Berichtswesen

Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens.

Aufgabe des Berichtswesens ist es, den Stand und die Ergebnisse der Projektarbeit zu festgelegten Stichtagen zu dokumentieren und diese Dokumente so zu verteilen, dass jeder Projektbeteiligte genau die von ihm benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Aufbereitung vorliegen hat. Dadurch liefert das Berichtswesen die Datenbasis für das Projektcontrolling und für die Projektsteuerung.

Das Berichtswesen kann als Logistik des Projektinformationssystems angesehen werden.

Berichtswesen in der ICB4

Die ICB4 benennt in der Kompetenz "Organisation, Information und Dokumentation" (Bereich Technische Kompetenzen / Practice) auf abstrakter Ebene die Anforderungen an das Berichtswesen: "Die Kompetenz beinhaltet auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentation, Strukturen für die Berichterstattung und der projekt-internen Kommunikationsabläufe." (ICB4, Abschn. 4.5.5.).

Berichtswesen im PMBOK® Guide

Das Berichtswesen ist im PMBOK® Guide in den Prozessgruppen "Monitoring and Controlling" und "Closing" sowie im Wissensgebiet "Project Communication Management" enthalten. Aufgesetzt wird das Berichtswesen im Prozess "Plan Communication Management", in dem der "Communication Management Plan" erstellt wird. Dieser entspricht dem Kommunikationsplan. Dessen Einhaltung, d.h. die Qualitätssicherung für das Berichtswesen, wird im Prozess "Control Communications" überprüft.

Berichtswesen bei PRINCE2®

PRINCE2® zählt Berichte und zu den Steuerungsmitteln des Projekts. Es unterscheidet dabei zwischen zeit- und ereignisgesteuerten Steuerungsmitteln. Lediglich Statusberichte sind zeitgesteuert, alle anderen Kommunikationsvorgänge, z.B. auch Phasenabschlussberichte, sind hingegen ereignisgesteuert, d.h. durch das Eintreten eines definierten Ereignisses ausgelöst, z.B. durch das Beenden einer Phase. Dadurch ist das Berichtswesen bei PRINCE2® eng mit allen Prozessen und Themen verknüpft. Geregelt wird das Berichtswesen durch die sog. Kommunikationsmanagementstrategie (Version 2009, in Version 2017 "Communication Management Approach"). Das Manual bietet für acht Berichte Vorlagen, wie z.B. für Projektstatusbericht, Offener Punkt Bericht, Ausnahmebericht oder Projektabschlussbericht.

Berichtswesen in der DIN 69901:2009

Die DIN 699901-2009-1 Projektmanagement – Projektmanagementsysteme definiert den Begriff Berichtswesen nicht, verwendet ihn aber in den Prozessbeschreibungen des Normblatts "Teil 2: Prozesse, Prozessmodell". Von den insgesamt 59 Prozessen beschäftigen sich vier mit Aspekten des Berichtswesens: "Information, Kommunikation und Berichtswesen festlegen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation planen", "Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation steuern" sowie "Projektabschlussbericht erstellen".

Berichtswesen in der Projektpraxis

Das Berichtswesen ist einerseits ein erfolgskritisches Element für das Projektmanagement, andererseits wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden. Die Gründe hierfür sind der oft erhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten. Um den Zeitaufwand für Berichte möglichst gering zu halten und sie leichter auswertbar zu gestalten, können stark formalisierte Berichtsvorlagen bis hin zu einfachen Formularen eingesetzt werden.

Ihre besondere Bedeutung erhalten Projektberichte durch ihre Funktion als Entscheidungsgrundlagen. Häufig setzt die Freigabe von Phasen oder Ressourcen eine positive Beurteilung der letzten Berichte durch die Entscheider voraus.

Die inhaltliche Qualität der Berichterstattung ist eine Frage der Projektkultur. Wenn Lenkungsausschuss, Programm-Management oder Projektportfoliomanagement sich ihrer Unterstützungsfunktion für Projekte bewusst sind, fördert dies die Offenheit der Berichterstatter. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Projektberichte geschönt werden, um die angestrebten Freigaben zu erhalten.

Wie für alle Projektdokumente gelten auch für Protokolle und Berichte besonders hohe Anforderungen für Ablage und Aufbewahrung. Es muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass alle Berichte und Protokolle des gesamten Projektablaufs bei Bedarf den Berechtigten sofort zur Verfügung stehen. Andererseits unterliegen sie oftmals besonderen Geheimhaltungsvorschriften und müssen eigens vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Dieter Schiecke
2 Bewertungen
4.5
3 Kommentare
Bei umfangreichen Excel-Listen fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen. Abhilfe schafft die Bedingte Formatierung in Excel: Mithilfe von automatischen Fortschrittsbalken, Trendpfeilen, Statusampeln und Harvey Balls können Sie z.B. innerhalb der Tabelle die jeweilige Budgetauslastung darstellen, das geschätzte Risiko und die bereits abgelaufene Projektdauer abbilden oder eine Unter- bzw. Überschreitung der Planwerte veranschaulichen. Dieter Schiecke erklärt Ihnen im zweiten Teil seines Beitrags, wie Sie dabei vorgehen.
von Dr. Stefan Barth
11 Bewertungen
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3 Kommentare
Agiles Vorgehen und klassisches Projektcontrolling lassen sich nicht so ohne weiteres unter einen Hut bringen. So besteht z.B. oft Unklarheit über den Fertigstellungszeitpunkt, wenn das Team selbst entscheidet, wie viel es im jeweiligen Sprint umsetzen möchte. Dr. Stefan Barth beschreibt, wie es einem mittelständischen Software-Entwickler gelang, die Vorteile des agilen Vorgehens und die Erwartungen an ein aussagefähiges Berichtswesen zu vereinen.
von Carsten Schulze
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Im ersten Teil zeigte Carsten Schulze, wie Sie mit wenigen Handgriffen eine einfach zu bedienende Zeiterfassung sowie eine zentrale Projektseite einrichten. In diesem zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie Sie automatisierte Freigabe-Workflows einrichten und die Protokollierung im gesamten Projekt vereinfachen können.
von Carsten Schulze
5 Bewertungen
4.8
3 Kommentare
SharePoint ist in vielen Unternehmen, die Microsoft Office einsetzen, zwar vorhanden, doch für die Projektarbeit wird das Tool selten genutzt. Dabei hat SharePoint das Potenzial, den Aufwand für die Projektkommunikation deutlich zu senken. Denn damit kann der Projektleiter z.B. wichtige Projektinformationen für alle Beteiligten zentral zur Verfügung stellen – und das mit nur einigen wenigen Handgriffen, wie Carsten Schulze im ersten Teil dieses Beitrags zeigt.
von Jürgen Rosenstock
4 Bewertungen
4.75
1 Kommentar
Microsoft Project bot bis einschließlich Version 2010 eine eher rudimentäre und unfertige Berichtsfunktion, um Projekt- und Ressourcendaten für das Projektcontrolling darzustellen. Die Kritik vieler Benutzer hat sich Microsoft zu Herzen genommen und nun in der Version 2013 ausgereifte Funktionen für das Berichtswesen integriert. Nahezu alle Felder aus einem Projektplan inklusive Ressourcen- und Zuordnungsdaten lassen sich jetzt für Berichte nutzen, wobei der Anwender die Daten in fast jeder gewünschten Form aufbereitet kann. Jürgen Rosenstock gibt einen Einblick in die neue Berichtsfunktion und zeigt, wie Sie damit aussagekräftige Reports erstellen können.
von Wolfram Prüfer
14 Bewertungen
4.857145
6 Kommentare
Für die Projektsteuerung und -dokumentation gibt es ein Tool, das auf den ersten Blick für diese wichtige Aufgabe ungewöhnlich erscheint: Microsoft OneNote. Denn ursprünglich hat Microsoft das Programm als Software zur Notizerfassung konzipiert und nicht für die Projektdokumentation. Aber in OneNote steckt deutlich mehr; gerade durch die intuitive Bedienbarkeit und auch die Möglichkeit, Aufgaben mit denen von Outlook zu synchronisieren, eignet sich das Tool für kleinere und mittelgroße Projekten als zentrales Steuerungsinstrument. Wolfram Prüfer zeigt, wie der Einsatz von OneNote in der Praxis aussehen kann.
von Siegfried Diekow
14 Bewertungen
3.42857
3 Kommentare
Mit einer einheitlichen und vollständigen Projektdokumentation lässt sich viel Zeit sparen – und so die Wertschöpfung eines Projekts deutlich erhöhen. Doch häufig wird die Projektdokumentation als lästig empfunden und vernachlässigt. Dabei reichen einige wenige Regeln aus, um zu einer einheitlichen Dokumentation und damit effizienteren Projektarbeit zu gelangen. Siegfried Diekow zeigt, worauf Sie achten sollten.
von Marko Zotschew
4 Bewertungen
2.5
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Die Anzahl der Dateien, die im Rahmen der Projektarbeit gespeichert werden, kann schnell enorme Auswüchse annehmen. Benennt jeder Projektmitarbeiter dabei Ordner und Dateien nach Gutdünken, statt sie nach einem einheitlichen Konzept abzulegen, kommt es schnell zum Chaos. Um bei zukünftigen Projekten zu einer einheitlichen Ordnerstruktur und Dateibenennung zu gelangen, kann dafür als Orientierung die 5S-Methode hilfreich sein. Marko Zotschew stellt die Methode und ihre Anwendungsmöglichkeiten vor.
von Dr. Georg Angermeier
8 Bewertungen
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3 Kommentare
Der Projektstatusbericht liefert Entscheidungsträgern die notwendigen Informationen für kommende Entscheidungen. Aber was muss in ihm enthalten sein? Dr. Georg Angermeier erläutert, wie die einzelnen PM-Richtlinien den Projektstatusbericht verstehen, bezieht aber auch seine eigenen Erfahrungen mit ein. Der Autor beschreibt die einzelnen Bestandteile des Projektstatusberichts und erläutert ihren Zweck. Entscheiden Sie selbst, welche Teile Sie benötigen, um einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Projektstatusbericht zu erstellen.
von Marta Bednarczyk
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2.5
3 Kommentare
Agiles Vorgehen in der Softwareentwicklung boomt, durch häufiges Feedback und kurze Auslieferungszyklen sollen schließlich bessere Produkte entstehen. Ein wichtiges Thema wird dabei allerdings oft vernachlässigt: die Dokumentation der zu Beginn erhobenen Anforderungen. So reicht z.B. in Scrum die Dokumentation der User Stories für die spätere Wartung und Weiterentwicklung der Software alleine nicht aus. Marta Bednarczyk und Dr. Stefan Queins zeigen, warum eine Dokumentation der Anforderungen wichtig ist, wie Sie den richtigen Zeitpunkt für diese Tätigkeit finden und auf welche Weise Sie diese in den Scrum-Prozess integrieren können.
von Dieter Schiecke
6 Bewertungen
3.5
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Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.
von Markus Hahner
2 Bewertungen
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Microsoft Word bietet ab Version 2007 deutlich komfortablere Formular-Funktionen als in den Vorversionen. Wie Sie damit in der Praxis arbeiten, zeigte der erste Teil dieses Beitrags. In diesem abschließenden zweiten Teil stellen Markus Hahner und Dieter Schiecke fortgeschrittene Techniken für das Arbeiten mit Formularen vor. Sie erfahren, wie Sie für gut erkennbare Hinweistexte sorgen, wie Sie Formulare automatisieren können und auf welche Weise Sie Formulartext und Inhaltssteuerelemente vor dem Überschreiben und Löschen schützen.
von Markus Hahner
10 Bewertungen
3.3
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Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.
von Dr. Georg Angermeier
34 Bewertungen
3.64706
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Im Kommunikationsplan wird festgehalten, welche Projektbeteiligten welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigen. Das soll gewährleisten, dass Informationen vollständig und rechtzeitig dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Trotz dieser Vorteile wird in der Praxis nur selten ein Kommunikationsplan systematisch erstellt. Dabei lässt sich auf Basis der RACI-Matrix relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan anfertigen. Hieraus kann man schnell ersehen, wer welche Informationen benötigt. Dr. Georg Angermeier erklärt, wie man einen solchen Kommunikationsplan aufsetzt.
von Jessika Herrmann
20 Bewertungen
3.95
0 Kommentare
Sie müssen einen Text formulieren und wissen nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Jessika Herrmann zeigt, wie Sie in drei Schritten einen gut gegliederten und leicht verständlichen Text erstellen. Wenn Sie Ihre Texte auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten und überlegt formulieren, finden Sie nicht nur schnell einen guten Einstieg, sondern vermeiden auch Missverständnisse bei den Empfängern. Im Beitrag finden Sie dazu konkrete Anleitungen und anschauliche Textbeispiele.
von Dr. Tomas Bohinc
43 Bewertungen
3.95349
2 Kommentare
Sie wollen eine Projektidee, den Projektstatus oder ein anderes komplexes Thema präsentieren, Ihnen fehlt aber eine klare Struktur? Weiterhelfen kann Ihnen das "Prinzip der Pyramide. Es ist eine bewährte Technik, um Präsentationen vorzubereiten. Dr. Tomas Bohinc stellt die Technik vor und beschreibt anhand von Beispielen, wie man Projektpräsentationen so aufbauen kann, dass sie auch für Zuhörer ohne themenspezifisches Fach- oder Detailwissen leicht zu verstehen sind.
von Jessika Herrmann
30 Bewertungen
3.866665
1 Kommentar
Viele Texte im Geschäftsleben, wie z.B. Berichte oder Dokumentationen, sind kompliziert geschrieben und deshalb schwer verständlich: Der Empfänger muss die Sätze zweimal lesen und verliert dabei eine Menge Zeit und manchmal auch den letzten Nerv. Oft ergeben sich auch Missverständnisse. Dabei ist es gar nicht schwer, Texte so zu verfassen, dass sie leicht zu lesen und gut verständlich sind. Jessika Herrmann zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Texte mit drei einfachen Regeln verbessern können.
von Dr. Christoph Zahrnt
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Auf was sollen Kunde und Auftragnehmer achten, damit ein externes Software-Einführungsprojekt ein Erfolg wird? Dr. Christoph Zahrnt ging dieser Frage nach und befragte insgesamt mehr als 200 Personen - vorwiegend Projektmitarbeiter von Auftragnehmern - nach deren Erfahrungen. Ziel war zum einen, die Erfolgsfaktoren aus Auftragnehmersicht zu ermitteln, zum anderen herauszufinden, wer letztendlich die Verantwortung für deren Umsetzung trägt. Der Beitrag stellt die Ergebnisse der Befragung vor.
von Udo Mathee
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Effektives Projektmanagement ist eine wesentliche Voraussetzung, um Entwicklungspartnerschaften zu steuern und komplexe Produkte schnell auf den Markt zu bringen. In vielen Unternehmen fehlen jedoch die dafür nötigen Projektmanagement-Spezialisten. Abhilfe schaffen hier externe Fachleute, die als eigenverantwortliche Projektleiter mit ihren Erfahrungen und erprobten Methoden innovative Produkte bis zur Serienreife bringen. Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit, bestehende Prozesse von diesen externen Mitarbeitern prüfen zu lassen und für zukünftige Vorhaben zu optimieren. Udo Mathee, Mathias Mach und Dirk Zint beschreiben die Erfolgsfaktoren für eine gewinnbringende Zusammenarbeit und zeigen Möglichkeiten sowie Grenzen eines solchen Einsatzes auf.
von Chris Rupp
4 Bewertungen
3.5
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Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt ist das menschliche Verhalten. Bestimmte, meist unbewusste Handlungsweisen – so genannte Verhaltensmuster – sind jedoch für den Projektfortschritt hinderlich und können letztendlich zum Scheitern eines Projekts führen. Ein ausuferndes Berichtswesen, das die eigentliche Projektarbeit lähmt, ist z.B. eine häufig anzutreffende Folge solcher Muster. Chris Rupp und Christian Pikalek beschreiben in diesem Artikel, welche Ursachen für diesen so genannten "Reportismus" verantwortlich sind, wie man ihn frühzeitig erkennt und was man tun kann, um ihn von Anfang an wirkungsvoll zu vermeiden.
von Jessika Herrmann
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5
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Viele Menschen besuchen Präsentationen und Vorträge mit derselben Einstellung wie Kinovorstellungen: Mal schauen, was geboten wird. Dahinter verbirgt sich – ob bewusst oder unbewusst – eine Anspruchshaltung: Der Referent muss dafür sorgen, dass die Präsentation gut und für einen selbst möglichst angenehm verläuft. Man selbst sieht sich eher in der Rolle des Konsumenten, der während des Vortrags allenfalls die Aufgabe hat zuzuhören. Die Mitwirkungspflicht eines Zuhörers geht jedoch noch weiter. Jessika Herrmann zeigt, wie auch die Vortragsbesucher mit einfachen Mitteln dazu beitragen können, den Vortrag für alle Seiten angenehm zu gestalten.
von Cornelia Niklas
5 Bewertungen
4.6
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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.
von Norbert Hanke
4 Bewertungen
4.5
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In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.
von Dr. Martin Kärner
7 Bewertungen
3.857145
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Wie man systematische Schwächen in der Organisation und der Projektabwicklung frühzeitig erkennt und vermeidet, darüber wird in vielen Unternehmen häufig zu spät nachgedacht. "Hätten wir das nur rechtzeitig gewusst ..." Wenn dieser Ausspruch fällt, ist das Kind schon in den Brunnen gefallen und das Projekt wird meistens teurer als geplant. Ein nützliches Frühwarninstrument sind Kennzahlen. Im ersten Teil seines Artikels erklärt Dr. Martin Kärner, wann der Einsatz von Kennzahlensystemen sinnvoll ist, wie man sie gestaltet und worauf man bei ihrer Einführung achten sollte. Im zweiten Teil wird anhand eines Fallbeispiels die praktische Anwendung beschrieben.
von Ralf Wallner
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4
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Gerät ein Projekt in Schwierigkeiten und können zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, muss das früher oder später auch an den Kunden kommuniziert werden. Ob der Kunde daraufhin verärgert aus dem Vertrag aussteigt oder bereit ist, "im Boot" zu bleiben und den Auftragnehmer bei der Lösung der Probleme zu unterstützen, hängt entscheidend von der richtigen Kommunikationsstrategie ab. Ralf Wallner gibt in diesem Artikel praktische Tipps, was Sie als Projektleiter des Auftragnehmers bei der Kommunikation mit dem Kundenprojektleiter beachten sollten, wenn Ihr Projekt z.B. nicht planmäßig beendet werden kann oder wenn Leistungskürzungen anstehen.
von Dr. Georg Angermeier
2 Bewertungen
4.5
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Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte – Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Dr. Georg Angermeier stellt einfache Methoden vor, mit denen es auch "Schreib-Muffeln" gelingt, ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.
von Peter Esposito
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Nicht immer ist die Zentralisierung der Informationstechnologie ein Allheilmittel, mit dem Unternehmen Synergieeffekte erreichen und ihre Kosten senken können. Vor allem wenn über Landesgrenzen hinweg Datenverarbeitung und Prozesse zusammengelegt werden, birgt dies Risiken, die den langfristigen operativen Nutzen dieser Strategie in Frage stellen. Diese Erfahrung machte auch eine international tätige Bank, deren zentralisierte Anwendungs- und Datenarchitektur zur Kosten- und Qualitätsfalle zu werden drohte. Aus strategischen Gründen entschied sich die Bank für ein Dezentralisierungsprojekt, um lokale Anwendungen von konzernweit verwendeten zu trennen. Peter Esposito schildert das Projekt aus Sicht der deutschen Niederlassung.
von Berta Schreckeneder
10 Bewertungen
3.7
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Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.
von Dr. Martin Kärner
3 Bewertungen
3
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Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps.
von Dr. Martin Kärner
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Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten.
von Dieter Schiecke
1 Bewertung
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Bei der Datenerfassung und bei Projektberichten wird oft für jeden Monat ein separates Projektblatt in Microsoft Excel angelegt. Werden die Daten dann ausgedruckt, besteht häufig der Wunsch, dass neben dem Dateiname auch der komplette Pfad zum Ablageort sowie der Blattname erscheinen. Im aktuellen Tipp beschreibt Dieter Schiecke eine elegante Möglichkeit, wie Sie mit Hilfe einer Tabellenfunktion die gewünschten Angaben an jeder beliebigen Stelle auf dem Projektblatt erzeugen können.
von Jürgen Rohr
2 Bewertungen
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Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.
von Dr. Peter Duwe
9 Bewertungen
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Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing-Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen.
von Francisco Gomez Alvarez
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Viele Unternehmen bringen sich durch ein unzureichendes Projektmanagement um die Chance, auch kritische Projekte erfolgreich abzuschließen und aus den Ergebnissen zu lernen. Dies ergab eine unabhängige Benchmarking-Studie bei führenden Finanzdienstleistern in Deutschland. Als Hauptschwachstellen deckte die Studie Defizite im Risikomanagement, in der Qualitätssicherung der Projektergebnisse und in der Erfolgskontrolle auf. Da jedoch andere Prozesse einen höheren Reifegrad haben, wiegen sich viele Unternehmen in Scheinsicherheit. Francisco Gomez Alvarez, Kai M. Morscheck und Jörg Uwer analysieren in ihrem Beitrag die Ergebnisse der Studie und geben Empfehlungen zu deren Konsequenzen.
von Cornelia Niklas
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Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".
von Dieter Schiecke
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Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit Microsoft PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie dabei in Microsoft PowerPoint 97/2000 vorgehen. Zwei Beispielvorlagen zum Herunterladen helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung.
von Dr. Herbert Borchardt
10 Bewertungen
2.1
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Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen. Das gilt vor allem, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet. Dieser Tipp beschreibt, was Sie beim Speichern und Verteilen von Dokumenten (Projektplan, Protokolle, Berichte, etc.) beachten sollten, damit Sie wichtige Informationen später ohne Probleme wieder finden. Nur bei einer frühzeitigen Planung lassen sich Schwierigkeiten wegen eines uneinheitlichen Dokumentenformats vermeiden.
von Bernd Hilgenberg
9 Bewertungen
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Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.
von Gisela Müller
6 Bewertungen
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"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.
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