Der Begriff "Meilenstein" ist eine starke Metapher; sie ist für die allermeisten Menschen verständlich. Darüber hinaus besitzen Meilensteine eine gewisse Faszination. Bereits als Kinder halten wir auf Wanderungen Ausschau nach markanten Wegsteinen (Bild 1). Das Erreichen eines solchen Wegpunkts ist Anlass zum Feiern. Es zeigt uns, was wir schon erreicht haben – und es gibt uns Kraft und Zuversicht für den weiteren Weg.

Genauso verhält es sich mit den Meilensteinen in Projekten. Ein Projekt ist eine Reise durch unbekannte Gefilde. Die Menschen, die diese Reise ins Unbekannte unternehmen – das ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter ebenso wie die Projektkunden – sehnen sich nach Richtung und Orientierung. Meilensteine erfüllen diese Funktion. Sie markieren die Strecke und geben Struktur. Meilensteine erlauben es, sich Schritt für Schritt einem (noch weit entfernten) Endergebnis zu nähern. Durch (erreichbare) Zwischenergebnisse wird die Gesamtaufgabe überschaubar und erscheint weniger überwältigend.

Bild 1: Ein Wegstein gibt auf einer langen Wanderung Orientierung (© Karen Schmidt).

Meilensteine können daher – vor allem bei lang andauernden Vorhaben – als eine wertvolle psychologische Hilfe für die Menschen im Projekt eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere für neuartige Projekte, bei denen für maßgebliche Personen ihre Projektrolle und/oder der Arbeitsgegenstand unbekannt sind. Immer dann, wenn Menschen zusammenkommen, die sonst so nicht zusammen arbeiten, können Meilensteine helfen, Unsicherheiten und Missverständnisse zu mindern. Dies gelingt allerdings nur dann, wenn Meilensteine in geeigneter Weise vereinbart und verstanden werden.

Genau hierum geht es in diesem Artikel: Wir zeigen Ihnen ein Vorgehen, wie man "gute Etappenziele" definiert und wie "langsames Denken in Projekten" (Habermann und Schmidt, 2017a) dazu beitragen kann, dass dies gelingt.

Ein Plädoyer für Meilensteine als Führungsinstrument

Projekte benötigen Management und Führung (s. z.B. Project Management InstituteProject Management InstituteDas Project Management Institute (PMI) ist eine US-amerikanische Not-for-Profit-Organisation mit der Zielsetzung, das Wissen über Projektmanagement weiterzuentwickeln und weltweit allen Projektverantwortlichen zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck gibt es den Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) heraus, zertifiziert Personen und Organisationen und betreibt ein weltweites Netzwerk aus Mitgliedern. Sitz des PMI ist Newtown Square, Pennsylvania, USA., 2013, S. 18ff). Wenn Sie ein Projekt "managen", dann planen und organisieren Sie Arbeitspakete, messen Kosten und Zeiten und steuern die Erstellung des Projektergebnisses. Wenn Sie indessen ein Projekt "führen", dann entwickeln Sie ein Team, schaffen Vertrauen bei den Projektkunden, erfühlen interessensbedingte und kulturelle Konflikte, motivieren und überzeugen. Die Logik ist denkbar einfach: Sie managen Sachen; sie führen Menschen (Hopper, 1987). Als guter ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. tun Sie beides.

Meilensteine sind besondere Ereignisse in einem Projekt. Sie markieren die geplanten Zeitpunkte wichtiger Entscheidungen und/oder (Zwischen-)Ergebnisse. Meilensteine sind Etappenziele, die im Laufe eines Projekts erreicht werden sollen. Als solche dienen sie beidem, sowohl der Organisation und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. der Sache (Management) als auch der Orientierung und Unterstützung der Menschen (Führung). Zumindest sollten sie beides tun.