Was ist ein Meilenstein?

Ein Meilenstein ist ein Ereignis mit großer Bedeutung innerhalb eines Projekts. Dabei handelt es sich meistens um den Anfang oder das Ende einer Projektphase oder einer Etappe innerhalb eines Vorhabens. Dabei steht nicht nur der Termin beziehungsweise die Deadline im Vordergrund, sondern die Erreichung eines Ziels. So wäre bei einer Wanderung über die Alpen nicht der nächste Samstag, also das Datum des Meilensteins, sondern die Überquerung der Grenze zwischen Österreich und Italien, welche für Samstag geplant ist. 

Ist ein Meilenstein zeitlich durch ein Datum definiert, dann wird er Terminmeilenstein genannt. Diese Art von Meilensteinen stellt sicher, dass Etappen einen zeitlichen Rahmen einhalten und beispielsweise Abgabe- oder Liefertermine eingehalten werden. In erster Linie definiert ein Meilenstein jedoch ein bestimmtes Ziel und steht selten nur für ein Datum.

Nicht jeder Meilenstein ist zeitlich fixiert. Diese Fixierung lässt sich bei Bedarf einstellen. Nicht immer müssen einzelne Projektabschnitte eine Dauer besitzen, der Meilenstein kann auch lediglich wichtige Ereignisse markieren. 

Wofür verwende ich Meilensteine?

Bei der Umsetzung von Projekten erleichtern die Meilensteine die Planung, Durchführung und Kontrolle des Projekts. In der Regel wird der Projektverlauf durch einen Meilenstein in prüfbare Abschnitte gegliedert. Ein Meilenstein kann auch innerhalb einer Phase z.B. als Zwischenziel dienen. Die Anzahl der Meilensteine variiert von Projekt zu Projekt.

Meilensteine werden unter anderem für die Fertigstellung von Zwischenergebnissen oder Liefergegenständen verwendet, für bevorstehende Prüfungen, Abnahmen oder Termine sowie für Entscheidungen, die den weiteren Fortgang des Projekts betreffen. Meilensteine finden sich unter anderem in Netzplänen oder Gantt-Diagrammen wieder. Die Nutzung von öffentlich publizierten Meilensteinen ist in abhängigen, parallel stattfindenden Projekten weit verbreitet. Manche Unternehmen nutzen auch eine Liste mit Meilensteinen, in der alle wichtigen Ereignisse eines Projekts mit detaillierten Informationen aufgelistet sind.

Welche Vorteile hat die Planung mit Meilensteinen?

Meilensteine dienen zur inhaltlichen sowie zeitlichen Strukturierung und erleichtern allen Beteiligten die Orientierung. Gleichzeitig kann der Projektfortschritt dadurch gut analysiert und nachverfolgt werden: Die Einhaltung der Meilensteine lässt sich leicht überprüfen, was die Verfolgung eines Plans sowie dessen Anpassung vereinfacht.

Risikofaktoren für Projekte werden beispielsweise durch eine Meilensteintrendanalyse ermittelt. Einzelne Projektphasen können geordnet ineinander übergehen, wenn diese durch Meilensteine gestartet und beendet werden. Gleichzeitig wird dadurch die Kommunikation zwischen den Stakeholdern gefördert. Darüber hinaus haben Meilensteine im besten Fall eine qualitätssichernde und motivierende Funktion. 

Welche Nachteile hat die Planung mit Meilensteinen?

In der Praxis gehen die Meinungen auseinander, ob wichtige Ereignisse in Form von Meilensteinen als Steuerungsinstrument eingesetzt werden sollten. So stellt sich beispielsweise die Frage, ob es sinnvoll ist, einen Meilenstein früher zu setzen, um zu versuchen, das Projekt zu beschleunigen. Stattdessen sollten eher Zwischenziele gesetzt werden, um Abweichungen früher zu erkennen. Jedes Unternehmen muss hierbei für sich selbst einen zielführenden und sinnvollen Einsatz definieren.

Meilensteine sollten zudem nicht inflationär verwendet werden, sondern ihrem Namen entsprechend eine Errungenschaft darstellen, die das Projekt seinem Ziel spürbar näherbringt. Das Erreichen eines Meilensteins ist eine gute Gelegenheit, die Leistung des Teams zu würdigen und evtl. gemeinsam zu feiern. 

Wenn zu viele Meilensteine gesetzt werden, besteht die Gefahr, dass sie als wenig wichtig wahrgenommen werden und untergehen. Somit verlieren sie ihre Bedeutung und ihre Hauptaufgabe wird nicht mehr erfüllt.

Wie funktioniert die Meilensteintrendanalyse?

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Sie ist relativ leicht anwendbar: Zunächst werden die Meilensteintermine ermittelt. Sie können in der Regel direkt aus der Projektplanung übernommen werden. In einem Diagramm werden sie auf der Y-Achse eingetragen.

Anschließend werden Berichtszeitpunkte für Bestandsaufnahmen des Projektfortschritts definiert. Dies kann beispielsweise 1-2 mal monatlich geschehen. In der Grafik werden die Berichtszeitpunkte auf der X-Achse eingetragen. Zu jedem Berichtszeitpunkt wird für jeden einzelnen Meilensteine abgefragt, zu welchem Termin er nach aktuellem Stand erreicht werden wird. 

Auf diese Weise entsteht nach mehreren Berichtszeitpunkten ein aussagekräftiges Diagramm. Horizontale Linien bedeuten dabei, dass die Termine wie geplant eingehalten werden. Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung und fallenden Linien eine vorzeitige Fertigstellung. Dadurch können frühzeitig Trends erkannt und Gegenmaßnahmen zur Einhaltung der Termine eingeleitet werden.

Wie werden Meilensteine dargestellt?

Meilensteine lassen sich in verschiedenen Formen darstellen, was sich je nach Art des Projektmanagements unterschiedlich umsetzen lässt.

NetzplanNetzplanEin Netzplan modelliert einen Ablauf mit Hilfe von Knoten, die Vorgänge oder Ereignisse darstellen, und Pfeilen, die Anordnungsbeziehungen darstellen. Die DIN 69900:2009.1: "Projektmanagement – Netzplantechnik: Beschreibungen und Begriffe" bezeichnet auch eine tabellarische Darstellung eines Ablaufs als Netzplan. Somit sind auch Balkenplan oder eine Vorgangstabelle Netzpläne. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden aber meist nur nicht-zeitskalierte Ablaufpläne (Vorgangsknoten- oder Ereignisknotennetzpläne) als " Netzplan " bezeichnet.

Innerhalb eines Netzplans wird im Projektmanagement die Dauer von Vorgängen im Projekt, die zeitliche Anordnung sowie die logische Abhängigkeit zwischen den Vorgängen grafisch oder tabellarisch dargestellt. Das besondere Merkmal eines Netzplans ist, dass dieser ebenso den zeitlichen Ablauf mithilfe von Anordnungsbeziehungen darstellt und nicht nur den logischen Ablauf des Projekts. Die zeitliche Abfolge im Projekt wird genau wie die Gesamtdauer ermittelt und Abhängigkeiten lassen sich erkennen. 

Gleichzeitig werden Risiken herausgearbeitet: Wo liegt der kritische Faktor und wo könnten Schwierigkeiten im Projektablauf auftreten? Aber auch Chancen lassen sich erkennen, eventuell gibt es an manchen Stellen Pufferzeiten, ohne die der Projektablauf beschleunigt werden könnte (siehe auch Netzplantechnik). 

Meilenstein-Netzplan

Zusätzlich gibt es den Meilensteinnetzplan. Er stellt lediglich die Meilensteine und ihre Anordnungsbeziehungen dar. Der Plan dient als grobe Übersicht über das Projekt, insbesondere für Auftraggeber und die Führungsebene. Die Erstellung eines Meilensteinnetzplans ist meist der erste Planungsschritt, da dieser die Ergebnisse und Termine unter Berücksichtigung externer Randbedingungen definiert. Der Netzplan dient dem Projekt Controlling, insbesondere in Kombination mit der Meilensteintrendanalyse.

Gantt-Diagramm

Projektleitungen verwenden häufig ein Gantt-Diagramm. Dies ist eine gängige und effektive Methode, um Aktivitäten zeitbezogen anzuzeigen. Links des Diagramms befindet sich eine Liste der Aktivitäten und oberhalb des Diagramms eine Zeitleiste. Jede Aktivität wird in einem Balken abgebildet, wobei dieser das Startdatum, die Dauer sowie das Enddatum repräsentiert. Meilensteine können im Gantt-Diagramm als Start- oder Endpunkt einer Phase oder als punktuelle Zwischenziele eingetragen werden (siehe "Mit Gantt-Diagrammen Zeitplanung und Projektfortschritt visualisieren"). 

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