizierbaren Äste bzw. Wurzeln ab – maximal fünf, wenn möglich nur drei.
  • Auch wenn Ihr Problembaum gut strukturiert ist und viel Wissen repräsentiert, ist er nicht unbedingt selbsterklärend. Helfen Sie Ihrem Gegenüber, den Problembaum zu verstehen. Erklären Sie die resultierenden Schwerpunkte, die nicht offensichtlich sind.
  • Beachten Sie, dass die Qualität des Problembaums wesentlich davon abhängt, dass Sie die richtigen Personen in die Erstellung mit einbeziehen. Laden Sie also die Personen zu Ihrem Workshop ein, die mit dem Thema vertraut sind und konkret damit zu tun haben. Notfalls können Sie auch verschiedene, getrennte Workshops durchführen.

Weitere hilfreiche PM-Methoden finden Sie in dem Buch "Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting – Kompendium der wichtigsten…

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