Für eilige LeserInnen: Anspruchsvolle Studie über Einsatz, Nutzen und Auswahl von Software für Projektmanagement.
Insgesamt gesehen handelt es sich wohl um die fundierteste derzeit verfügbare Studie über Projektmanagement-Software, andere teilweise käuflich oder kostenlos erhältliche Veröffentlichungen haben nicht die fachliche Tiefe oder die erforderliche Neutralität. Insbesondere ist sie den bekannten Beurteilungen von PM-Software durch die großen Beratungshäuser bei weitem vorzuziehen, dere Bewertungskriterien kein Fachmann auch nur annähernd nachvollziehen kann.
Mit ihrem hohen und seit der ersten Auflage beständig gestiegenen Niveau leistet die Studie von Ahlemann und Backhaus gleichzeitig eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen, die vor der konkreten Entscheidung zum Kauf eines Software-Systems sind und einen Beitrag zur Steigerung der Projektmanagement-Kompetenz bei den Anwendern.
Die im Fachgebiet BWL/Organisation und Wirtschaftsinformatik der Universität Osnabrück durchgeführte Studie besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil "The Fundamentals of Project Management Software" versuchen die Autoren, die im Markt sehr unterschiedlich wahrgenommene und beworbene Produktklasse "Projektmanagement-Software" zu präzisieren und vor allem in ihrem Nutzen für die Projektmanager greifbar zu machen. Hierzu beschreiben sie zwölf Funktionsbereiche von PM-Software, erläutern verschiedene SW-Architekturen und geben Hilfestellung für den Ablauf des Auswahlprozesses.
Höhepunkt der vierten Auflage scheint mir das Kapitel über die "Project Management Software Maturity" zu sein. Hier wagen Ahlemann und Backhaus die Übertragung des Reifegradgedankens wie er im Project Management Maturity Model formuliert wurde auf ein Produkt. Dies ist insofern gewagt, als Reifegradmodelle eigentlich für Organisationen entwickelt wurden. Berechtigt ist der Ansatz trotzdem, weil die verschiedenen Stufen eines Reifgradmodells auch unterschiedliche informationstechnische Unterstützung benötigen.
Dennoch erscheinen die in der Studie definierten Reifegradstufen bei näherer Betrachtung diese Bezeichnung nicht wirklich zu verdienen. Es handelt sich eher um verschiedene Integrationsebenen, denn um Ausprägungen unterschiedlicher Reife. Auch ein "Single-Project Management System" kann schließlich einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen und selbst ein "Knowledge-oriented Project Management System" würde bei einem Unternehmen, das sich selbst erst auf Stufe eins der Projektmanagementreife befindet, nur als Datenfriedhof enden.
Natürlich wissen dies die Autoren, aber alle Leser seien dringend davor gewarnt, sich einzubilden, dass sie mit dem Kauf eines "reifen" Produkts den Reifegrad ihres Unternehmens erhöhen könnten. Es ist also zu empfehlen, nicht nur schnell in der Liste der Produkte zu stöbern, sondern die ersten hundert Seiten aufmerksam durchzuarbeiten, um den notwendigen Wissensreifegrad für den zweiten Teil zu erwerben.
In Teil zwei geht es dann um die Bewertungen und Begutachtungen der einzelnen Produkte. Erfreulicherweise tritt dabei das sog. M-Modell, ein Schema zur Klassifizierung von PM-Software, ein wenig in den Hintergrund. Das durchaus kluge, wenngleich diskussionswürdige Konzept des M-Modells war für die Orientierung der Leser doch ein wenig anstrengend. Deshalb gibt es jetzt ein sehr differenziertes Leistungsprofil und ein Reifegradprofil, das angibt, wie gut das Produkt die fünf Stufen der Project Management Software Maturity erfüllt. Das Lesen dieser detaillierten und ausführlichen Profile stellt an die Leser zwar ebenfalls hohe Anforderungen, allerdings ist die Orientierung in ihnen doch erheblich leichter als in der M-Symbolik.
Die Studie beschreibt insgesamt 34 Projektmanagement-Werkzeuge detailliert. Das sind einige weniger als in den letzten Studien, da sich der Blickwinkel der Autoren auf eine bestimmte Klasse von Werkzeugen verengt hat. Nischenprodukte mit geringem Marktanteil oder kommunikationsorientierte PM-Systeme sind z.B. nicht mehr in der Studie enthalten. Dadurch gewinnt die Aussagekraft der Beurteilungen an Klarheit und Schärfe, da wirklich nur gleichartige Produkte bewertet werden. Andererseits ist es freilich schade, dass dadurch die Vielfalt der auf dem Markt befindlichen Produkte nicht mehr deutlich wird. Die Fokussierung ist trotzdem zu begrüßen, denn nur durch die Begrenzung des Umfangs konnten die Beurteilungen wirklich qualifiziert durchgeführt werden. Die Beschreibungen und Bewertungen der Produkte haben dadurch im Vergleich zu den früheren Ausgaben deutlich gewonnen.
An der Studie positiv hervorzuheben sind meines Erachtens folgende Punkte:
- Die besprochenen Softwareprodukte sind von den Autoren tatsächlich selbst analysiert worden, wenn möglich in einer eigenen Installation.
- Das Bewertungsschema ist vollständig transparent gemacht. Wer will, kann somit eine andere Gewichtung gemäß seiner Bedürfnisse vornehmen.
- Die Studie will keine Rangfolge nach besseren oder schlechteren Produkte aufstellen, sondern in erster Linie eine Charakterisierung der Produkte vornehmen.
Für den Leser ergeben sich folgende konkreten Vorteile durch die Lektüre:
- Bereits das bloße Recherchieren von Herstellern und Produkten kostet viel Arbeitszeit. Es ist davon auszugehen, dass allein die eingesparte Arbeitszeit den Kaufpreis der Studie bereits amortisiert.
- Jede der neutralen Produktbeschreibungen aus Expertensicht würde einzeln beauftragt mindestens das fünffache der gesamten Studie kosten.
- Die Einführung in die Grundlagen von PM-Software liefert eine optimale Basis für die Entwicklung der eigenen Anforderungen. Dies spart externe Beratungskosten im Umfang von mindestens einem Tagessatz.
- Selbst wenn die Produktentscheidung für ein nicht in der Studie aufgeführtes Produkt fällt, ist die Investition in sie gerechtfertigt. Mit ihr als Basis ist sowohl eine qualifizierte und schnelle Beurteilung anderer Produkte als auch eine bewusste und fundierte Entscheidung der Anwender möglich.
Fazit
Für ein konkretes Verfahren zur Auswahl von Projektmangement-Software gibt die Studie einen qualifizierten Überblick und fundierte Detailansichten. Sie spart eine Menge Arbeit bei der Recherche und gibt durch ihre neutrale Hochschulsicht eine hilfreiche zusätzliche Perspektive bei der Produktbewertung. Nicht zuletzt leistet sie sehr wertvolle Unterstützung beim Auswahlverfahren.
