Virtueller Projektraum

Für die Nutzung eines internetbasierenden Projektmanagementsystems als Dokumentations- und Informationszentrale gibt es noch keine einheitliche Begriffsbildung. Der Begriff des "Virtuellen Projektraums" entstand vermutlich 1999 beim Aufbau internetbasierender Bauprojektmanagementsysteme.

Im Gegensatz zu dem ebenfalls gebräuchlichen Begriff des "Projektportals" gibt der Begriff "Projektraum" besser wieder, dass es sich hier um ein zunächst geschlossenes System für die Projektbeteiligten handelt, das nicht für die Allgemeinheit zugänglich ist.

Ein virtueller Projektraum kann als Oberbegriff für alle internetbasierenden Dienstleistungen für ein Projekt aufgefasst werden. Hierzu gehören beispielsweise ein Projektmanagementsystem (Dokumenten-, Kommunikations- und Prozessmanagement), die Anbindung an eine Ausschreibungsplattform (E-Procurement) und der Zugang zu einer Wissensbasis.

Der größte Nutzen eines virtuellen Projektraumes ergibt sich für räumlich und zeitlich verteilt arbeitende Projektteams, aber auch innerhalb eines Unternehmens unterstützen seine Funktionen die Arbeit eines Projektbüros erheblich. Überflüssig wird das Projektbüro bzw. Projektsekretariat dadurch keineswegs, es benötigt aber weniger Regale, die Prozesse werden erheblich beschleunigt und Kommunikationskosten reduziert. Nach wie vor muss auch ein virtueller Projektraum gepflegt werden und ein zentraler Ansprechpartner für die Projektverwaltung zur Verfügung stehen (Projektassistent).

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Seit einigen Jahren rückt Social Collaboration immer mehr in den Fokus von Unternehmen. Für projektorientierte Organisationen sind entsprechende Software-Systeme besonders interessant, da sie u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern. Philipp Flößer zeigt anhand seiner Studienergebnisse auf, wie die verschiedenen Systeme Projektarbeit unterstützen können und gibt Empfehlungen, welche sich für bestimmte Projekt- und Teamarten eignen.
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Projektleiter, welche die Führung eines virtuellen Teams übernehmen, stehen vor besonderen Herausforderungen. Dr. Tomas Bohinc stellt diese Herausforderungen bei einer Führung auf Distanz vor, beschreibt die Prinzipien, nach denen ein Projektleiter in einer solchen Situation handeln sollte, und die besonderen Kompetenzen, die er dafür benötigt. Und er zeigt, wie die elektronischen Medien eingesetzt werden können, damit ein virtueller Arbeitsraum entsteht, der die persönliche Beziehung der Teammitglieder zueinander fördert.
von Dr. Tomas Bohinc
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von Prof. Dr. Michael Reiß
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Schnell, kostengünstig und wirkungsvoll – so sollen Projekte idealerweise abgewickelt werden. Doch wie lassen sich diese teils gegensätzlichen Anforderungen erfüllen? Können Web-2.0-Instrumente, wie Wikis, Blogs oder Online-Befragungen die Projektabwicklung tatsächlich unterstützen? Eine an der Universität Stuttgart durchgeführte Online-Befragung von Projektleitern, Führungskräften und Fachexperten aus dem Bereich Neue Medien sollte diese Frage klären. Prof. Dr. Michael Reiß, Frank Ehrenmann und Dirk Steffens vom Lehrstuhl für Organisation am Betriebswirtschaftlichen Institut stellen die Ergebnisse vor und zeigen, welche Potenziale die Web-2.0-Instrumente zur Unterstützung der Projektarbeit haben.
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Um in verteilten oder großen Projektteams die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Abstimmungsaufwand zu reduzieren, sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server eine gute Lösung. Die Projektdokumente werden hier zentral und für alle Beteiligten einsehbar abgelegt und Listen können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server als preisgünstige Internet-Lösung mieten kann. Robert Hasler beschreibt anhand eines Fallbeispiels, wie der Sharepoint-Server in einem komplexen Einzelprojekt eingeführt wurde und was es dabei zu beachten gab.
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Der Einsatz von Projektmanagement-Software ist meist auf Termin- und Kostenplanung sowie Überwachung beschränkt. Doch auch für die effiziente Zusammenarbeit wird IT-Unterstützung immer wichtiger – vor allem, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Für diese Aufgabe stehen leistungsfähige Systeme – sogenannte Collaboration-Plattformen – zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint Server von Microsoft. Boris Ovcak zeigt, wie sich typische Herausforderungen aus dem Projektalltag damit bewältigen lassen und welche Besonderheiten bei dessen Einsatz zu beachten sind.
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In den vergangenen Jahren hat Soziale Software auch im Projektmanagement einen immer höheren Bedeutungsgrad erlangt. Sie bietet verteilten Teams in kleinen Projekten eine gemeinsame Plattform, um Dokumente und Informationen auszutauschen. Dr. Rolf Kremer erklärt, welche Funktionen in Social Software zur Verfügung stehen und wie diese Systeme die Selbstorganisation des Teams und damit die Abwicklung von Kleinprojekten unterstützen können.
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Das virtuelle Projektbüro im Internet – mit "Software as a Service" (SaaS) ist man dieser Vision einen Schritt näher gekommen: Unternehmen können Soft- und Hardware für ihre Projektarbeit mieten; ihre Mitarbeiter greifen dann über das Internet auf diese Systeme zu und verwalten hier ihre Projekte. Doch ist das wirklich sinnvoll? Sind lokale Installationen nicht doch leistungsfähiger und sicherer? Welchen Nutzen bietet eine Internet-Lösung und wo liegen ihre Grenzen? Diese Fragen beantwortet Dr. Mey Mark Meyer in seinem Artikel. Im Anhang liefert er außerdem eine Checkliste zur Auswahl einer SaaS-Lösung für Projektmanagement.
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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.
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Moderne Informations- und Kommunikationstechnik ermöglicht die Zusammenarbeit von Personen, die räumlich getrennt sind. Damit diese virtuellen Teams erfolgreich arbeiten können, reicht eine leistungsfähige Technik allein nicht aus; die Mitarbeiter müssen auch auf die neue Art der Kommunikation vorbereitet und als Team aktiv gemanaget werden. Dr. Oliver Keiser zeigt, worauf es dabei ankommt und welche typischen Stolperfallen es gibt.
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Kommunikation und Information verlaufen in vielen Projekten eher chaotisch und zufällig: Dokumente kursieren in verschiedenen Versionen, Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden. Aber wie lässt sich eine zielgerichtete Kommunikation erreichen? Durch den Einsatz eines Projektportals. Petra Berleb zeigt in ihrem Artikel, wie ein Projektportal aufgebaut ist, welchen Nutzen es bietet und wie man es schrittweise einführt.
von Dr. Georg Angermeier
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Neben den klassischen Softwareanbietern für Architekten und Bauingenieure präsentieren sich auf der "Architektur, Computer, Systeme" (ACS) in Frankfurt jedes Jahr auch die Anbieter von internetbasierten Projektmanagement-Systemen (IBPM) für das Bauwesen. Unser Autor, Dr. Georg Angermeier, hat sich für Sie auf der Messe umgesehen.
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Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Artikel, warum sich die amerikanischen Anbieter aus Deutschland zurückgezogen haben und welche der deutschen und europäischen Firmen sich etablieren konnten.
von Helga Schubert
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Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.
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Im Zusammenhang von Informationstechnologie und Projektmanagement gibt es zur Zeit zwei große Schwerpunkte: Projektmanagement in Groupware-Systemen und Projektmanagement im Internet. Beides ist aus der Notwendigkeit entstanden, immer mehr Projekte parallel mit verteilten Teams in kürzerer Zeit zu realisieren. Dadurch entstehen völlig neue Anforderungen an Kommunikationswege und somit an die IT-Infrastruktur. Dieser Artikel von Campana & Schott zeigt auf, wie Sie Projektmanagement erfolgreich im Intra- und Internet-Bereich umsetzen und welche Hersteller bereits PM-Tools für diese Anforderungen anbieten.
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