Meilenstein

Das antike Römische Reich war das erste europäische Staatswesen, das sein Territorium durch systematischen Straßenbau erschloss. Die römischen Straßen zeichneten sich unter anderem durch regelmäßig aufgestellte Meilensteine (milliarium) aus, die den Abstand zum Forum Romanum (dort stand der "milliarium aureum") in römischen Meilen (mille passuum) angaben.

Als technische Errungenschaft verliert der physische Meilenstein durch das Global Positioning System immer mehr an Bedeutung. In seiner übertragenen Bedeutung als ein herausragendes Vorkommnis oder entscheidendes Ergebnis wird ihn aber auch das GPS nicht ersetzen.

"Meilenstein" ist auch einer der bekanntesten Fachbegriffe des Projektmanagements. Die DIN 69900:2009.1: "Projektmanagement – Netzplantechnik: Beschreibungen und Begriffe" definiert ihn als hervorgehobenes Ereignis. Der PMBOK(R) Guide 2004 ergänzte dies um "usually completion of a major deliverable", d.h. die Fertigstellung eines bedeutenden Projektergebnisses. Im PMBOK(R) Guide 2008 wird der "Milestone" nur noch als "significant point or event in the project" bezeichnet.

Meilenstein in der DIN 69901:2009

Im Prozessmodell der DIN 69901-2 gibt es den eigenen Prozess "Meilensteine definieren" (Prozess D.1.1). Dieser Prozess benötigt die Projektziele, Projektinhalte und die Grobstruktur als Eingangsgrößen. In ihm werden die Meilensteine definiert und beschrieben sowie ein Meilensteinplan mit (vorläufigen) Terminen erstellt. Dieser Meilensteinplan ist Eingangsgröße für den Prozess "Terminplan erstellen" (Prozess P.1.2).

Meilenstein im PMBOK(R) Guide

Im Prozess "Define Activities" wird neben der Vorgangsliste mit Vorgangsattributen ebenfalls die Meilensteinliste erstellt. Unterschieden wird dabei zwischen verpflichtenden Meilensteinen, z.B. aufgrund von Vertragsvereinbarungen, und optionalen Meilensteinen. Die Meilensteinliste ist Eingangsgröße für den Prozess "Sequence Activities".

Meilenstein bei PRINCE2

Während PRINCE2 bis zur Version 2005 den Begriff des Meilensteins nicht einmal im Stichwortverzeichnis hatte, greift die aktuelle Version 2009 das Arbeiten mit Meilensteinen explizit auf. Bis einschließlich Version 2005 traten an Stelle der traditionellen Meilensteine bei PRINCE2 die Phasenübergänge und das Produktflussdiagramm. Durch Einführung des Begriffs "Control Point", der sowohl Meilensteine als auch Phasenübergänge übergreifend bezeichnet, schafft PRINCE2:2009 eine begriffliche und methodische Schnittstelle zu den anderen PM-Systemen. Im Thema "Pläne" setzt PRINCE2 die Meilensteine allerdings erst ein, nachdem der Terminplan erstellt wurde. Die Logik dabei ist, dass der Terminplan durch das Produktflussdiagramm und die Ressourcenverfügbarkeit bestimmt wird, während die Meilensteine geeignet gesetzte Überwachungspunkte sind. Meilensteine dienen dementsprechend bei PRINCE2 lediglich der Fortschrittsüberwachung, Entscheidungen über Fortführung oder Beendigung des Projekts werden nach wie vor an den Phasenübergängen getroffen.

Meilenstein in der ICB 3.0

Die ICB 3.0 führt im Kompetenzelement "Time & Project Phases" nicht explizit die Definition von Meilensteinen als möglichen Prozessschritt auf. Aber sie erwähnt Meilensteine als Möglichkeit, um bestimmte Ziele terminlich festzulegen oder um Phasengrenzen zu definieren.

Erläuterungen und Kommentar

Um den Begriff des Meilensteins im Projektmanagement zu verstehen, ist es sinnvoll, ihn zunächst als "Ereignis" im Sinne der Netzplantechnik zu betrachten, d.h. als ein "Ablaufelement, das das Eintreten eines bestimmten Zustandes beschreibt." Ein Meilenstein ist deshalb durch einen Zeitpunkt bzw. einen Termin und ein überprüfbares, mit "Ja" oder "Nein" zu beantwortendes Kriterium beschrieben. Nicht sinnvoll ist es demzufolge, dass ein Meilenstein einen Anfangszeitpunkt, eine Dauer oder einen Endzeitpunkt hat.

Über seine Funktion als Ablaufelement hinaus erhält der Begriff Meilenstein unterschiedliche Gewichtungen und Bedeutungen hinsichtlich seiner Funktionen für Planung, Überwachung und Steuerung.

Meilensteine in der Projektplanung

Meilensteine werden bei einer Bottom-up-Planung dort in den fertig gestellten Terminplan eingesetzt, wo die Abarbeitung der Arbeitspakete ein größeres Ergebnis zu Stande gebracht haben wird. Anhand dieser Meilensteine wird der Projektfortschritt gemessen und gegebenenfalls Entscheidungen über den weiteren Projektfortgang gefällt. Dies ist im Wesentlichen das von PRINCE2 beschriebene Vorgehen.

Bei einer Top-down-Planung werden als erstes die Meilensteine gesetzt und dieses Meilensteingerüst z.B. den untergeordneten Abteilungen als Vorgabe für die Projektplanung vorgelegt. Der Terminplan richtet sich dann nach den als Rahmenbedingungen geltenden Meilensteinen. Dies ist im Wesentlichen der von DIN 69901-2 und dem PMBOK Guide beschriebene Ansatz.

Bei einer rollenden Planung dienen die Meilensteine auch dazu, die Planungsabschnitte zu definieren. Um bei einer rollenden Planung ohne Verzug mit dem nächsten Planungsabschnitt fortfahren zu können, muss man den Projektplan immer mindestens bis zum übernächsten Meilenstein erstellen.

Meilensteine in der Überwachung

Meilensteine bzw. Meilensteinpläne erlauben eine schnelle und einfache Orientierung über den Projektablauf. Lenkungsausschuss und Führungskräfte orientieren sich deshalb in erster Linie an der zeitlichen und inhaltlichen Erfüllung von Meilensteinen. Damit eine Projektüberwachung mit Meilensteinen sinnvoll möglich ist, müssen bei der Projektplanung einerseits ausreichend viele Meilensteine definieren, so dass in nicht zu großen Abständen der Projektfortschritt einfach überprüft werden kann. Andererseits muss man ihre Zahl überschaubar halten, so dass effizientes Controlling möglich ist.

Eine traditionelle Methode der Projektüberwachung mit Meilensteinen ist die sogenannte Meilensteintrendanalyse (s.d.)

Meilensteine in der Projektsteuerung

Es gibt vier Steuerungsmaßnahmen mit Meilensteinen:

  • Einen Meilenstein früher als ursprünglich geplant setzen, um das Projekt zu beschleunigen.
  • Einen Meilenstein später als ursprünglich geplant setzen, um Verzögerungen ausgleichen zu können.
  • Einen oder mehrere Meilensteine aus dem Projektplan entfernen, um mehr Freiheiten für die Aktualisierung des Terminplans zu gewinnen.
  • Einen oder mehrere Meilensteine zusätzlich in den Terminplan einfügen, um die Überwachung zu intensivieren und so Abweichungen früher erkennen zu können.
Die Steuerung mit Meilensteinen ist sehr grob und kann leicht zu unvorhergesehenen Nebenwirkungen führen, z.B. im Kostenbereich. Sie eignet sich deshalb in erster Linie als Schnittstelle zwischen miteinander in Verbindung stehenden Projekten oder zwischen Projekt und Programm-Management.

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