Ressourcenmanagement im Mittelstand

Teil 2: Auswertung der Ressourcenplanung
Der erste Teil dieser Artikelserie beschrieb, wie man mit Hilfe von Microsoft Excel eine übersichtliche und funktionale Ressourcenplanung erstellt. In diesem zweiten und abschließenden Beitrag zeigt Gerhard Großberger, wie Sie die bereits vorhandene Microsoft Excel-Lösung erweitern können, so dass Sie auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter sowie der Fachbereiche oder Abteilungen über mehrere Projekte hinweg übersichtlich auswerten können. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen gemeinsam mit dem Artikel zum Download zur Verfügung.

Der erste Beitrag dieser Artikelserie in Ausgabe 18/04 hat gezeigt, wie sich mit Hilfe von Excel eine übersichtliche und funktionale Ressourcenplanung erstellen lässt. Dieser zweite und abschließende Beitrag beschreibt, wie auch die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter sowie der Fachbereichen oder Abteilungen über mehrere Projekte hinweg übersichtlich ausgewertet werden kann.

Was wir schon haben und was noch fehlt

Mit der Datei "Projektplanung.xls", die im ersten Teil des Beitrags ausführlich beschrieben wurde, liegt uns eine Darstellung der Ressourcen auf Basis der einzelnen Projekte vor. Alle Mitarbeiter sind bereits im Tabellenblatt "Einstellungen" bei der Projektplanung erfasst worden. Was noch fehlt, ist eine mitarbeiterspezifische Auswertung, also für jedes Teammitglied eine Übersicht über die geplanten Arbeitspakete in den verschiedenen Projekten.

Auf der anderen Seite ist es für Sie als Projektmanager entscheidend, ausreichende Informationen über die projektübergreifende Auslastung von den Fachbereichen oder Abteilungen zu erhalten. Wenn man Ihnen die Frage stellt, welche Ihrer Ressourcen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt für ein Softwareprojekt zur Verfügung stellen können, sollte Ihnen der Blick in eine aussagekräftige Projektauswertung die Antwort liefern können.

Ihre erste Projektauswertung

Speichern Sie die Datei "Projektauswertung.xls", die Sie zusammen mit diesem Artikel herunterladen können, in dem selben Verzeichnis, in dem Sie auch schon die Datei "Projektplanung.xls" abgelegt haben. Da die Übernahme der Daten zwischen den Dateien mit Referenzen geschieht, dürfen die Dateinamen nicht verändert werden. Die nachfolgende Darstellung geht davon aus, dass Sie die Projektplanung mit eigenen Daten gefüllt haben oder die Beispielplanung aus dem letzten Artikel verwenden.

Öffnen Sie nun die Datei "Projektauswertung.xls". Excel zeigt ein Dialogfenster, in dem Sie angeben können, wie mit Verknüpfungen zu anderen Dateien verfahren werden soll. Wenn Sie in Ihrer Projektplanung Änderungen durchgeführt haben, sollten Sie hier immer Aktualisieren wählen.

Die Übersicht

Sie haben jetzt eine Übersicht Ihrer Projektauswertung vor sich. Mit dem Layout, das sich an dem eines Wandkalenders orientiert, sollten Sie bereits vertraut sein und

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