Besonders IT-Infrastrukturprojekte bringen Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen an einen Tisch. Die verschiedenen Sichtweisen der Projektbeteiligten und das noch nicht etablierte Vertrauen untereinander führt häufig zu einer schwammigen Projektbeschreibung, die eine konkrete Umsetzung erschwert.

Bauen Sie goldene Brücken

Eine konstruktive und angstfreie Teamkultur schafft den Rahmen, in dem jeder seine Fragen vorbringen kann. Folgende Dinge können Sie dafür tun:

• Machen Sie im ersten Teammeeting deutlich, dass die verschiedenen Sichtweisen der Teammitglieder ihr Projekt besonders interessant machen. Weisen Sie aber auch darauf hin, dass dieses Potenzial genutzt und nicht durch Berührungsängste und Verständigungsprobleme verschenkt werden sollte.
• Stellen Sie die Regel auf, dass es keine dummen Fragen gibt.
• Etablieren Sie Fragerituale wie z.B. eine Frageviertelstunde vor jedem Statusmeeting, in der die offenen Fragen der letzten Sitzung beantwortet und neue Fragestellungen gesammelt werden.
• Bieten Sie sich als Ansprechpartner im vertraulichen Dialog an.

Lotsen Sie das Team aus dem Nebel

Ein besseres Verständnis untereinander hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Folgende Maßnahmen bieten sich dazu an:

• Halten Sie Ihr Team in der Definitionsphase klein: Es sollte nicht mehr als sechs Mitglieder umfassen. Ziehen Sie Experten hinzu, wenn Detailfragen geklärt werden müssen.
• Planen Sie ausreichend Zeit für die Definitionsphase ein. Das spart Kosten und vermeidet Fehler in den nachfolgenden Phasen.
• Lenken Sie den Blick des Teams von der Diskussion, welche Herangehensweisen die beste ist, auf das eigentliche Ziel, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.
• Schaffen Sie Verständnis füreinander. Diskutieren Sie, wie sich verschiedene Sichtweisen auf das Ergebnis auswirken: "Für mich ist dieser Punkt erfolgreich abgeschlossen, wenn..."
• Vermeiden Sie übereilten, unvollständigen Informationsfluss. Nicht jede Frage muss sofort im Meeting beantwortet werden. Eine zeitnahe klare schriftliche Antwort informiert oft besser.
• Bemühen Sie sich um eine nachvollziehbare Sprache im Projekt: Eine ergebnisorientierte Ausdrucksweise trägt mehr zum Verständnis bei als Fachbegriffe und Allgemeinplätze.
• Erstellen Sie gemeinsam ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen des Projekts. Viele Missverständnisse lassen sich so vermeiden. Gleichzeitig dient diese Übung als "Aufwärmphase" für das Team.

Fazit

Gerade bei technischen Projekten sollte ausreichend Zeit in eine klare und verständliche Definition der Projektzielsetzung investiert werden. Vertrauensbildende und verständnisfördernde Maßnahmen unterstützen diesen Prozess.