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Standards
PMF 2003
Synonyme
  • Reporting
Englischer
Begriff
  • Reporting

Berichtswesen

Das Berichtswesen ist Bestandteil des Projektinformationsmanagements. Aufgabe des Berichtswesens ist es, die Ergebnisse der Projektarbeit zu dokumentieren und vor allem zu kommunizieren. Es liefert die Datenbasis für das Projekt-Controlling und für die Projektsteuerung.

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Das Berichtswesen ist damit ein kritisches Element für das Projektmanagement, gleichzeitig wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden. Die Gründe hierfür sind der nicht unerhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten.

Um den Zeitaufwand für Berichte möglichst gering zu halten und sie leichter auswertbar zu gestalten, können stark formalisierte Berichtsvorlagen bis hin zu einfachen Formularen eingesetzt werden. Zusätzlicher Druck zur rechtzeitigen Abgabe von Berichten wird oftmals durch die Verbindung mit der Freigabe von Finanzmitteln ausgeübt.

Die inhaltliche Qualität der Berichterstattung ist hingegen eine Frage der Projektkultur. Probleme und Abweichungen müssen als Chancen und Herausforderungen gewertet werden. Sie dürfen nicht zur Abwertung der Arbeitsgruppe führen. Nur so wird auch die Offenheit der Berichterstattenden bestehen, über den tatsächlichen Projektfortschritt zu berichten und nicht über den erhofften.

Ein Ansatz hierfür kann z.B. in der Dokumentation der sogenannten "lessons learned" bestehen. Die Projektmitarbeiter werden explizit aufgefordert, Probleme und ihre Lösungen zu dokumentieren und über ein Wissensmanagementsystem der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen. Dadurch wird die Problemlösung zu einer Aufgabe des Unternehmens und die Benennung von Problemen erhöht die Chance ihrer schnellen Lösung.

Formell ist zwischen Berichten und Protokollen zu unterscheiden.

  • Berichte sind verdichtete Informationen über einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Bereich des Projekts. (z.B. vierteljährlicher Projektstatusbericht, Projektabschlussbericht)
  • Protokolle sind die Dokumentation von Ergebnissen eines Ereignisses oder Vorgangs zu einem bestimmten Zeitpunkt. (z.B. Protokoll des Jour Fixe, Prüfprotokoll der Qualitätssicherung)
Bei einem Bericht sind folgende Eigenschaften festzulegen:
  • Verantwortlicher Berichterstatter (nicht gleichbedeutend mit den Autoren)
  • Adressat und Verteiler
  • Gegenstand der Berichtserstattung
  • Berichtszeitraum
  • Häufigkeit der Berichtserstattung
  • Abgabetermin in Relation zur Häufigkeit (z.B. "jeweils 10 Arbeitstage nach Quartalsende")
  • Typ des Berichts (z.B. Dokumentation, Ergebnisbericht, Statusbericht)
  • Formelle Anforderungen (z.B. vorgeschriebene Vorlagen)
Ähnliches gilt für Protokolle, wobei die Zeitangaben hier auf das Ereignis abgestimmt sind:
  • Protokollführer
  • ggf. genehmigende Person
  • Adressat / Verteiler
  • Art des Ereignisses / Vorgangs
  • Typ des Protokolls (z.B. Besprechungsprotokoll, Testprotokoll)
  • Abgabetermin in Relation zum Ereignis (z.B. "1 Arbeitstag nach der Besprechung")
  • Formelle Voraussetzungen
Wie für alle Projektdokumente gelten auch für Protokolle und Berichte besonders hohe Anforderungen für Ablage und Aufbewahrung. Es muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass alle Berichte und Protokolle des gesamten Projektablaufs bei Bedarf den Berechtigten sofort zur Verfügung stehen. Andererseits unterliegen sie oftmals besonderen Geheimhaltungsvorschriften und müssen eigens vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

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Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 25.11.2002.
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