Virtuelles Projektteam

Projektteams, deren Mitglieder räumlich verteilt und meist zeitlich versetzt arbeiten und die hauptsächlich über Datenfernübertragung (E-Mail, Virtueller Projektraum u.ä.) miteinander kommunizieren, kann man in Analogie zu dem Begriff "virtuelle Unternehmen" auch als "virtuelle Projektteams" bezeichnen.

Die Einrichtung virtueller Projektteams ist oftmals durch die Rahmenbedingungen erzwungen. Die Bündelung von Fachkompetenzen an bestimmten Unternehmensstandorten und internationales Zusammenarbeiten erfordern, dass die einzelnen Projektbeteiligten die Kommunikationsmöglichkeiten des Internets intensiv nutzen.

Im Extremfall wird ein Projekt von drei internationalen Teams ohne zeitliche Unterbrechung rund um die Uhr bearbeitet. Die Teams kennen sich dabei nur über den virtuellen Projektraum.

Nachteile virtueller Projektteams sind:

  • Es entsteht keine Motivation aus der Gruppensituation heraus
  • Die Kommunikation per E-Mail erhöht die Gefahr von Missverständnissen
  • Die Anforderungen an die Projektleitung steigen enorm
Demgegenüber stehen die Vorteile:
  • Es fallen keine Reisekosten an.
  • Die Entwicklungsgeschwindigkeit kann drastisch erhöht werden.
  • Produkte für den internationalen Markt werden von internationalen Experten entwickelt
  • Fachkompetenz kann weiträumig, ggf. sogar weltweit eingesetzt werden

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Dr. Tomas Bohinc
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Begegnen Angehörige verschiedener Kulturen einander, kann es in der Kommunikation leicht zu Missverständnissen kommen. Diese erschweren die Zusammenarbeit im Projekt. Dr. Tomas Bohinc benennt die 11 wichtigsten "Hot Spots", bei denen die kulturellen Unterschiede am gravierendsten sind. Und er stellt verschiedene Methoden vor, wie Sie als Projektleiter im Meeting diese Hot Spots im Projektteam sinnvoll ansprechen und mit diesem gemeinsam eine eigene Projektkultur entwickeln.
von Line Jehle
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Mitglieder virtueller Teams arbeiten an verschiedenen Orten, manchmal auch in unterschiedlichen Zeitzonen und können dadurch kein Gefühl der Zusammengehörigkeit entwickeln. Um die emotionale Distanz zu überbrücken, kann der Projektleiter mit der sog. "Critical-Incidents-Methode" eine lebendige Gesprächskultur etablieren. Diese Methode wird in regelmäßigen virtuellen Zusammenkünften angewendet. Sie hilft nicht nur, Probleme im Projekt gemeinschaftlich zu lösen, sondern auch zu reflektieren, wenn die Zusammenarbeit besonders gut gelaufen ist.
von Philipp Flößer
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Seit einigen Jahren rückt Social Collaboration immer mehr in den Fokus von Unternehmen. Für projektorientierte Organisationen sind entsprechende Software-Systeme besonders interessant, da sie u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern. Philipp Flößer zeigt anhand seiner Studienergebnisse auf, wie die verschiedenen Systeme Projektarbeit unterstützen können und gibt Empfehlungen, welche sich für bestimmte Projekt- und Teamarten eignen.
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von Dr. Tomas Bohinc
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Projektleiter, welche die Führung eines virtuellen Teams übernehmen, stehen vor besonderen Herausforderungen. Dr. Tomas Bohinc stellt diese Herausforderungen bei einer Führung auf Distanz vor, beschreibt die Prinzipien, nach denen ein Projektleiter in einer solchen Situation handeln sollte, und die besonderen Kompetenzen, die er dafür benötigt. Und er zeigt, wie die elektronischen Medien eingesetzt werden können, damit ein virtueller Arbeitsraum entsteht, der die persönliche Beziehung der Teammitglieder zueinander fördert.
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Im Projektgeschäft ist Verständigung über elektronische Medien, wie E-Mail und Handy, Standard, insbesondere wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Elektronische Kommunikation hat jedoch einen Nachteil: Sie muss ohne nonverbale Signale auskommen! Renate Raschke erklärt in diesem Beitrag, warum diese für eine gelungene Kommunikation so wichtig sind und wie Sie deren Fehlen im Projektalltag ausgleichen können.
von Dr. Tomas Bohinc
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Teammeetings haben im Projekt eine wichtige Funktion: Sie dienen nicht nur dem Informationsaustausch und der Entscheidungsfindung, sondern stärken auch den Zusammenhalt. Lässt sich dafür kein Präsenzmeeting durchführen – z.B. weil die Mitglieder als virtuelles Team an unterschiedlichen Orten arbeiten –, kann der entsprechende Austausch auch per Telefonkonferenz stattfinden. Dr. Tomas Bohinc erklärt in diesem Tipp, unter welchen organisatorischen und strukturellen Rahmenbedingungen ein Teammeeting per Telefonkonferenz ebenso strukturiert und lösungsorientiert ablaufen kann, wie ein Präsenzmeeting.
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Was haben eine Kaffemaschine und Instant Messaging gemeinsam? Beide erfüllen eine wichtige Aufgabe: Sie fördern den informellen Austausch zwischen den Teammitgliedern – und damit den Aufbau von Vertrauen und Teamgeist. Während Mitglieder von lokalen Teams den gemeinsamen Plausch beim Kaffeeholen nutzen können, um die Beziehungsebene zu pflegen, muss dies bei internationalen Teams auf anderem Weg erfolgen. Gudrun Höhne zeigt, welchen Beitrag Instant Messaging dazu leisten kann und auf was Sie bei der Verwendung dieses Kommunikationsmediums achten sollten.
von Gudrun Höhne
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Bei einem internationalen, virtuellen Projektteam sind die Budgetentscheider häufig der Meinung, dass ein Präsenz-Kick-off nicht notwendig ist. Die zentrale Frage dabei lautet oft: Rechtfertigt das Projekt überhaupt eine solche Investition? Gerade bei großen, wichtigen Projekten sollte man sich diese Frage gar nicht erst stellen, meint Gudrun Höhne. Sie beleuchtet in diesem Tipp die wichtigsten Gründe für die Durchführung eines Präsenz-Kick-offs und zeigt, was bei der Gestaltung des Meetings unbedingt zu beachten ist. Lässt sich ein virtueller Kick-off nicht vermeiden, erfahren Sie darüber hinaus, welche Stolpersteine Sie dabei aus dem Weg räumen sollten.
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Webkonferenzen sind in vielen virtuellen Teams mittlerweile ein fester Bestandteil der Besprechungskultur. Über ein entsprechendes Konferenz-Tool können sie sich einfach untereinander austauschen und abstimmen. Doch für den Moderator stellen Webkonferenzen häufig eine große Herausforderung dar: Er muss sie inhaltlich strukturieren und moderieren, die Technik beherrschen und die Teilnehmer aktiv miteinbeziehen. Dr. Tomas Bohinc zeigt die Möglichkeiten von Webkonferenzen auf und gibt zahlreiche Tipps, um sie abwechslungsreich und interessant zu gestalten.
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Der erste Teil dieser Artikelfolge beschrieb, wie sich die Kommunikation durch elektronische Kommunikationsmedien verändert, welche Probleme daraus entstehen und wie sich diese vermeiden lassen, wenn die Teilnehmer ihr Kommunikationsverhalten entsprechend verändern. In diesem zweiten und abschließenden Teil zeigt Dr. Tomas Bohinc, welche Medien für die Kommunikation in virtuellen Teams verwendet werden können und welches Medium sich bei der virtuellen Teamarbeit für welche Anlässe eignet. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps für die Benutzung dieser Medien.
von Dr. Tomas Bohinc
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Die Projektarbeit in virtuellen Teams hat in den letzten beiden Jahrzehnten stark zugenommen. Durch die räumliche Trennung birgt die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern jedoch einige Herausforderungen, wie Dr. Tomas Bohinc in dieser zweiteiligen Artikelserie darstellt. Im ersten Teil beschreibt er gängige Kommunikationsmodelle und zeigt, wie sich diese auf virtuelle Teams übertragen lassen. Darüber hinaus gibt er konkrete Tipps, wie Sie die Kommunikation verbessern können.
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Die Vielfalt in (Projekt-)Teams gehört in Unternehmen zunehmend zum Alltag. Hochqualifizierte Fachkräfte – Frauen wie Männer, Junge und Alte sowie Menschen aus verschiedenen Kulturen – müssen angeworben und dauerhaft an das Unternehmen gebunden werden. In diesem abschließenden zweiten Teil der Artikelserie zeigt Dr. Hans-Jürgen Jeebe, mit welchen Maßnahmen die Unternehmensführung, die Personalabteilung und die Projektleiter dazu beitragen können, Diversity Management im eigenen Unternehmen zu etablieren und zu leben.
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Schnell, kostengünstig und wirkungsvoll – so sollen Projekte idealerweise abgewickelt werden. Doch wie lassen sich diese teils gegensätzlichen Anforderungen erfüllen? Können Web-2.0-Instrumente, wie Wikis, Blogs oder Online-Befragungen die Projektabwicklung tatsächlich unterstützen? Eine an der Universität Stuttgart durchgeführte Online-Befragung von Projektleitern, Führungskräften und Fachexperten aus dem Bereich Neue Medien sollte diese Frage klären. Prof. Dr. Michael Reiß, Frank Ehrenmann und Dirk Steffens vom Lehrstuhl für Organisation am Betriebswirtschaftlichen Institut stellen die Ergebnisse vor und zeigen, welche Potenziale die Web-2.0-Instrumente zur Unterstützung der Projektarbeit haben.
von Detlev Stabenow
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Virtuelle Teams müssen die meiste Zeit ohne persönlichen Austausch zusammenarbeiten. Für die erfolgreiche Arbeit ist es in dieser Situation besonders wichtig, dass die Teammitglieder Vertrauen zueinander entwickeln. Detlev Stabenow gibt konkrete Tipps, was ein Projektleiter tun kann, um das Vertrauen im virtuellen Team zu fördern und aufrecht zu erhalten.
von Dr. Jörg Storm
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Internationale Projekte stellen Projektleiter vor spezielle Herausforderungen: Kulturelle Eigenheiten führen zu uneinheitlicher Gewichtung von Projektzielen und -prozessen, Zeit- und Budgetüberschreitungen sind an der Tagesordnung. Warum das so ist, sollte eine empirische Studie klären. Auf Basis des international verbreiteten PM-Standards PMBOK(R) Guide untersuchte Dr. Jörg Storm, wie viel Zeit Projektmitarbeiter aus Deutschland, Japan und den USA für die Umsetzung der einzelnen PM-Prozesse aufwenden. Die Ergebnisse der Studie, die er gemeinsam mit Marcus Müller vorstellt, liefern eine wichtige Orientierung bei internationalen Projekten und zeigen, auf welche PM-Prozesse sich ein Projektleiter besonders konzentrieren muss, um Projekte mit deutschen, japanischen und amerikanischen Teammitgliedern erfolgreich abzuschließen.
von Sven Kreimendahl
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Häufig scheitern Zusammenschlüsse ganzer Unternehmen (Mergers) und Eingliederungen von Fremdunternehmen (Acquisitions), weil die errechneten Synergiepotenziale nicht erreicht werden. Die Ursache liegt oft darin, dass mangels einer standardisierten Vorgehensweise nicht ausreichend präzise Daten vorliegen und somit z.B. die Aufwände für die Integration der Unternehmens-IT falsch eingeschätzt werden. Sven Kreimendahl beschreibt in diesem Artikel die Kernelemente einer Projektmanagement-Methode für IT-Integration und zeigt, welche Vorteile diese bringt.
von Nicolai Rathmann
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Videokonferenzen sind eine gute Alternative zu Präsenzmeetings – insbesondere wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Denn Videokonferenzen ermöglichen zum einen eine persönliche Atmosphäre und zum anderen lassen sich Reisekosten einsparen. Nicolai Rathmann erklärt, wann Videokonferenzen sinnvoll sind und worauf Sie bei Vorbereitung, Technik und Durchführung achten sollten.
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In den vergangenen Jahren hat Soziale Software auch im Projektmanagement einen immer höheren Bedeutungsgrad erlangt. Sie bietet verteilten Teams in kleinen Projekten eine gemeinsame Plattform, um Dokumente und Informationen auszutauschen. Dr. Rolf Kremer erklärt, welche Funktionen in Social Software zur Verfügung stehen und wie diese Systeme die Selbstorganisation des Teams und damit die Abwicklung von Kleinprojekten unterstützen können.
von Dr. Mey Mark Meyer
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Das virtuelle Projektbüro im Internet – mit "Software as a Service" (SaaS) ist man dieser Vision einen Schritt näher gekommen: Unternehmen können Soft- und Hardware für ihre Projektarbeit mieten; ihre Mitarbeiter greifen dann über das Internet auf diese Systeme zu und verwalten hier ihre Projekte. Doch ist das wirklich sinnvoll? Sind lokale Installationen nicht doch leistungsfähiger und sicherer? Welchen Nutzen bietet eine Internet-Lösung und wo liegen ihre Grenzen? Diese Fragen beantwortet Dr. Mey Mark Meyer in seinem Artikel. Im Anhang liefert er außerdem eine Checkliste zur Auswahl einer SaaS-Lösung für Projektmanagement.
von Gisela Punzet
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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.
von Dr. Martin Kärner
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Das virtuelle Team ist aufgestellt, das Projekt hat begonnen und dank der Vorarbeiten des Projektleiters läuft die Arbeit gut. Damit das bis zum Projektabschluss so bleibt, muss sich der Projektleiter um sein Team kümmern. Im dritten Teil seiner Artikelreihe zu virtuellen Teams stellt Dr. Martin Kärner sechs Maßnahmen vor, die dabei helfen, auf Dauer eine gute Zusammenarbeit der Teammitglieder zu gewährleisten.
von Dr. Martin Kärner
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Sie treffen sich selten persönlich, sondern kommunizieren nur über technische Hilfsmittel: virtuelle Projektteams. Martin Kärner erläutert in seinem Beitrag, warum Unternehmen immer häufiger solche Teams gründen, gibt Projektleitern Tipps für deren Aufbau und zeigt an einem Beispiel die Besonderheiten dezentraler Projektstrukturen auf. In weiteren Folgen dieser Artikelreihe geht der Autor auf spätere Projektphasen ein. Er beschreibt Schlüsseltätigkeiten, die die Zusammenarbeit fördern, und stellt Methoden und Tools zur Kommunikation in virtuellen Teams vor.
von Dr. Oliver Keiser
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Moderne Informations- und Kommunikationstechnik ermöglicht die Zusammenarbeit von Personen, die räumlich getrennt sind. Damit diese virtuellen Teams erfolgreich arbeiten können, reicht eine leistungsfähige Technik allein nicht aus; die Mitarbeiter müssen auch auf die neue Art der Kommunikation vorbereitet und als Team aktiv gemanaget werden. Dr. Oliver Keiser zeigt, worauf es dabei ankommt und welche typischen Stolperfallen es gibt.
von Stefan Haffner
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Multilokale Projekte stellen selbst für erfahrene Projektleiter eine Herausforderung dar. Wie lassen sie sich effizient planen und steuern, wenn das Team verteilt an den verschiedensten Standorten arbeitet? Stefan Haffner beschreibt in diesem Beitrag typische Probleme in multilokalen Projekten und erläutert verschiedene Methoden zur Planung und Steuerung. Am Beispiel eines weltweiten Großprojekts aus dem Pharmabereich stellt der Autor einen konkreten Lösungsansatz vor und zeigt, welche Bedeutung einfache aber verbindliche Vereinbarungen auf globaler Ebene für den Projekterfolg haben.
von Astrid Pfeiffer
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E-Mails müssen ohne Mimik, Gestik und Stimme (z.B. Stimmlage, Betonung von Aussagen) auskommen. Das, was Sie "zwischen den Zeilen" mitteilen bzw. lesen, z.B. emotionale Tönungen (z.B. versteckte Kritik) führt schnell zu Missverständnissen. Einmal im Ton vergriffen – schon sind Kunden vergrault, Kollegen verärgert. E-Mails sind z.B. absolut ungeeignet, um Emotionen zu äußern und Konflikte auszutragen.
von Olaf Clausen
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Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden. Das Projektteam setzt sich aus eigenen und externen Mitarbeitern zusammen, die oft räumlich voneinander getrennt arbeiten. Diese verteilte Struktur darf die Projektdurchführung jedoch nicht behindern. Olaf Clausen stellt Ihnen Ideen und Konzepte für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen Projekten verteilt über mehrere Orte vor.
von Helga Schubert
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Was tun, wenn Ihr Team über ganz Deutschland, Europa oder die Welt verteilt ist? Wenn Sie als Projektmanager, ein Team zusammenstellen und steuern müssen, ohne dass dieses Team sich näher kennt, ohne gemeinsame Sitzungen oder direkten mündlichen Austausch? Damit dieses Vorhaben funktioniert, ist ein sehr spezifisches Projektmanagement notwendig. Bevor Sie sich also entscheiden, ein "virtuelles Team" zu leiten, müssen einige Details besonders sorgfältig geprüft und eingerichtet werden. Helga Schubert beschreibt in ihrem Artikel, worauf Sie achten müssen und gibt konkrete Tipps, wie Sie Ihr virtuelles Team sicher zum Projekterfolg führen.
von Anh-Tuan Nguyen
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Das "virtuelle Projekt", ähnlich wie das heute schon vielfach experimentierte "virtuelle Unternehmen", kann sich als das zukünftige Projektmodell erweisen. Eine Vorform davon, das geographisch verteilte Projekt, ist inzwischen häufig anzutreffen und wirft neue Herausforderungen und Chancen für das Projektmanagement auf.
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