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Jul 2018
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

So erleichtert Software Ihr Ressourcenmanagement

Ein altbekanntes Mittel im Projektmanagement für mehr Effizienz und Zeitersparnis ist wirksames Ressourcenmanagement. Wir haben festgestellt, dass es für Unternehmen ein immer größeres Problem darstellt, für jedes Projekt das am besten qualifizierte Personal für einen bestimmten Auftrag zu finden. Das liegt unter anderem an der mangelnden Absprache zwischen den Projekt– und den Linienverantwortlichen sowie am mangelnden Wissen der Führungskräfte über die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter.

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Im schlimmsten Fall führt das dazu – wie ein Kunde erzählte –, dass profitable Projekte abgesagt werden müssen. Und das nur weil der Mitarbeiter mit dem speziellen, dort notwendigen Fachwissen in einem anderen Projekt eingesetzt war – welches auch Mitarbeiter ohne dieses Fachwissen hätten bearbeiten können. Nach unserer Erfahrung kann diese Problematik mit einem gut durchdachten Ressourcenmanagement umgangen werden.

Skill-Bibliothek, Softwares und Algorithmen als Lösung

Wir empfehlen deshalb zunächst ganz klassisch eine interne Skill-Bibliothek anzulegen, in der die Soft- und Hardskills jedes Mitarbeiters des Unternehmens aus allen Standorten aufgeführt sind. Dieser Datenpool dient dann als Grundlage für die Auswahl geeigneter Fachkräfte bezüglich eines bestimmten Projekts. Die Hauptaspekte eines Projekts werden stichwortartig in ein Filtersystem der Software eingegeben und die in der Skill-Bibliothek aufgeführten Mitarbeiter werden nach diesen Kriterien sortiert und dem Projektleiter vorgeschlagen.

Die Neuheit dieser technologischen Lösung ist jedoch folgende: Die Software wird zusätzlich von intelligenten Algorithmen unterstützt, was das Ergebnis noch zielgenauer und individueller macht. Die intelligenten Algorithmen machen Vorschläge auf Basis der eingegebenen Projektparameter und Präferenzen: Sie empfehlen z.B. bei einem von starker Unsicherheit geprägten Projekt eine erfahrene Führungskraft als Projektleiter, auch wenn ein anderer, wenig erfahrener Projektleiter sich in dem Thema fachlich besser auskennt, weil er dazu seine Doktorarbeit geschrieben hat.

Am Ende bildet die Software dann z.B. eine Matrix- oder Linienorganisation ab, die den Überblick erleichtert und zwar sowohl für den Projektleiter, als auch für Mitarbeiter. Als Dienstleistungsunternehmen kann man seinen Kunden durch diese Technik garantieren, dass die geeignetsten Fachkräfte an ihrem Projekt arbeiten und das Unternehmen selbst spart die Zeit das perfekte Team dafür zusammenzustellen. Die endgültige Auswahl trifft aber immer noch der Projektleiter, nicht das intelligente System.

Gute Planung beginnt im Kleinen

Mit dieser Lösung lässt sich die Planung für ein ganzes Projektmanagement-Unternehmen gestalten. Doch das funktioniert nur, wenn die Planung und Organisation schon im Kleinen beginnt. Denn auch für jedes einzelne Projekt kann mit modernen Softwares-Tools gearbeitet werden, um das organisatorische Grundgerüst eines Projekts planen und umsetzen zu können.

Hierbei gilt es unter anderem darum Urlaubs- und Krankheitstage einzukalkulieren, Gebäude- und Raumverteilung zu beachten sowie die Einteilung der Sachressourcen und schließlich die Budgetverwaltung und Kostenabrechnung dauerhaft im Auge zu behalten. Wenn diese Aspekte nicht in einem Programm und für alle am Projektbeteiligten verfügbar sind, kommt es schnell dazu, dass Auftragsfristen nicht eingehalten werden können und das Unternehmen an Kundenzufriedenheit einbüßt. Und natürlich empfiehlt es sich die Zugriffsrechte auf die jeweiligen Projektdaten in Abhängigkeit von der Position im Unternehmen festzulegen.

Notwendigkeit des Ressourcenmanagements

Viele durchgeführte Projekte und die damit einhergehenden Erkenntnisse haben uns die Notwendigkeit dieses Ressourcenmanagements aufgezeigt. Die Skill-Bibliothek ermöglicht es Mitarbeiter anzufragen, die beispielsweise in einer Niederlassung des Unternehmens arbeiten. Und auch Freiberufler und Dienstleister, mit denen das Unternehmen schon interagiert hat, sind in diesem Portal aufgelistet.

Moderne Kommunikationstechnologien – wie ein gemeinsamer, sich ständig synchronisierender Kalender oder Meetings im virtuellen Raum – machen die Zusammenarbeit ortsunabhängig. Dank den projektbezogenen Softwares ist es möglich den allgemeinen Überblick über die Organisation des gesamten Projekts zu behalten. Der Einsatz von intelligenten Algorithmen verschafft dem Projektleiter zudem mehr Zeit für inhaltliche Tätigkeiten.

Mehr Projekte – und trotzdem weniger Stress!

Jedem Unternehmen, das im Projektmanagement tätig ist und viele Projekte gleichzeitig bearbeitet, empfehlen wir ein IT-unterstütztes Ressourcenmanagement. Wir wissen, dass es dadurch möglich ist, sowohl die einzelnen Projekte entspannter und trotzdem fristgerecht zu bearbeiten, als auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient und wirksam einzusetzen. Dadurch werden nicht nur Kosten gespart, sondern auch der Umsatz gesteigert, denn in den meisten Fällen sind die Unternehmen nach erfolgreicher Integration des Ressourcenmanagements in der Lage, mehr Projekte profitabel umzusetzen.

Bisher gibt es 8 Kommentare
Sehr geehrter Herr Koch,
vielen Dank für den Beitrag über Ressourcenmanagement. Ich stimme Ihnen zu, dass ab einer bestimmten Projekt- und Unternehmensgröße die Verwendung einer Software-Lösung für das Ressourcenmanagement empfehlenswert ist. Haben Sie eine bestimmte Software, die Sie bei Ihren Kunden dazu einsetzen, oder sind dies Individual-Programmierungen, auf die Sie verweisen?
Mit freundlichen Grüßen,
Eva Granz
vor 4 Wochen 1 Tag eva.granz@adensio.com
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Hallo Frau Granz,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Da die Strukturen, Prozesse und technischen Gegebenheiten bei unseren Kunden sehr unterschiedlich sind, setzen wir bei uns im Haus auf eine selbst entwickelte Lösung, die wir dann je nach Anforderung anpassen können.
Viele Grüße
vor 4 Wochen 22 Stunden experte
Hallo Frau Granz,
schauen Sie doch einmal hier: http://aribis.de/software/ressourcenmanagement/. Die SoftwareLösung resSolution fährt einen ganz anderen Ansatz als die herkömmlichen "Lösungen" zum Multiprojektmanagement bzw. dem enthaltenen Ressourcenmanagement. Hier gibt es das s.g. "Konzept der zwei Welten", das eine weiche Intergration (Projektleiter und Linienmanager) ermöglicht.
Gerne fragen Sie dort über die Kontaktseite oder telefonisch an.
Beste Grüße,
Andrea Grell
vor 2 Wochen 6 Tagen Andrea Grell
Hallo Herr Koch,
besonders die Abstimmung zwischen Projektleiter und Teamleiter als Ressourcengeber ist wichtig, damit die Auslastung optimiert werden kann. Wie das möglich ist, haben wir im kostenlosen E-Kurs „Taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie“ auf über 80 Seiten zusammengefasst.
In 11 Kapiteln finden die Leser viele praktische Tipps und Checklisten für mehr Erfolg in der taktischen Ressourcenplanung. Die Kapitel im Einzelnen:
1. Die Herausforderungen
2. Checkliste zum Status quo
3. Anforderungen an die Prozesse
4. Genauigkeit in der Ressourcenplanung
5. Skill-Management
6. Anforderungen an Tools
7. Checkliste Tools
8. Ressourcenplanung schnell einführen
9. Argumente für eine optimale Lösung
10. Ressourcenplanung mit MS Project
11. Ressourcenplanung mit SharePoint
Jetzt kostenlos lesen unter: http://www.taktische-ressourcenplanung.com/
Grüße,
Achim Schmidt-Sibeth
vor 3 Wochen 6 Tagen Achim Schmidt-Sibeth
Hallo Herr Koch,
es klingt so verführerisch, eine Software für das komplexe Thema Ressourcenmanagement zu verwenden. Ich sehe jedoch viele ungeklärte Fragen.
- Wie viele und welche Skills sollen erfasst werden und sind für den Projekterfolg relevant? Schnell gelangt man zu einer detaillierten und unüberschaubaren Auswahl.
- Es reicht nicht nur die Erfassung des Skills, sondern Sie müssen ihn qualitativ bewerten. Wie stellen Sie eine systemweite objektive Bewertung sicher?
- Mitarbeiter verändern sich, qualifizieren sich, entwickeln sich. Wie wollen Sie eine regelmäßige Pflege der erfassten qualitativen und quantitativen Skills vornehmen? Meldet sich ein Projektmitarbeiter beim Administrator, wenn er meint, sein Skill hat sich verändert?
- Wie sichern Sie in einem Unternehmen eine nach gleichen Grundsätzen und Bewertungen vorgenommene Datenerfassung? Wie sichern Sie die Vollständigkeit und Aktualität der Daten?
- Nach welchen Kriterien definiere ich qualitative Ressourcenanforderungen für mein Projekt? Schließe ich Vorschläge aus, weil ein oder mehrere Kriterien nicht in der gewünschten Qualität erfüllt werden? Verhindere ich damit nicht die Chance, dass sich Teammitglieder im Rahmen des Projektes entwickeln und qualifizieren?
- Wie stelle ich die Chemie des automatisch zusammengestellten Teams sicher? Wie gehe ich mit individuellen Befindlichkeiten oder unterschiedlichen Wertvorstellungen um?
Ich glaube, die Fragen deuten es an, dass eine Software diese Managementaufgaben nicht übernehmen kann.
Für eine Kapazitätsanalyse und -prognose kann ein Einsatz von Ressourcenmanagement-Software sinnvoll sein, um beispielsweise Entscheidungen im Projektportfolio treffen zu können. Doch auch hier ist eine aufwendige Planung, Datenerfassung und -aktualisierung eine notwendige Grundlage.
vor 3 Wochen 6 Tagen Uwe Keller
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Hallo Herr Keller,
vielen Dank für Ihren ausführlichen Kommentar.
Sie haben natürlich Recht, das Thema Ressourcenplanung und -management ist weitaus komplexer und weitläufiger, als es sich in einem einzelnen Artikel darstellen lässt.
Eine (intelligente) Software wird den Menschen und dessen fachliche bzw. soziale Expertise auch auf lange Sicht nicht ersetzen können, sondern Aufgaben abnehmen und unterstützen.
Ein Einsatz bedarf zudem einer ausführlichen Planungs- und Umsetzungszeit. Dort müssen auch die von Ihnen angesprochenen Kriterien festgelegt werden, die zudem auch immer wieder nach festen Regelungen angepasst und aktualisiert werden müssen. Aufgrund der knapper werdenden fachlichen Ressourcen ist dies allgemein sinnvoll.
Viele Grüße
vor 3 Wochen 6 Tagen experte
Hallo Herr Koch,
wir von Can Do sehen Skill-Management ebenso wie Sie als signifikante qualitative Erweiterung des Ressourcenmanagements mit großem Nutzenpotenzial für Unternehmen. Anders als Ihr Ansatz - die Algorithmik bei der Suche nach dem/den am besten geeigneten Mitarbeiter/n einzusetzen - haben wir die Kompetenzen der Mitarbeiter mit der Kapazitätsplanung verbunden: Was nutzt mir der beste Projekt-Mitarbeiter, wenn er gerade in einem anderen Projekt unabkömmlich ist? Daher können Sie bei Can Do mit Skills und Skill-Kombinationen planen und die Software überprüft, ob es für diese Anfrage zum angeforderten Zeitraum in der gewünschten zeitlichen Menge überhaupt Mitarbeiter gibt, die verfügbar sind.
Denken Sie diesen Ansatz weiter und übertragen Sie ihn auf eine strategische (Portfolio-)Planung: Sie erfahren, ob Sie die passenden Skills im Unternehmen haben, um die Projekte der Zukunft, abgeleitet von den strategischen Entscheidungen des Managements, realisieren zu können. Welche Skills werden künftig nicht mehr oder nur noch in geringem Umfang im Unternehmen benötigt? Mit welchen Fortbildungsmaßnahmen kann ich die Mitarbeiter mit nicht mehr benötigten Skills zu wertvollen Mitarbeitern weiterentwickeln ... Diesen Ansatzpunkt verfolgen wir mit unserem Skill-Management.
Dass dies große organisatorische Veränderungen mit sich bringt und auch das Management fordert, bleibt unbestritten.
Weitere Informationen zum Skill-Management von Can Do unter: http://can-do.de/skill-management/
Beste Grüße
Christian Schneider
vor 1 Woche 4 Tagen Christian Schneider
Hallo Herr Koch,
eine gute, technische Lösung bietet bei zunehmender Größe der Organisation eine gute Hilfestellung zur Optimierung des Ressourceneinsatzes. Wer hat in persona noch den Überblick, in welchen Projekt welche Skills in welchem Umfang benötigt werden und wo diese überall vorhanden und ggf. auch verfügbar sind?
Man sollte sich dabei bewusst sein, dass es hier um die Einklassifizierung von Menschen geht. Das halte ich für ein sehr sensibles Thema. Wenn man dies nicht ausreichend beleuchtet, insbesondere vor dem Hintergrund der eigenen Firmenkultur, aber auch gesetzlichen Mitbestimmungsrechten, kann dies schnell zum Rohrkrepierer werden. Das heißt nicht, dass man nicht über eine technische Unterstützung des Ressourcenmanagements nachdenken sollte, um die Ressourcen an die Stelle zu bringen, wo sich mit ihren Skills am Besten entfallten können und für das Unternehmen den höchsten Wert bieten.
Vielleicht ist eine Angebots-/Nachfragelösung ein guter Weg, d.h. potentielle Mitarbeiter bieten ihre Ressource mit ihrer Skilleinschätzung an und Projekte stellen Gesuche nach Projektmitarbeitern mit Skillprofil ein. Es wird also ein interner Ressourcenmarkt geschaffen. Wenn es ein Match und eine Einigung von Nachfrage- und Angebotsseite gibt, können Ressourcen in die Ressourcenplanung übernommen werden. Der Mitarbeiter behält die Hoheit über seine Skilldarstellung und -einschätzung, wie im esternen Bewerbungsprozess auch und das Projekt erhält Mitarbeiter, die sich bewußt für das Projekt entschieden haben.
Viele Grüße
vor 1 Woche 4 Tagen Frank Spiegel
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