Was ist Facilitation?

Facilitation unterstützt Teams, Netzwerke und Organisationen darin, vorhandenes Wissen und Potenziale zu nutzen und konkrete Projekte voranzubringen. Facilitating bedeutet wörtlich übersetzt "erleichternd, Leichtigkeit, Möglichkeit". Gemeint ist die Hilfe zur Selbsthilfe, damit Menschen ihre persönlichen Ziele und Anliegen in die Organisation einbringen. Begleitet werden sie dabei von einem Facilitator. Dieser gestaltet für die Gruppe einen Prozess, durch den diese Lösungen für Probleme, neue Ideen und Entscheidungen treffen.

Ziel und Nutzen von Facilitation

Durch Facilitation soll die kollektive Intelligenz von Gruppen entfaltet werden. Dadurch entsteht ein echter, lebendiger und tiefer Kontakt und Dialog zwischen allen Teilnehmenden, indem für diese unterschiedlichen Perspektiven, Meinungen und Sichtweisen erfahrbar werden. Organisationen erhöhen mithilfe von Facilitation die Motivation der Mitarbeitenden und die Bereitschaft zur Umsetzung von Maßnahmen.

Einsatzfelder im Projektmanagement

Im Projektmanagement kann Facilitation insbesondere bei den folgenden Themen eingesetzt werden:

• Begleitung von Meetings
• Bei der Teamentwicklung
• Bei der Lösung von Problemen und Entwicklung von Ideen
• Bei der Entscheidungsfindung
• Bei der Prozessbegleitung in Organisationsentwicklungs- und Veränderungsprozessen.
• Bei der Organisation von Lernprozessen

Die Rolle des Facilitators

Ein Facilitator, zu Deutsch "Ermöglicher" oder "Unterstützer" ist eine Person, die anderen Menschen, einer Gruppe oder einer Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen, ohne selbst parteiisch zu sein. Carl Rogers benutzte bereits 1974 den Begriff "Facilitator" und bezeichnete damit einen guten Gesprächsleiter (Scholz/Vesper, 2022, Seite 4). 1985 hat das Institute of Cultural Affairs (ICA), eine Non-Profit-Organisation, den Begriff als Bezeichnung für eine Profession geprägt.

Neben Facilitatoren, die als Externe mit der Begleitung beauftragt werden, gibt es oftmals auch interne Facilitatoren, die sich aus Mitgliedern der eigenen Organisationen rekrutieren.

Die wichtigsten Kompetenzen eines Facilitators sind:

• Gestalten einer wertschätzenden Beziehung zu den zu begleitendenden Menschen
• Planen eines geeigneten Gruppenprozesses
• Gestalten und Beibehalten einer partizipativen Arbeitsumgebung
• Begleiten der Gruppe im Problemlösungsprozess
• Erlernen und Weiterentwickeln der eigenen Professionalität
• Entwickeln einer professionellen Haltung als Facilitator

Die Haltung der Facilitatoren ist u.a. durch die folgenden Merkmale geprägt:

• Fragen stellen statt Annahmen äußern
• Sich der eigenen Haltung bewusst sein
• Mit der Gruppe arbeiten, nicht gegen sie kämpfen
• Mit Widerständen und Projektionen gelassen umgehen
• Nonverbale Signale beachten

Grundannahmen und Prinzipien

Für die Begleitung von Gruppen durch Facilitation haben sich die Grundannahmen und Prinzipien herausgebildet. Diese bilden die Basis und sind damit eine Leitlinie für das Handeln des Facilitators. Im Folgenden stelle ich die Wichtigsten dar:

Inhalt und Prozess werden getrennt: Diese Grundannahme bedeutet, dass bei Facilitation zwischen Facilitatoren und dem sogenannten Klientensystem, der zu begleitenden Gruppe, unterschieden wird. Der Inhalt, das Was, und der Prozess, das Wie, werden getrennt. Die Gruppe ist für den Inhalt verantwortlich, der Facilitator für den Prozess.

Das Problem und die Lösung gehören der Gruppe: Daraus folgt, dass der Facilitator sich gegenüber dem Thema der Gruppe neutral verhält.

Das ganze System in einen Raum holen: Dies bedeutet, dass alle Personen, die für die Lösungsfindung notwendig sind, einbezogen werden.

Alle untersuchen alles: Dies bedeutet, dass alle Mitglieder der Gruppe bei der Bearbeitung aller Themen mitwirken sollen. Fragen sind hier das Instrument, mit dem das Thema untersucht und bearbeitet wird.

Jede Sichtweise ist wichtig: Dies bedeutet, dass jeder Beitrag eines Teilnehmenden eine Bedeutung für die Lösungsfindung hat und deshalb alle Beiträge gleichwertig und ein Beitrag dazu sind, das ganze Bild zu sehen.

Erste Lösungen in der Schwebe halten: Die Gruppe soll dazu angeregt werden, Dinge auszuprobieren, aufmerksam zu bleiben und fortwährend miteinander zu erkunden.

Fokus auf die Zukunft: Die Gruppe soll ihre Energie auf die Gestaltung künftiger Lösungen richten und nicht auf die Bewältigung der Vergangenheit.

Community building first – decision making second: Erst, wenn sich die Gruppe zu einem sozialen Gebilde entwickelt hat, in der die Mitglieder in ihrer Vielfalt akzeptiert sind und alle Meinungen zur Geltung kommen, können Lösungen gefunden und tragfähige Entscheidungen getroffen werden.

Gute Umfeldbedingungen schaffen: Nur in einem adäquaten Umfeld können sich neue Dinge entwickeln. In diesem Sinne ist ein geeigneter Besprechungsraum eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg.  

Emergenz ermöglichen: Unter Emergenz versteht man die Herausbildung von neuen Strukturen. Diese entstehen oft dann im Prozess, wenn man es nicht vermutet. Facilitation soll die Voraussetzungen schaffen, dass Emergenz entstehen kann.

Der Facilitation-Prozess

Der Facilitator gestaltet einen Prozess, durch den die Gruppe ausgehend von einer konkreten Situation zu einer Veränderung geführt wird. Dieser Prozess ist in Bild 1 dargestellt.

Intention (Absicht und Zweck): Im ersten Schritt kommt es zu einer Zusammenarbeit von Klient und Facilitator. Dabei geht es um eine erste Kontaktaufnahme und eine erste persönliche Begegnung, die Auftragsklärung verbunden mit einer Erstberatung und die Entscheidung zur Durchführung.

Preparation (Vorbereitung): In dieser Phase werden die Ziele, Rahmenbedingungen und Ressourcen mit dem Auftraggeber abgestimmt. Diese Phase wird auch als "Kontext des Gelingens" bezeichnet, da hier die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Klienten und Facilitatoren geschaffen wird.

Co-Creation (schöpferische Zusammenarbeit): In dieser Phase werden dialogorientierte Methoden wie zum Beispiel Dynamic Facilitation, eingesetzt. Mit diesen erarbeiten die Klienten Lösungen für ihr Thema oder Problem.

Harvesting (Ernte und Ergebnis):  Mit dem Harvesting schließt sich der Kreis. Hier soll das erreicht sein, was in der Intention beschrieben wurde. Die Ernte findet auf drei Arten statt: auf der Contentebene sind dies die entwickelten Lösungen und Produkte; auf der Prozessebene sind dies die veränderten Methoden und Praktiken der Zusammenarbeit und auf der Kontextebene sind dies konkrete Veränderungen in der Struktur eines Teams oder der Organisation.

Hilfreiche Modelle für Facilitation

Die folgenden ausgewählten Modelle und Theorien werden im Rahmen von Facilitation genutzt, um Sachverhalte zu erklären und eine Orientierung für die Gestaltung eines Facilitation-Prozesses zu geben.

Beteiligungsstufen

Die Beteiligungsstufen entscheiden, zu welchem Grad die Teilnehmenden an Lösungen oder Entscheidungen mitwirken. Die Beteiligungsstufen sind in Bild 2 dargestellt. Am wenigsten sind die Teilnehmenden in der Stufe "Information" einbezogen, am meisten beim Co-Ownership (Miteigentümerschaft). Hier sind sie mitverantwortlich für die Umsetzung . Besondere Bedeutung hat die Stufe Co-Creation, weil dies die vorherrschende Form der Beteiligung bei Prozessen ist, bei denen Facilitation eingesetzt wird.

Vier Räume der Veränderung (The Four Rooms of Change)

Das Modell wurde von dem schwedischen Psychologen Claes Janssen entwickelt und beschreibt die psychologischen Zustände, die Menschen bei einer Veränderung durchlaufen (siehe Bild 3). Dieses Modell dient dazu, den Teilnehmenden die Emotionen während eines Veränderungsprozesses zu erläutern.

Pilotgruppen

Die Pilotgruppe ist insbesondere bei größeren Veränderungsprozessen ein wichtiges Instrument in der Vorbereitung. Sie ist mit Menschen besetzt, die typisch für die Zusammensetzung der Gruppe der Teilnehmenden sind. Sie unterstützt die Facilitator sowohl inhaltlich wie organisatorisch bei der Vorbereitung und Durchführung des Prozesses.

Five to fold

Dies ist eine Methode, um den Grad der Zustimmung zu einer Entscheidung sichtbar zu machen. Dabei zeigen die Teilnehmenden bei einer Abstimmung die Finger ihrer Hand. Die Handzeichen haben folgende Bedeutung:

• Alle Finger der Hand: Ich unterstütze den Vorschlag und möchte Verantwortung für die Umsetzung übernehmen.
• Vier Finger der Hand: Ich unterstütze den Vorschlag, möchte aber keine tragende Rolle bei der Umsetzung haben.
• Drei Finger der Hand: Ich unterstütze den Vorschlag
• Zwei Finger der Hand: Ich habe Vorbehalte gegen den Vorschlag
• Ein Finger: Ich habe ernste Vorbehalte gegen den Vorschlag.
• Faust: Ich blockiere den Vorschlag

Systemisches Konsensieren

Das Systemische Konsensieren ist eine Methode zur Entscheidungsfindung, bei der der Grad der Ablehnung zu einer Entscheidung ermittelt wird. Sie wurde in den 1980er-Jahren von dem Systemanalytiker Erich Visotschnig entwickelt. Beim Systemischen Konsensieren wird die Alternative gewählt, zu der es die wenigsten Widerstände gibt (siehe auch "Systemisches Konsensieren").

Circle of  Influence

Der Circle of Influence beschreibt die Einflussbereiche von Handlungen von Menschen, Gruppen und Organisationen. Diese Modell wurde von Stephen Covey beschrieben und hilft den Klienten, einen realistischen Blick auf die Möglichkeiten von Veränderungen zu werfen (siehe Bild 4). Die Kernidee dabei ist, dass wir in unserem eigenen Einflussbereich am einflussreichsten sind ("Macht und Verantwortung"). Die nächste Stufe, "Einfluss", ist der Bereich, der nicht verändert, aber beeinflusst werden kann. Der Bereich der "Akzeptanz" kann nicht beeinflusst, sondern nur akzeptiert werden. Er beschreibt die Rahmenbedingungen für das Handeln. Darüber hinaus gibt es einen Bereich, der feststeht, den man aber nicht akzeptiert. Dessen Existenz kann man nur bejammern und darüber klagen ("Weltall des Jammerns").

Partizipationsdiamant

Der Partizipationsdiamant beschreibt die Phasen, die eine Gruppe bei der Ideenfindung und Problemlösung durchläuft (Bild 5). In der ersten Phase ("Divergenzzone") erkunden die Teilnehmenden das Themenfeld durch den Austausch über ihre unterschiedlichen Auffassungen, wozu divergentes Denken erforderlich ist. Am Ende des Prozesses erarbeiten sie gemeinsam durch konvergentes Denken eine in sich konsistente Lösung und definieren Maßnahmen für deren Umsetzung ("Konvergenzzone"). Dazwischen liegt die Phase, in der die Gruppe um die Lösung ringt ("Knirschzone").

Fokuskonversation

Die Fokuskonversation wurde von Chris Agyris, einem Pionier der Organisationsentwicklung, ausgearbeitet und beschreibt in vier Schritten den Prozess von der Wahrnehmung bis hin zur Handlung: Wahrnehmung – Reaktion – Interpretation – Handlung. Dadurch wird für eine Gruppe ein komplexer Prozess verständlich.

Theorie U

Die Theorie U wurde von dem Ökonomen und Aktionsforscher Otto Schramer entwickelt. Sie ist ein Ansatz zur Lösung komplexer Probleme, die ein System als Ganzes betrachtet und darauf abzielt, bestehende Denkmuster aufzulösen, um eine tiefere und ganzheitlichere Sichtweise zu entwickeln. Die vier Aufmerksamkeitsebenen sind in Bild 6 dargestellt.  In der Aufmerksamkeitsebene Schöpferischer Dialog können die Teilnehmenden eine ganzheitliche Sicht entwickeln und neue Lösungen finden.

Four Fold Way

Four Fold Way bedeutet zu Deutsch "der vierfache Weg". Diese Methode wurde von der Anthropologin Angeles Arrien entwickelt und beschreibt, wie man einen facilitativen Stil entwickeln kann. Sie unterscheidet vier Ebenen:

• Ebene 1: Sei dein:e eigene:r Gastgeber:in und lerne mit deinen Übertragungen, Ängsten und Sorgen umzugehen.
• Ebene 2: Sei Gast und nimm regelmäßig an Dialogveranstaltungen teil.
• Ebene 3: Sei Gastgeber:in: und führe Dialogveranstaltungen für andere durch.
• Ebene 4: Sei Teil einer selbstorganisierten Community.

Embodiment

Unser Körper ist auch Ausdruck unserer inneren Welt. Embodiment bedeutet, in Einklang zu sein mit den vielfältigen Impulsen, die unser Körper sendet. Praktiken, die dies unterstützen, sind Meditation oder Achtsamkeitsübungen.

Dialog

Das Konzept des Dialogs geht zurück auf den Physiker David Bohm, der ein Gesprächskonzept für Gruppen entwickelte, bei dem der gegenseitige Austausch und die Suche nach Lösungen und Ideen im Vordergrund stehen. Es beruht auf der Gleichheit und dem Respekt der Teilnehmenden, die ihr Wissen und ihre Erkenntnisse durch Fragen und Zuhören miteinander teilen. Der Dialog kann als Element bei einer Facilitation eingesetzt werden.

SCARF-ModellSCARF-ModellMithilfe des SCARF-Modells lassen sich Mitarbeitende anhand der elementaren menschlichen Grundbedürfnisse motivieren. Das Akronym SCARF steht für Status, Certainty, Autonomy, Relatedness und Fairness. (Bedürfnisschal)

Dieses Modell wurde von dem Unternehmensberater David Rock entwickelt. Es fasst die Erkenntnisse zu den Grundbedürfnissen von Menschen zusammen (siehe Bild 7). SCARF ist das Akronym für: Status (Beachtung), Certainty (Gewissheit), Autonomy (Autonomie), Relatedness (Verbundenheit) und Fairness (Anstand). Durch diese Bedürfnisse werden im Gehirn Bereiche aktiviert, die für das Überleben notwendig sind. Werden diese nicht genügend aktiviert, gehen Menschen in Widerstand und verringern Kreativität sowie Engagement.

ARE-IN-Formel

Diese Formel wurde von den Beratern Sandra Janoff und Marvin R. Weisbord entwickelt. Sie sagt aus, dass die richtige Mischung von Menschen bei einem Prozess beteiligt werden soll ("the right people who ARE IN"). Dabei sind die folgenden Aspekte zu beachten:

• Authority: Menschen mit der Macht, Entscheidungen zu treffen
• Ressources: Menschen, die Mittel wie Zeit und Geld zur Verfügung stellen können
• Expertise: Menschen mit Fachwissen zum Thema
• Information: Mensch, die spezielle Informationen (Zahlen, Daten und Fakten) kennen
• Need to be involved (Betroffene): Menschen, die einbezogen werden müssen, da sie von den Auswirkungen der Lösungen und Entscheidungen betroffen sind

10 Methoden für Facilitation

Die Datenbank der IAF ( (IAF – The International Association of Facilitators) verzeichnet über 500 Methoden, die im Rahmen von Facilitation eingesetzt werden können.

Ein anderer Methodenbaukasten für Facilitation–Methoden sind die Liberating Structures. Dabei handelt es sich um eine Zusammenstellung von 40 Methoden, die für Facilitation eingesetzt werden können.

Besonders geeignet sind die folgenden 10 Methoden:

Zukunftskonferenz: Diese Methode wurde (wie die ARE-IN-Formel) von Marvin R. Weisbord und Sandra Janoff beschrieben. Bei dieser Methode aus den 1980er-Jahren, die im Englischen mit Future Search bezeichnet wird, kommen 60 bis 80 Menschen unterschiedlicher Interessengruppen zusammen, um miteinander und im Konsens eine Lösung für ein Problem oder ein Zukunftsbild für eine Organisation zu entwickeln (siehe auch die Methode "Zukunftskonferenz").

Open-Space-Technologie: Diese Methode wurde von dem Berater Harrison Owen Ende der 1980er-Jahre entwickelt. Mit ihr bearbeiten mehrere Hundert Teilnehmer in einer zwei- bis dreitägigen Konferenz unter einem Generalthema die für sie relevanten Themen (siehe auch die Methode "Open Space Technology (OST)").

RTSC-Konferenz: Das Format der RTSC-Konferenz wurde von den Beratern Kathleen D. Dannemiller und Chuck Tyson in den 1990er-Jahren erarbeitet. Die RTSC(Real Time Strategic Change)-Konferenz ist eine Methode zur Gestaltung von Veränderungsprozessen aller Art: Im Rahmen einer Konferenz erarbeiten 40 bis 600 Teilnehmende in zwei bis drei Tagen konkrete Maßnahmen für das Thema der Konferenz.

World Café: Diese Methode wurde von den Beratern Juanita Brown und David Isaacs in den 1990er-Jahren entwickelt. Dabei tauschen in einer möglichst angenehmen, kaffeehausähnlichen Atmosphäre kleine Untergruppen an Tischen ihr Wissen anhand vorbereiteter Leitfragen aus und verknüpfen es (siehe auch die Methode "World Café").

Appreciative Inquiry: In diesem werteorientierte Ansatz des Sozialwissenschaftlers David Cooperrider aus den 1980er-Jahren steht die wertschätzenden Befragung oder Erkundung von Teams zu ihren Stärken und Potenzialen im Vordergrund. Er kann eingesetzt werden, wenn Fähigkeiten, Verhaltensweisen oder Leistungen eines ganzen Systems weiterentwickelt werden sollen.

The Circle Way: Dieses Verfahren wurde von der Schriftstellerin Christina Baldwin und der Naturforscherin Ann Linnea in den 1990er Jahren entwickelt. Dabei wird die Struktur des Kreises für den Austausch zwischen den Teilnehmenden genutzt, z.B. bei Gruppentreffen wie Meetings (www.thecircleway.net/the-circle-way).

Dynamic Facilitation: Diese Methode des Qualitätsberaters Jim Roughs aus den 1990er-Jahren unterstützt kleine und mittelgroße Gruppen (bis ca. 50 Personen) darin, zu Lösungen zu gelangen. Kern der Methode ist die Mitschrift der Teilnehmeräußerungen unter vier Aspekten auf vier Flipcharts (www.dynamicfacilitation.org/dynamic-facilitation).

Visual Facilitation: Visual Facilitation geht auf einen 1950 in einem US-amerikanischen Architekturbüro entwickelten Ansatz zurück. Darunter wird einerseits das Visualisieren der Teilnehmer und andererseits die visuelle Begleitung von Gruppenprozessen verstanden. Bei Visual Facilitation in der ersten Form entwickeln die Teilnehmenden Skizzen der gemeinsamen Realität, Zukunftsbilder, Arbeitsplakate zur Untersuchung von Themen und kartografierte Projektverläufe. Bei Visual Facilitation in der zweiten Form werden Prozesse, Inhalte und Ergebnisse von einer:m Visualisier:in in Bild-Wort-Kombinationen erfasst. Visual Facilitation wird oft auch als Bestandteil in andere Formate integriert.

Neuro Facilitation: Neuro Facilitation ist weniger eine Methode, sondern mehr die Nutzung von Erkenntnissen der Neurowissenschaften für die Begleitung von Gruppen durch Facilitation und die Nutzung dieses Modell, um Teilnehmenden Sachverhalte aus der Sicht der Wirkungsweise des Gehirns zu erklären. Zum Beispiel erklärt das SEEDS-Modell (SEEDS steht für: Similarity (Ähnlichkeit), Expedience (Schnelligkeit), Experience (Erfahrung), Distance (Distanz) und Safety (Sicherheit)), welche im Gehirn bereits programmierten Verzerrungen Entscheidungen beeinflussen. Mit diesen Erkenntnissen können Prozesse und Ergebnisse reflektiert und ggf. korrigiert werden.

Virtual Facilitation: Online-Facilitation wird auch als Online-Hosting bezeichnet: Bei digitalen Treffen tritt der Facilitator eher als Gastgeber, der den Raum für die Teilnehmenden gestaltet, auf. Die digitalen Medien eröffnen neue Möglichkeiten des Treffens für Gruppen, zum Beispiel über Landesgrenzen hinweg, schränken andererseits durch die technischen Rahmenbedingungen die Kommunikationsmöglichkeiten auch ein. Dafür wurden in den letzten Jahren Methoden und Techniken entwickelt, die die in der Facilitation genutzten Methoden für Meetings mit digitalen Medien adaptieren oder speziell dafür entwickelt wurden (siehe auch "Webkonferenzen erfolgreich gestalten" und "10 Tipps für virtuelle Workshops").

Organisationen, Ausbildung und Zertifizierung

Es gibt zwei internationale Organisationen, die das Thema Facilitation weiterentwickeln und Facilitator zertifizieren:

• Die International Association of Facilitators (IAF) wurde 1994 gegründet und hat Mitglieder aus 65 Ländern.
• Das International Institute for Facilitation (INIFAC) wurde 2003 gegründet und arbeitet mit 200 Organisationen in 35 Ländern zusammen.

Im deutschsprachigen Raum gibt es mehrere Anbieter, die Ausbildungen zum Facilitator anbieten. Eine Liste der Anbieter ist im "Mini-Handbuch Facilitation" enthalten. Zertifizierungen zum Facilitator führt das INIFAC durch.