Somit zählen Lastenheft, Pflichtenheft, Projektberichte und Projektabschlussbericht mindestens zur Projektdokumentation. Existiert ein Projekthandbuch (Projektakte), so kann dieses direkt in die Projektdokumentation überführt werden. Im Vorgehensmodell für Bauprojekte, der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) wird der Projektdokumentation eine eigene Phase gewidmet.

Durch den Einsatz von EDV entfällt mittlerweile meist die "aufbereitete Zusammenstellung" zu Gunsten einer kompletten Archivierung aller Projektdokumente (inklusive Korrespondenz) auf geeigneten Massenspeichern. Ohne entsprechende Strukturierung und Priorisierung ist ein solcher Datenfriedhof jedoch nutzlos.

Im PMBOK(R) Guide 2000 wird als Ergebnis des Projektabschlusses eine vollständige und strukturierte Sammlung von Projektdokumenten gefordert, die mit "project archives" bezeichnet wird. Eingang darin finden insbesondere die "product documentation" und die "performance measurement documentation".

Der PMBOK(R) Guide 2004 kennt den eigenen Prozess "Close Project", zu dessen Ergebnissen die Projektakten (Project Files), Dokumente über den offziellen Abschluss des Projekts (Project Closure Documents) und Erfahrungsdokumentationen (Historical Information) gehören.