Eine ausführliche Aufgabenliste sollte folgende Angaben enthalten:

• Nummer der Aufgabe als eindeutige Kennzeichnung der Aufgabe
• Kurzbezeichnung der Aufgabe
• Aufgabenbeschreibung (ggf. mit Verweis auf ein ausführliches Dokument)
• Für die Erledigung der Aufgabe zuständige Person oder Organisationseinheit
• Fälligkeitsdatum
• Priorität der Bearbeitung
• Status der Bearbeitung. Typische Status sind: nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, abgenommen.
• Beginn der Bearbeitung
• geschätzter Aufwand für die Durchführung
• zur Abnahme des Ergebnisses befugte Person oder Organisationseinheit
• tatsächliches Datum der Erledigung
• Beschreibung des erzielten Ergebnisses

Je nach Einsatzzweck der Aufgabenliste kann sie auf nur wenige dieser Angaben verkürzt sein (z.B. nur Kurzbezeichnung und zuständige Person) oder um noch weitere Angaben ergänzt werden, z.B. um Ist-Werte für Arbeitsaufwand und Kosten.

PMBOK Guide

Im Prozess "Define Activities" des PMBOK Guide wird die sogenannte "Activity List" (Vorgangsliste) erstellt. Sie ist eine Liste aller Vorgänge des Terminplans und stellt damit eine Form der Aufgabenliste dar. Allerdings stellt die Vorgangsliste im PMBOK Guide lediglich ein Zwischenergebnis auf dem Weg zum Terminplan dar und wird nicht weiter für Steuerung und Überwachung verwendet.

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)

Das Standardwerk der GPM empfiehlt für die Terminplanung ebenfalls die Erstellung einer Vorgangsliste, die dort synonym auch "Vorgangssammelliste" genannt wird.

Das operative Arbeiten mit Aufgabenlisten wird dort ebenfalls nicht beschrieben.

PRINCE2

Da bei PRINCE2 das Grundprinzip der Produktorientierung insbesondere bei der Erstellung von Plänen zum Tragen kommt, entsteht beim Planungsprozess gemäß PRINCE2 keine Vorgangsliste, sondern eine Produktliste.

Erläuterungen und Kommentar

Es ist auffällig, dass die Verwendung von Aufgabenlisten (bzw. To-do-Listen) für die Projektdurchführung von keiner Norm oder Richtlinie explizit benannt oder beschrieben wird, obwohl sie vermutlich die am häufigsten eingesetzte Methode zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten ist.

Ein Grund dafür könnte sein, dass alle Normen und Richtlinien erst den Terminplan in Netzplandarstellung als vollwertigen Projektplan anerkennen und die Aufgabenliste implizit als laienhaft abwerten.

Wesentlich Nachteile der Aufgabenliste scheinen dieser Bewertung zunächst recht zu geben:

• Aus der Aufgabenliste lässt sich keine Prognose über die voraussichtliche Projektdauer ableiten.
• Eine einfache Aufgabenliste erlaubt keine übersichtliche Strukturierung, z.B. nach Arbeitspaketen
• Die Aufgabenliste kann Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben nicht ausreichend darstellen.

Andererseits stellt eine Aufgabenliste eine Darstellungsform eines Plans dar, die jedem Mitarbeiter auch ohne Vorkenntnisse sofort verständlich ist.

Für einfache Projekte, bei denen der Projektleiter den vollständigen Überblick über alle durchzuführenden Aufgaben bewahren kann, kann daher die Aufgabenliste vollständig für Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts ausreichen.

Hinzu kommen die Möglichkeiten moderner Tabellenkalkulationsprogramme, die eine Aufgabenliste nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren können. Dadurch kann aus einer zunächst unübersichtlichen Aufgabenliste schnell eine individuelle Aufgabenliste für eine Person sortiert nach Fälligkeitsdatum und Priorität erstellt werden.

Aus diesen Überlegungen ergibt sich, dass die Führung einer Aufgabenliste innerhalb eines Projekts für alle Arbeiten sinnvoll ist, die innerhalb des Terminplans nicht weiter aufgegliedert sind. Wenn z.B. der Terminplan des Projekts lediglich die einzelnen Arbeitspakete enthält, dann sollte für jedes Arbeitspaket eine Aufgabenliste erstellt werden. Mit Hilfe einer solchen Aufgabenliste ist es dann z.B. möglich, den Fortschrittsgrad der Bearbeitung zuverlässig abzuschätzen, am einfachsten, indem man abzählt, wie viele Punkte der Aufgabenliste bereits erledigt sind.