Visio – das Diagrammtool für Projektmanager

Informationen lassen sich durch Diagramme oft einprägsamer vermitteln als durch Text und Zahlen. Das Visualisierungstool-Tool Microsoft Visio bietet genau dafür eine Fülle von Vorlagen zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsprozessen. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht mit der neuen "Data Visualizer"-Funktion, Diagramme per Datenverbindung automatisiert zu erzeugen. Senaj Lelic hat sich die aktuelle Version von Visio für Sie angesehen.

Visio – das Diagrammtool für Projektmanager

Informationen lassen sich durch Diagramme oft einprägsamer vermitteln als durch Text und Zahlen. Das Visualisierungstool-Tool Microsoft Visio bietet genau dafür eine Fülle von Vorlagen zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsprozessen. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht mit der neuen "Data Visualizer"-Funktion, Diagramme per Datenverbindung automatisiert zu erzeugen. Senaj Lelic hat sich die aktuelle Version von Visio für Sie angesehen.

Ein wichtiger Teil der Projektarbeit ist die Kommunikation, bei der es darum geht, Informationen in einfach verständlicher Form zur Verfügung zu stellen – und das so schnell und effizient wie möglich. Mit dem Gantt-Diagramm zur Darstellung der Projektplanung sind sicher die meisten Projektmanager vertraut. Für eine umfassende und effiziente Kommunikation bedarf es im Alltag jedoch noch weiterer Darstellungsformen.

Hier setzt Microsoft Visio an, das sich zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsdiagrammen eignet. Das Tool, das seit 1991 auf dem Markt und in seinem Bereich Marktführer ist, bedient im Gegensatz zu Microsoft Project jede schematische, zweidimensionale Abbildung. Es gibt also nicht den typischen Anwendungsbereich oder die typische Abteilung, in der Visio primär zum Einsatz kommt, sondern Visio unterstützt die gesamte Organisation.

Um den unterschiedlichen Anforderungen einer Organisation zu entsprechen, liefert Visio eine Fülle verschiedener Vorlagen mit. Diese bestehen aus sogenannte Shapes – das sind vorbereitete Komponenten, bzw. Formen, die als Grundelemente für die Diagrammerstellung dienen und spezifisch für die einzelnen Anwendungsgebiete konzipiert sind.

Visio als das Diagrammtool

Als klassisches Diagrammtool präsentiert Visio zunächst eine Übersicht aller verfügbaren Vorlagen, auf Wunsch gefiltert nach Anwendungsgebieten (Bild 1). Als Hilfestellung bietet Visio im Startbildschirm auch die "Empfohlenen Suchbegriffe" an, die auch Vorlagen aus dem Web berücksichtigen. Je nach Vorlage öffnet Visio entweder sofort ein neues Diagramm oder zeigt zunächst Zusatzoptionen.

Übersicht der mitgelieferten Vorlagen

Bild 1: Die Visio Starterkonfiguration mit der Übersicht der mitgelieferten Vorlagen
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Mit "Starter-Diagrammen" schneller zum Ziel

Für Anwender, die schnell zum Ziel kommen wollen, sind die sogenannten "Starterdiagramme" eine praktische Unterstützung (Bild 2). Der Anwender öffnet dabei ein bereits befülltes Diagramm einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie er dieses vervollständigen kann. Er muss lediglich noch seine Daten eintragen, über das Layout braucht er sich jedoch keine Gedanken zu machen. Microsoft erweitert die Vorlagen nach und nach um diese Zusatzoption, derzeit steht sie vor allem bei Flussdiagrammen ("Swimlane-Diagram") zur Verfügung.

Starterdiagramme

Bild 2: "Starterdiagramme" erleichtern dem Anwender den Einstieg: Er erhält ein komplett vorbefülltes Diagramm einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie er dieses vervollständigt.
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Daten und Diagramme

Sollen im Visio-Diagramm zusätzlich Daten und Metadaten enthalten sein, lassen sich diese mit Hilfe der Shape-Daten direkt in der Datei speichern. Auch umfangreiche Daten lassen sich so eingeben und speichern und müssen nicht – wie bei Zeichenprogrammen – als Werte oder Text in das Diagramm "hineingemalt" werden.

Visualisierungen in Projekten

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Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Arbeit nach agilen Prinzipien ist die gute Zusammenarbeit in Teams. Auch selbstorganisierte Teams brauchen Führung, die sich jedoch wesentlich von klassischer Führung unterscheidet.

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Eine stimmige Projektvision, die nicht nur den Verstand, sondern auch das Herz anspricht, ist nicht leicht zu finden. Eine effektive Möglichkeit ist, sie mit einem Lego® Serious Play®-Workshop (LSP-Workshop) zu bestimmen.

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