Projektmanagement-Software kompakt

Umfangreiche Informationen über Projektmanagement-Software, insbesondere einen Kriterienkatalog zur Produktauswahl, finden Sie in der kostenfreien Sonderveröffentlichung des Projekt Magazins Projektmanagement-Software kompakt.

Kategorien von Projektmanagement-Software

Im Wesentlichen lässt sich Projektmanagement-Software in folgende Klassen einteilen:

• Planungs-Software, mit der man z.B. Netzpläne, Balkenpläne, Projektstrukturpläne, Anforderungslisten u.ä. erstellen und pflegen kann.
• Ressourcenverwaltungs-Software, mit der die vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Räume usw.) den Aufgaben zugeordnet werden und ihre Auslastung gesteuert wird.
• Controlling-Software zur AufwandserfassungAufwandserfassungBasis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen: Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter Verbrauchsmittel Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen Sachgemeinkosten Personalgemeinkosten Honorare und andere Zahlungen an Dritte Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.), buchhalterischen Kontrolle des Projektbudgets, Überwachung des inhaltlichen Projektfortschritts sowie der Termintreue und zur PrognosePrognoseEine Prognose ist die Beschreibung eines zukünftigen Zustands, der mit Hilfe von Annahmen , Schätzungen und Szenarien hergeleitet wurde. Die gesamte Projektplanung wie auch die Beurteilung der Machbarkeit des Projektziels, die Aufstellung der Arbeitspakete, die Aufwandsschätzung und die gesamte Risikoanalyse beruhen auf Prognosen . der Schlüsselkennzahlen
• Softwarelösungen für spezielle Projektmanagement-Aufgaben wie z.B. KonfigurationsmanagementKonfigurationsmanagementDas Konfigurationsmanagement umfasst alle technischen, organisatorischen und beschlussfassenden Maßnahmen und Strukturen, die sich mit der Konfiguration (Spezifikation) eines Produkts befassen., QualitätsmanagementQualitätsmanagementQualitätsmanagement ist der Oberbegriff für alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung gehören., RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement umfasst das Identifizieren, Analysieren, Bewerten und Kommunizieren von zukünftigen, unsicheren Ereignissen, die Auswirkung auf eine Organisation oder ein Projekt haben können. Es umfasst zudem das Identifizieren, Planen und Umsetzen von Maßnahmen, mit denen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung von Bedrohungen reduziert, von Chancen hingegen erhöht werden., Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Prozessoptimierung usw.
• Dokumentenmanagementsysteme zur Verwaltung und Archivierung der Projektdokumente
• Kollaborations-Plattformen zur Abwicklung der Projektkommunikation und zur Unterstützung von Projektmanagementprozessen, z.B. durch Abbildung von Workflows oder Kanban-Boards
• Programme für MehrprojekttechnikMehrprojekttechnikMehrprojekttechnik sind Methoden zur Planung und Steuerung mehrerer gleichzeitig ablaufender Projekte innerhalb einer Trägerorganisation . und ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens., z.B. mit Gesamtansichten des unternehmensweiten Projektportfolios für das Top-Management.
• Standard Büro-Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. und ggf. Datenbankverwaltung)
• Telekommunikationssoftware (E-Mail-Clients, Browser, Videokonferenzen usw.)

Planung, RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden. und Controlling sind gewöhnlich innerhalb eines Softwareprodukts zusammengefasst und entsprechen der allgemeinen Vorstellung von Projektmanagement-Software "im eigentlichen Sinn". Zwischen den Anbietern besteht derzeit ein Wettbewerb, mit einem Produkt möglichst viele der oben genannten Kategorien anzubieten. Ergebnis dieser Entwicklung sind umfangreiche Software-Suiten mit einem enormen LeistungsumfangLeistungsumfangLeistungsumfang ist die Menge aller Leistungen, die für die Abnahme eines Projekts verpflichtend zu erbringen sind. und einem entsprechend hohen Einführungsaufwand.

Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Software

Projektmanagement kann nicht durch die Installation einer Software eingeführt werden. Es ist also erst dann sinnvoll, sich mit der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement-Software zu beschäftigen, wenn das Unternehmen über ein eingeführtes und von allen akzeptiertes ↑Projektmanagementsystem verfügt.

D.h. die Projektmanagement-Prozesse werden gelebt, die Rollen für die Projektverantwortlichen sind mit ihren Befugnissen und Verantwortungen definiert, es gibt einheitliche Bezeichnungen und standardisierte Methoden sowie Vorlagen. Sobald dies der Fall ist, kann mit der Auswahl und Einführung einer passenden Software-Unterstützung für das Projektmanagement begonnen werden.

Dabei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Projektmanagement einführen
2. Anforderungen an Projektmanagement-Software definieren
3. Longlist recherchieren, z.B. im Software-Verzeichnis des Projekt Magazins
4. Kosten und Nutzen analysieren
5. Anforderungen priorisieren
6. Shortlist erstellen
7. Testinstallation durchführen
8. Kaufentscheidung treffen
9. Akzeptanz gewährleisten

Eine ausführliche Darstellung dieses Auswahlprozesses finden Sie in der kostenfreien Sonderveröffentlichung des Projekt Magazins Projektmanagement-Software kompakt.