Der Begriff "Meilenstein" ist eine starke Metapher; sie ist für die allermeisten Menschen verständlich. Darüber hinaus besitzen Meilensteine eine gewisse Faszination. Bereits als Kinder halten wir auf Wanderungen Ausschau nach markanten Wegsteinen (Bild 1). Das Erreichen eines solchen Wegpunkts ist Anlass zum Feiern. Es zeigt uns, was wir schon erreicht haben – und es gibt uns Kraft und Zuversicht für den weiteren Weg.

Genauso verhält es sich mit den Meilensteinen in Projekten. Ein Projekt ist eine Reise durch unbekannte Gefilde. Die Menschen, die diese Reise ins Unbekannte unternehmen – das Projektteam ebenso wie die Projektkunden – sehnen sich nach Richtung und Orientierung. Meilensteine erfüllen diese Funktion. Sie markieren die Strecke und geben Struktur. Meilensteine erlauben es, sich Schritt für Schritt einem (noch weit entfernten) Endergebnis zu nähern. Durch (erreichbare) Zwischenergebnisse wird die Gesamtaufgabe überschaubar und erscheint weniger überwältigend.

Bild 1: Ein Wegstein gibt auf einer langen Wanderung Orientierung (© Karen Schmidt).

Meilensteine können daher – vor allem bei lang andauernden Vorhaben – als eine wertvolle psychologische Hilfe für die Menschen im Projekt eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere für neuartige Projekte, bei denen für maßgebliche Personen ihre Projektrolle und/oder der Arbeitsgegenstand unbekannt sind. Immer dann, wenn Menschen zusammenkommen, die sonst so nicht zusammen arbeiten, können Meilensteine helfen, Unsicherheiten und Missverständnisse zu mindern. Dies gelingt allerdings nur dann, wenn Meilensteine in geeigneter Weise vereinbart und verstanden werden.

Genau hierum geht es in diesem Artikel: Wir zeigen Ihnen ein Vorgehen, wie man "gute Etappenziele" definiert und wie "langsames Denken in Projekten" (Habermann und Schmidt, 2017a) dazu beitragen kann, dass dies gelingt.

Ein Plädoyer für Meilensteine als Führungsinstrument

Projekte benötigen Management und Führung (s. z.B. Project Management Institute, 2013, S. 18ff). Wenn Sie ein Projekt "managen", dann planen und organisieren Sie Arbeitspakete, messen Kosten und Zeiten und steuern die Erstellung des Projektergebnisses. Wenn Sie indessen ein Projekt "führen", dann entwickeln Sie ein Team, schaffen Vertrauen bei den Projektkunden, erfühlen interessensbedingte und kulturelle Konflikte, motivieren und überzeugen. Die Logik ist denkbar einfach: Sie managen Sachen; sie führen Menschen (Hopper, 1987). Als guter Projektmanager tun Sie beides.

Meilensteine sind besondere Ereignisse in einem Proje