So schaufeln Sie sich Zeit frei für Ihr Projekt

Die Zeit für ein Projekt ist immer knapp. Trotzdem sollte die Lösung nicht darin bestehen, sich für das Projekt aufzuopfern, permanent Überstunden zu leisten und sein Privatleben zu vernachlässigen. Es geht auch anders. Wilfried Reiter erklärt, wie man als Einzelkämpfer die Zeitfenster für die Projektarbeit ermittelt, erweitert und schützt.

Die Zeit für ein Projekt - und sei es noch so klein - ist immer knapp. Niemand kann täglich mehrere Stunden dafür aufbringen; realistisch geschätzt bleiben oft nur dreißig oder fünfzehn Minuten am Tag übrig, wenn man ein Projekt alleine durchführen soll. Da diese Zeit nicht ausreicht, entsteht schnell Frust. Doch es bringt nichts, unter dieser Situation zu leiden ("Opferhaltung" nennen das die Arbeitspsychologen), permanent Überstunden zu leisten und sein Privatleben sowie seine Gesundheit zu vernachlässigen. Auch wenn Sie es gut meinen: Sie müssen sich nicht opfern, es geht auch anders.

Gewinnen Sie die Zeithoheit, bevor Sie beginnen

Haben Sie schon einmal einen Hürdenläufer gesehen, der die erste Hürde an einen Abgrund stellt? In vielen Projekten scheint es so zu laufen: Da wird fröhlich mit Zeitbudgets geplant, die es nicht gibt und tatsächlich auch nie geben wird. Über die erste Hürde in den Abgrund eben.

Setzen Sie deshalb die Prioritäten richtig. Wichtig für Sie ist, dass Sie dem Projekt nicht die Zeiträume einräumen, die es scheinbar verlangt, sondern nur die Zeit, die Sie tatsächlich haben! Das Projekt muss sich nach den realen Gegebenheiten richten. Bevor Sie ein Projekt beginnen, sollten Sie sich deshalb im Klaren darüber sein, wie viel Zeit Ihnen wirklich zur Verfügung steht.

Das klingt trivial, wird aber so gut wie nie umgesetzt. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Schätzung: Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für das Projekt erübrigen können. Als Mitarbeiter weiß man in der Regel genau, wie viel Arbeit gerade ansteht und kann sein restliches Zeitbudget in der Regel verlässlich angeben.
  • Zeitbilanz: Alternativ können Sie Ihre persönliche Zeitbilanz erstellen. Erfassen Sie alle anfallenden Aufgaben auf einer Liste und vermerken Sie den jeweils anfallenden Zeitbedarf - entweder pro Tag, Woche oder Monat. Summieren Sie auf und vergleichen Sie die Summe mit der (pro Tag, Woche oder Monat) zur Verfügung stehenden Zeit. Die Differenz ist die Zeit, die Sie dem Projekt widmen können.

Egal auf welche Weise Sie das noch nutzbare Zeitbudget bestimmen, ich kann Ihnen jetzt schon sagen: Es wird zu knapp sein. Wenn Sie das Projekt trotzdem vorantreiben wollen, sollten Sie als nächstes herausfinden, woher Sie zusätzliche Zeit bekommen, die Sie für das Projekt verwenden können.

Schaffen Sie "Zeitfenster"

Gesünder, als über die Hürde in den Abgrund zu springen bzw. in eine unüberschaubare Anzahl von zusätzlichen Überstunden zu laufen, ist es, Zeitfenster zu schaffen, noch bevor das Projekt beginnt. Das kann anhand folgender Fragen geschehen:

  • Welche Aufgaben kann man streichen?
    Prüfen Sie, ob es Arbeiten auf Ihrer To-Do-Liste gibt, die unnötig sind, z.B. Arbeiten
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