Nach der Kaffeepause, zwischen zwei Vorträgen auf dem Projektmanagement-Kongress pmwelt, steht Referent Adrian Mustermayer bereit. Der Raum "Tokyo" füllt sich langsam mit Zuhörer:innen für seinen Vortrag. Er möchte schon einmal seine Präsentation starten, doch es gibt ein unerwartetes technisches Problem: Laptop und Beamer verbinden sich nicht mehr automatisch miteinander, und es dauert zehn Minuten, bis alles wieder eingerichtet ist und der Vortrag beginnen kann.

FORDEC hilft beim Analysieren und Aufzeigen von Optionen

Während der Vortrag läuft, informiert eine Mitarbeiterin die Veranstaltungsmanagerin über das Problem. Jetzt muss Ella Bangol, Head of Event- & Projectmanagement der pmwelt, schnell die Situation analysieren und eine Entscheidung treffen. Sie erinnert sich an ein Verfahren aus der Luftfahrt: FORDEC (Facts, Options, Risks & Benefits, Decision, Execution, Check). Sie holt zur Beratung das Teammitglied dazu, das den Vortragstrack betreut, den Ansprechpartner des Technikteams, das die Veranstaltungslaptops bereitstellt, und den Vertriebsleiter – denn in der Pause vor dem Vortrag von Adrian Mustermayer fand im Raum "Tokyo" der Impuls eines Kooperationspartners statt. Hauptprogramm und Partnervorträge wechseln sich hier ab.

Als Erstes werden die Fakten gesammelt: Was ist das Problem? Wie ist die Situation?
Das Problem ist, dass die Kooperationspartner für ihre Vorträge während der Pausen nicht die Veranstaltungslaptops nutzen, sondern ihre eigenen Geräte. Für das Hauptprogramm muss danach erst wieder der Veranstaltungslaptop mit dem Beamer verbunden und angepasst werden. Das kostet Zeit.