Protokoll

English
Protokolle dokumentieren die Ergebnisse von Projektbesprechungen, ggf. auch ihren Verlauf. Während Berichte die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit dokumentieren und somit in die Vergangenheit orientiert sind, enthalten Protokolle Entscheidungen und Aufgaben. Protokolle beschreiben die Zukunft des Projekts.

Protokoll

English
Protokolle dokumentieren die Ergebnisse von Projektbesprechungen, ggf. auch ihren Verlauf. Während Berichte die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit dokumentieren und somit in die Vergangenheit orientiert sind, enthalten Protokolle Entscheidungen und Aufgaben. Protokolle beschreiben die Zukunft des Projekts.

Mängel in der Protokollführung resultieren daher in unmittelbaren Mängeln bei der SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. des Projekts.

Ein Protokoll muss auf jeden Fall folgende Informationen enthalten:

Gegebenenfalls gehören auch noch die Auflistung der Anlagen, Unterschriften und rechtliche Hinweise (Widerspruchsfristen) zum Protokoll.

Protokolle sollen so schnell als möglich nach der Besprechung vorliegen. In der Regel gilt hier eine Zeit von wenigen Tagen, um nicht bereits vom ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. überholt zu werden. Durch den Einsatz von Laptops und Beamern verbreitet sich die Protokollierung in Echtzeit immer mehr. Zwar muss dabei ein gewisser zeitlicher Mehraufwand in Kauf genommen werden, dafür liegt das Protokoll sehr schnell vor und Missverständnisse in der mündlichen Abstimmung werden effizient vermieden.

Zunehmend integrieren auch rechnergestützte Projektmanagement-Werkzeuge die DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . von Besprechungen. Der Vorteil hierbei ist, dass die projektrelevanten Entscheidungen in direktem Bezug zu Netz- oder BalkenplanBalkenplanDer Balkenplan (auch "Balkendiagramm" genannt) ist ein zeitskalierter Vorgangs-Knoten-Netzplan. Er zählt neben zeitlich nicht skaliertem Netzplan und Projektstrukturplan zu den bekanntesten Grafiken des Projektmanagements. vorliegen. Vor allem aber können die Aufgaben aus den Besprechungen direkt in die Aufgabenlisten des Tools übernommen werden. Für die nächste Besprechung kann dann das Tool wiederum den aktuellen Status dieser Aufgaben erstellen.

Bewertungen

Gesamt
Bewertungen 12
Kommentare 0