So bereiten Sie sich auf Auswahlgespräche mit Subunternehmern richtig vor

Die Leistung von Subunternehmern ist teuer, die richtige Auswahl des Anbieters deshalb besonders wichtig. Um eine gute Wahl treffen zu können, sollten Sie sich auf die Gespräche und die folgenden Verhandlungen gut vorbereiten. Regina Wolf erklärt in ihrem Tipp, welche Punkte dabei zu beachten sind.

Die Leistung von Subunternehmern ist teuer, die richtige Auswahl des Anbieters deshalb besonders wichtig. Wenn Sie als Projektleiter z.B. ein geeignetes Beratungsunternehmen finden müssen, sollten Sie sich für die Auswahlgespräche und die folgenden Verhandlungen gut vorbereiten. Nur so können Sie eine gute Wahl treffen. In diesem Tipp erfahren Sie, welche Punkte es bei der Vorbereitung und im Gespräch zu beachten gibt.

Checkliste für die Verhandlungen

Die Programmierung der Lagerverwaltungssoftware ist ohne externe Unterstützung nicht möglich. Sie müssen Ihr Projektteam um zwei oder drei externe Berater erweitern. Wenn Sie sich auf die Verhandlungen mit dem entsprechenden Beratungsunternehmen vorbereiten, sollten Sie dabei auf folgendes achten:

  • Holen Sie mehrere Angebote ein, so haben Sie eine Vergleichsbasis und können die besten Angebote auswählen.
  • Lassen Sie sich Referenzen der Anbieter vorlegen. Setzen Sie sich mit diesen Referenzkunden telefonisch in Verbindung und informieren Sie sich darüber, welche Erfahrungen sie mit dem jeweiligen Anbieter gemacht haben und wie zufrieden sie waren. Kann ein Anbieter keine Referenzkunden benennen, sollten Sie misstrauisch werden.
  • Holen Sie sich von Ihrem Projektsponsor am besten schriftlich (z.B. per Email) die Autorisierung für die Verhandlungen ein. Klären Sie also vorab Fragen wie: Welches Budget steht zur Verfügung? Welcher Tagessatz kann höchstens angesetzt werden? Welche Vertragsbasis soll zugrunde gelegt werden - Dienst- oder Werkvertrag? Was sind die Zahlungs- und Abrechnungsmodalitäten?
    Sie müssen Ihren Verhandlungsspielraum kennen, damit sich Ihr Verhandlungspartner auf Ihre Aussagen verlassen kann.
  • Wenn der Subunternehmer zwei Personen zur Verhandlung schickt, sollten Sie versuchen, ebenfalls zu zweit in das Gespräch zu gehen. Das stärkt Ihre Verhandlungsposition - selbst wenn Ihr Partner kaum in das Gespräch eingreift.
  • Definieren Sie den Umfang der benötigten Leistung möglichst präzise. Achten Sie dabei auf Details, die leicht zu Missverständnissen und Fehlern führen können: 125 Euro Stundensatz entsprechen nicht unbedingt 1000 Euro Tagessatz! Klären Sie deshalb die Bedingungen für die Abrechnung: Erfolgt die Abrechnung pro Stunde oder pro Tag (z.B. bei maximal zehn Stunden täglicher Arbeitszeit)? Werden die Berater unabhängig von ihrem Level - Junior, Consultant und Senior - mit dem gleichem Satz berechnet oder nicht? Welches Berater-Level wird der Subunternehmer einsetzen bzw. benötigen Sie für Ihr Projekt?
  • Versuchen Sie herauszufinden, welches das niedrigste Angebot ist, zu dem der Subunternehmen den Auftrag noch annehmen würde. Wo liegt seine "Schmerzgrenze"? Um das herauszufinden, können Sie z.B. bluffen: "Uns liegt ein Angebot vor, dass 30% günstiger ist als Ihres". Ihr Gesprächspartner wird Ihnen sehr schnell signalisieren, ob er hier mithalten kann oder nicht.
  • Klären Sie vorab die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Wann erfolgt die Abrechnung (z.B. monatlich, wöchentlich)? Wie werden die geleisteten Stunden nachgewiesen (z.B. Monatsabrechnung, Wo wird geleistet: bei Ihnen oder beim Dienstleister? Wer stellt die Infrastruktur (PC, Telefon, Arbeitsplatz, Büromaterial, Kommunikationsmittel)?
    Einige dieser Punkte sind mit Investitionen verbunden und haben somit Einfluss auf die Honorarverhandlungen. Wenn Sie als Auftraggeber also z.B. die Infrastruktur- und Kommunikationskosten tragen, muss das Honorar für den Subunternehmer entsprechend niedriger ausfallen.
  • Klären Sie, welche Seite die Reisekosten trägt. Versuchen Sie ein Honorar inklusive aller Reisekosten auszuhandeln, denn Reisekosten können schnell zu einer unkalkulierbaren Größe werden.
  • Lassen Sie sich Profile der angebotenen Berater vorlegen. Informieren Sie sich, über welche Expertise, Qualifikationen und Zertifizierungen diese Berater verfügen.
  • Lassen Sie einen kompetenten Mitarbeiter (z.B. Chef-Entwickler) Telefoninterviews mit den angebotenen Beratern führen, um die Eignung bzw. Qualifikation zu überprüfen.
  • Prüfen Sie durch direkte Nachfrage, ob das Beratungsunternehmen über ausreichend Kapazität der angefragten Programmier-Skill verfügt. So ist gewährleistet, dass im Krankheits- oder Kündigungsfall kurzfristig für Ersatz gesorgt werden kann.
  • Machen Sie keine Zusagen während der Verhandlung, wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass Sie diese auch einhalten werden. Im Zweifelsfall sollten Sie lieber eine zweite Verhandlungsrunde vereinbaren.

Fazit

Bei Verhandlungen geht es darum, das Gegenüber einzuschätzen und herauszufinden, ob eine erfolgreiche Zusammenarbeit möglich ist. Je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, Ihr Gegenüber zu beurteilen und schließlich den richtigen Subunternehmer zum angemessenen Preis auszuwählen.

 
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