Umstandskrämer – ausufernde Gespräche in den Griff bekommen

Mit Umstandskrämern zu arbeiten ist schwierig. Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste und ziehen Besprechungen unendlich in die Länge. Das ist überaus hinderlich, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss oder das Projekt vorankommen soll. Lassen Sie sich von der konfusen Gesprächsweise eines Umstandskrämers jedoch nicht beeindrucken, sondern übernehmen Sie die Gesprächsführung und sorgen Sie für Struktur. Gitte Härter zeigt Ihnen, wie das geht.

Mit Umstandskrämern zu arbeiten ist schwierig. Umstandskrämer sind beispielsweise Kunden, die Ihnen völlig ungeordnete Unterlagen übergeben, so dass Sie erst mal stundenlang mit Sortieren beschäftigt sind; diejenigen, die vom Hundertsten ins Tausendste kommen und Telefongespräche oder Besprechungen unfassbar lange machen; vor allen Dingen aber sind es die, die immer nur darüber reden, was man machen könnte und sollte, ohne jedoch wirklich konkret zu werden.

Viele Umstandskrämer schaffen es einfach nicht, auf den Punkt zu kommen. Sie sind unstrukturiert und denken oft wie ein Flipper: TSCHING - ein Gedanke - TSCHINGTSCHING - neuer Gedanke - TSCHING - da fällt mir ein ... So geht das in manchen Köpfen vor sich. In einem anderen Zusammenhang kann das eine wertvolle Fähigkeit sein: neue Ideen haben, sich an vieles erinnern können, Zusammenhänge erkennen. Doch wenn eine Entscheidung getroffen werden will oder ein Projekt vorankommen soll, dann ist so ein Flippern tödlich. Umstandskrämer kennen das oft nur zu gut selbst. Es äußert sich im Verzetteln, dem ständigen Gefühl, nicht wirklich produktiv zu sein - obwohl die Zeit einem durch die Finger rinnt - und im Nichtfertigwerden.

Lassen Sie sich von der konfusen Gesprächsweise eines Umstandskrämers jedoch nicht beeindrucken! Resignieren Sie nicht, sondern nehmen Sie die Zügel in die Hand - denn hier geht es um Ihr Projekt und Ihre Zeit. Im Folgenden erfahren Sie, auf was es bei der Gesprächsführung ankommt.

Struktur einbringen, wo keine ist

Als Projektleiter tun Sie nicht nur sich selbst, sondern oft auch Ihrem chaotischen Gegenüber einen großen Gefallen, wenn Sie die Struktur hineinbringen. Und zwar so:

  • Lenken Sie das Gespräch: Vielleicht fällt es Ihnen zunächst schwer, die Gesprächsführung zu übernehmen, wenn ihr Gesprächspartner unstrukturiert ist. Beispielsweise weil Sie im Umgang mit Auftraggebern lieber zurückhaltend sind. Doch keine Angst: Es geht nicht um Dominanz oder Aufdringlichkeit. Es geht vielmehr darum, dass das Gespräch nur dann zu einem Ergebnis führt, wenn Sie es lenken und eine Struktur einbringen. Der Umstandskrämer selbst erlebt sich gar nicht immer als umständlich. Wenn ein Gespräch ausufert, weil er total wirr ist, dann denkt er hinterher nicht: "Ach herrje, da war ich wieder umständlich", sondern: "Das scheint ja kompliziert zu werden mit diesem Projektleiter. Ob der das hinbekommt …?!" Umso wichtiger ist es, dass Sie das Gespräch steuern.
  • Stellen Sie keine zu offenen Fragen: Wenn Sie eine zu weite Frage stellen, ist Ihr Gegenüber überfordert oder aber die damit verbundene Entscheidung erscheint ihm viel zu komplex. Bei Leuten, die gerne reden, geben Sie durch offene Fragen außerdem viel zu viel Freiheit; der Umstandskrämer kann dann ausholen und bei Adam und Eva anfangen. Führen Sie das Gespräch, indem Sie gezielte Fragen stellen, die Ihnen eine Information, die Sie brauchen. Hierfür eignen sich geschlossene Fragen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können. So bringen Sie Ihren Gesprächspartner dazu, kleine Entscheidungen zu treffen und die Anzahl der Wahlmöglichkeiten einzugrenzen. Durch jede Entscheidung bekommt Ihr Gegenüber mehr Klarheit und der Projektauftrag gewinnt an Kontur.
  • Bieten Sie vorgefilterte Alternativen: Wenn Sie wissen, was Ihr Auftraggeber sich wünscht, stellen Sie ihm die verschiedenen Lösungswege vor. Um ihm die Entscheidung auch hier zu erleichtern, präsentieren Sie die möglichen Alternativen möglichst kurz und übersichtlich: "Wir können A machen - mit Vorteil X und Nachteil Y. Oder B - mit Vorteil X und Nachteil Y."

Wenn Sie in Ihrer eigenen Fachwelt total aufgehen, dann neigen Sie vielleicht selbst dazu, etwas zu ausschweifend, unklar oder verwirrend zu formulieren. Um das zu überprüfen, können Sie sich Hilfe von Freunden oder Kollegen holen und sie bitten, Sie darauf aufmerksam zu machen, wenn Sie mal wieder ausschweifen und Ihren Gesprächspartner abhängen.

 
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