Das Projekttagebuch dient einerseits dafür, frühere Abläufe nachvollziehen zu können, andererseits erleichtert es bei einem eventuellen Wechsel in der ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH). dem neuen Projektmanager die möglichst reibunglose Übernahme des Projekts. In diesem Zusammenhang ist das Projekttagebuch ein wichtiges Mittel, um die Auswirkungen des Riskos "Der Projektleiter fällt aus" zu minimieren. Eine wichtige Aufgabe kann das Projekttagebuch im Claims ManagementClaims ManagementClaims Management ist die Dokumentation, Verwaltung und Durchsetzung von Forderungen eines Vertragspartners gegenüber einem anderen Vertragspartner. Siehe Nachforderungsmanagement spielen, sowohl um Nachforderungen gegenüber den anderen Projektbeteiligten zu begründen, als auch um Nachforderungen der anderen an einen selbst abzuwehren. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass es in einer Form geführt wird, die bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand hat. Z.B. muss gewährleistet sein, dass es nicht nachträglich manipuliert werden kann.

Das Projekttagebuch kann ein echtes, gebundenes Buch sein, eine zentrale Datei auf dem Projektserver oder z.B. eine eigens eingerichtete Funktion einer internet-basierenden Projektmanagement-SoftwareProjektmanagement-SoftwareMit " Projektmanagement-Software " werden Software-Produkte bezeichnet, die Projektmanagement-Prozesse unterstützen..

Alles, was für ein Projekt irgendwie erwähnenswert erscheint, sollte hier eingetragen werden. Somit enthält das Projekttagebuch den tatsächlichen Ablauf eines Projekts in chronologischer Reihenfolge.

Anhand des Projekttagebuchs kann rückblickend sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt geschehen ist und wer welche Tätigkeiten ausgeführt hat. Dies bewährt sich oft schon während der ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende .. So können sich z.B. Mitarbeiter nach temporären Abwesenheiten schnell einen Überblick über den ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. verschaffen.

Beim ProjektabschlussProjektabschlussDer Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Es wird deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. geführt haben. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von "Lessons Learned" formuliert werden und diese Lerneinheiten Folgeprojekten zur Verfügung gestellt werden.

Projekttagebuch bei PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment".

Im britischen ProjektmanagementsystemProjektmanagementsystemEin Projektmanagementsystem (PM-System) ist ein Managementsystem wie z.B. Qualitäts- oder Konfigurationsmanagementsystem. Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet. PRINCE2 ist das Projekttagebuch ("Daily Log") ein offizielles Projektdokument, allerdings ohne explizite formelle Anforderungen. In der Version PRINCE2:2005 war das Projekttagebuch noch ein reines Notizbuch des Projektmanagers ohne Anbindung an die ProjektmanagementprozessProjektmanagementprozessEin Projektmanagementprozess ist ein Projektprozess , dessen Output nicht Bestandteil des Leistungsumfanges ist, sondern dessen Erstellung plant, überwacht und steuert. und anderen Managementprodukte. Seine Verwendung entsprach der allgemeinen Vorstellung - PRINCE2 hatte es als "Best Practice" lediglich übernommen.

Die aktuelle Version PRINCE2:2009 wertet das Projekttagebuch hingegen deutlich auf und weist ihm eine wesentlich größere Bedeutung zu. Es dient nicht mehr nur als Notizbuch des Projektmanagers, sondern auch als Vorstufe für das Register offener Punkte und das RisikoregisterRisikoregisterDas Risikoregister (syn.: die Risikoliste) dokumentiert alle Risiken eines Projekts und ist damit das zentrale Werkzeug des Risikomanagements in Projekten..

Der Projektmanager legt bereits im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" unmittelbar bei seiner Ernennung das Projekttagebuch an. Offene Punkte und Risiken, die während dieses Prozesses, also vor Beginn des Projekts, erkannt werden, trägt der Projektmanager in das Projekttagebuch ein. Erst wenn das Register offener Punkte und das Risikoregister im Prozess "Initiieren eines Projekts" angelegt werden, überträgt er die als wichtig erkannten offenen Punkte und Risiken in die entsprechenden Managementprodukte.

Auch während des Projekts gestattet es PRINCE2:2009 (im Gegensatz zu seinen früheren Versionen), dass der Projektmanager offene Punkte und Risiken, die er nicht formell behandeln will, im Projekttagebuch zu verwalten.

Erläuterungen und Kommentar

Das Projekttagebuch kann als typisches Beispiel für eine "Best Practice" angesehen werden: Kaum ein Projektmanager wird nicht in irgendeiner Form (sei es als "Kladde", Kalender oder elektronisches Notizbuch) ein Projekttagebuch führen, wenn auch in unterschiedlicher Qualität.

Dass PRINCE2 im Gegensatz zum PMBOK GuidePMBOK GuidePMBOK Guide ist eine Abkürzung von Guide to the Project Management Body of Knowledge und den Lehrwerken der IPMAIPMAIPMA ist eine Abkürzung von International Project Management Association diese Best Practice aufgreift, ist Zeichen für seine Orientierung an den täglichen Arbeitsabläufen des Projektmanagements. Gleichzeitig offenbart die Art der Einbindung des Projekttagebuch in das Managementsystem von PRINCE2 die Schwierigkeiten, Best Practices und Regelwerke in Einklang zu bringen.

In der Version PRINCE2:2005 hatte das Projekttagebuch keine Anbindungen an die Projektmanagementprozesse oder die anderen Managementprodukte. Die Projektmanager konnten das Projekttagebuch wie gewohnt verwenden, aber es bliebt letztlich ein Fremdkörper innerhalb des Projektmanagementsystems.

Auf den ersten Blick scheint die Anbindung des Projekttagebuchs in der Version PRINCE2:2009 dieses Manko zu beheben: Jetzt erfüllt das Projekttagebuch explizite Funktionen bei der Behandlung offener Punkte oder Risiken. Die Konsequenz daraus ist jedoch ein klarer innerer Widerspruch: Entweder beschreibt eine Aussage eines Projektbeteiligten ein tatsächliches Risiko - dann muss es unbedingt in das Risikoregister eingetragen werden. Oder die Aussage ist eben doch kein Risiko - dann hat es auch keinen Sinn, sie als "informelles Risiko" zu behandeln. Gleiches gilt für offene Punkte, für die ja stets gilt, dass sie eine EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. erfordern. Entweder sind dies Managemententscheidungen innerhalb der definierten ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. oder eben keine tatsächlichen offenen Punkte.

Wenn man die Behandlung des Projekttagebuchs durch PRINCE2 in die Zukunft extrapoliert, ist wohl davon auszugehen, dass es in einigen Jahren zumindest bei PRINCE2 und evtl. auch im PMBOK Guide zu einem verpflichtenden Dokument wird. Bei Bauprojekten ist dies z.T. bereits der Fall: Das sog. Bautagebuch (gem. HOAI in Deutschland, in Österreich: Bautagesberichte) dokumentiert den Verlauf des Hausbaus. Ein wesentlicher Treiber für diese Entwicklung könnte das Claims Management sein - die meisten Claims leiten sich aus Versäumnissen der Projektbeteiligten während des Projekts ab und diese sind am besten mit einem offiziellen Projekttagebuch nachweisbar.

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