Inhalte der Projektdokumentation

Dokumente, die mindestens in einer Projektdokumentation enthalten sein sollten sind

• Lastenheft,
• Pflichtenheft,
• Projektberichte und
• Projektabschlussbericht.

Existiert ein Projekthandbuch (ProjektakteProjektakteDer Begriff "Projektakte" wird in zunehmendem Maße im Sinn der Menge alle projektbezogenen Dokumente verwendet. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung elektronischen Dokumentenmanagements, bei dem von den Plänen bis zur Korrespondenz alle Informationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden.), so kann dieses direkt in die Projektdokumentation überführt werden. Im VorgehensmodellVorgehensmodellEin Vorgehensmodell stellt Methoden und Elemente des Projektmanagements zu Prozessen und Phasen eines standardisierten Projektablaufes zusammen. für Bauprojekte, der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) dient der Berechnung der Entgelte für Leistungen der Architekten und der Ingenieure in der Bauwirtschaft, soweit sie durch Leistungsbilder oder andere Bestimmungen in der HOAI erfasst werden. Die HOAI ist eine Verordnung der Bundesregierung, die im Bundesgesetzblatt Teil I herausgegeben wird. Die aktuelle Version ist die "Honorarordnung für Architekten und Ingenieure vom 10. Juli 2013 (BGBl. I S. 2276)". Für öffentliche Bauvorhaben ist sie damit wie die Verdingungsordnung Bau (VOB) rechtsverbindlich, sie wird aber auch im nicht-öffentlichen Bereich weitgehend verwendet. wird der Projektdokumentation eine eigene Phase gewidmet.

Beispiele und Vorlagen für eine Projektdokumentation

Im Artikel "Projektdokumentation: Mit einfachen Regeln Zeit und Kosten sparen" zeigt Siegfried Diekow, worauf Sie bei der Erstellung einer Projektdokumentation achten sollten. Einige wenige Regeln reichen aus, um zu einer einheitlichen Dokumentation und damit effizienteren Projektarbeit zu gelangen. 

Anhand von einleuchtenden Beispielen zeigt er, warum eine Projektdokumentation so wichtig ist und wo potentielle Stolperfallen liegen.

Um gleich mit der Umsetzung zu beginnen, stehen Ihnen außerdem gleich zwei Word-Vorlagen für eine Projektdokumentation zum Download bereit: Eine Vorlage für komplexe Projekte und eine kürzere Vorlage für kleinere Projekte. Hier geht's direkt zum Artikel mit Vorlage.

Software für Projektdokumentation

Durch den Einsatz von EDV bzw. Software entfällt mittlerweile meist die "aufbereitete Zusammenstellung" zu Gunsten einer kompletten digitalen Archivierung aller Projektdokumente (inklusive Korrespondenz) lokal oder in der Cloud. Ohne entsprechende Strukturierung und PriorisierungPriorisierungPriorisierung bedeutet die quantitative Bewertung von gleichartigen Elementen nach einem einheitlichen Maßstab und die anschließende Sortierung nach der so ermittelten Kennzahl in einer eindeutigen Reihenfolge. Zweck der Priorisierung ist es, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Elemente (z.B. Aufgaben, Projekte, Produkte usw.) zu ermitteln und entsprechend zu berücksichtigen. ist ein solcher Datenfriedhof jedoch nutzlos.

Viele Softwares haben Features zur Projektdokumentation, mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Ausprägungen. Eine passende Software finden Sie in unserer Software-Suche.

Nutzen von Projektdokumentation

• Wesentlich weniger Reibungsverluste durch Missverständnisse, da in Besprechungen alles protokolliert wird und für unterschiedliche Meinungen keine Diskussionsbasis besteht.
• Einheitliche Dokumentation erzeugt von Anfang an hohe Transparenz.
• Neue Mitarbeiter können in fünf bis acht Arbeitstagen voll produktiv arbeiten.
• Berichterstattung für Gremien benötigt wenig Zusatzaufwand.
• Kosten werden reduziert.

Projektdokumentation im PBOK Guide

Im PMBOK(R) GuidePMBOK(R) GuideDer PMBOK® Guide ist die US-amerikanische Norm für Projektmanagement und wird vom Project Management Institute (PMI®) herausgegeben. 2000 wird als Ergebnis des Projektabschlusses eine vollständige und strukturierte Sammlung von Projektdokumenten gefordert, die mit "project archives" bezeichnet wird. Eingang darin finden insbesondere die "product documentation" und die "performance measurement documentation".

Der PMBOK(R) Guide 2004 kennt den eigenen ProzessProzessEin Prozess ist nach ISO 8402 durch folgende Eigenschaften charakterisiert: Er besteht aus einer Menge von Mitteln und Tätigkeiten. Zu den Mitteln können Personal, Geldmittel, Anlagen, Einrichtungen, Techniken und Methoden gehören. Diese Mittel und Tätigkeiten stehen in Wechselbeziehungen Ein Prozess erfordert Eingaben. Ein Prozess gibt Ergebnisse aus. "Close Project", zu dessen Ergebnissen die Projektakten (Project Files), Dokumente über den offziellen Abschluss des Projekts (Project Closure Documents) und Erfahrungsdokumentationen (Historical InformationInformationIm Projektmanagement wird der Begriff " Information " aus Sicht der Disziplinen Wissensmanagement, Kommunikationstheorie und Informationstheorie verwendet. Dabei ist Information zu verstehen als strukturiert und zweckorientiert aufbereitete Daten, siehe hierzu auch ↑Projektinformation .) gehören.