Die To-do-Liste oder Aufgabenliste ist die einfachste Form eines Plans. In ihr werden die durchzuführenden Aufgaben mindestens mit Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit aufgelistet.
Eine ausführliche To-do-Liste sollte folgende Angaben enthalten:
Im Prozess "Define Activities" des PMBOK Guide wird die sogenannte "Activity List" (Vorgangsliste) erstellt. Sie ist eine Liste aller Vorgänge des Terminplans und stellt damit eine Form der To-do-Liste dar. Allerdings stellt die Vorgangsliste im PMBOK Guide lediglich ein Zwischenergebnis auf dem Weg zum Terminplan dar und wird nicht weiter für Steuerung und Überwachung verwendet.
Das Standardwerk der GPM empfiehlt für die Terminplanung ebenfalls die Erstellung einer Vorgangsliste, die dort synonym auch "Vorgangssammelliste" genannt wird.
Das operative Arbeiten mit To-do-Listen wird dort ebenfalls nicht beschrieben.
Da bei PRINCE2 das Grundprinzip der Produktorientierung insbesondere bei der Erstellung von Plänen zum Tragen kommt, entsteht beim Planungsprozess gemäß PRINCE2 keine Vorgangsliste, sondern eine Produktliste.
Es ist auffällig, dass die Verwendung von To-do-Listen (bzw. Aufgabenlisten) für die Projektdurchführung von keiner Norm oder Richtlinie explizit benannt oder beschrieben wird, obwohl sie vermutlich die am häufigsten eingesetzte Methode zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten ist.
Ein Grund dafür könnte sein, dass alle Normen und Richtlinien erst den Terminplan in Netzplandarstellung als vollwertigen Projektplan anerkennen und die To-do-Liste implizit als laienhaft abwerten.
Wesentlich Nachteile der To-do-Liste scheinen dieser Bewertung zunächst recht zu geben:
Für einfache Projekte, bei denen der Projektleiter den vollständigen Überblick über alle durchzuführenden Aufgaben bewahren kann, kann daher die To-do-Liste vollständig für Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts ausreichen.
Hinzu kommen die Möglichkeiten moderner Tabellenkalkulationsprogramme, die eine To-do-Liste nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren können. Dadurch kann aus einer zunächst unübersichtlichen To-do-Liste schnell eine individuelle To-do-Liste für eine Person sortiert nach Fälligkeitsdatum und Priorität erstellt werden.
Aus diesen Überlegungen ergibt sich, dass die Führung einer To-do-Liste innerhalb eines Projekts für alle Arbeiten sinnvoll ist, die innerhalb des Terminplans nicht weiter aufgegliedert sind. Wenn z.B. der Terminplan des Projekts lediglich die einzelnen Arbeitspakete enthält, dann sollte für jedes Arbeitspaket eine To-do-Liste erstellt werden. Mit Hilfe einer solchen To-do-Liste ist es dann z.B. möglich, den Fortschrittsgrad der Bearbeitung zuverlässig abzuschätzen, am einfachsten, indem man abzählt, wie viele Punkte der To-do-Liste bereits erledigt sind.
