In-Out-Rahmen / Ist-Ist-Nicht-Analyse

Der In-Out-Rahmen (Ist-Ist-Nicht-Analyse) dient zur schnellen Beurteilung der Elemente von Stoffsammlungen hinsichtlich ihrer Relevanz. Als visuelles Hilfsmittel wird ein Bilderrahmen verwendet. Die betrachteten Elemente werden entweder außerhalb ("out"/"ist nicht") oder innerhalb des Rahmens ("in"/"ist") platziert. Wenn eine Entscheidung nicht möglich ist, wird sie auf später verschoben und das Element auf dem Rahmen platziert. Auf diese Weise können Umfänge von Projekten, Aufgabenstellungen oder Problemen definiert werden.

In-Out-Rahmen / Ist-Ist-Nicht-Analyse
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In-Out-Rahmen / Ist-Ist-Nicht-Analyse

Der In-Out-Rahmen (Ist-Ist-Nicht-Analyse) dient zur schnellen Beurteilung der Elemente von Stoffsammlungen hinsichtlich ihrer Relevanz. Als visuelles Hilfsmittel wird ein Bilderrahmen verwendet. Die betrachteten Elemente werden entweder außerhalb ("out"/"ist nicht") oder innerhalb des Rahmens ("in"/"ist") platziert. Wenn eine Entscheidung nicht möglich ist, wird sie auf später verschoben und das Element auf dem Rahmen platziert. Auf diese Weise können Umfänge von Projekten, Aufgabenstellungen oder Problemen definiert werden.

In-Out-Rahmen / Ist-Ist-Nicht-Analyse
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Einsatzmöglichkeiten

  • Bestimmen des Leistungsumfangs von Projekten
  • Eingrenzen von Problemstellungen
  • Grobe Aufbereitung von Stoffsammlungen zur weiteren Bearbeitung

Der In-Out-Rahmen kann sowohl von Einzelpersonen als auch von Arbeitsgruppen, insbesondere auch von großen Arbeitsgruppen verwendet werden. Der Aufwand ist im Vergleich zu anderen Priorisierungsmethoden sehr gering

Ergebnisse

  • Liste der "in"-Elemente, die Gegenstand der weiteren Betrachtung sind
  • Liste der "out"-Elemente, die nicht weiter betrachtet werden
  • Liste von fraglichen Elementen, über deren Aufnahme in die weitere Betrachtung noch entschieden werden muss
  • Optional priorisierte Cluster der "in"-Elemente

Vorteile

Sehr schnelle Reduktion der erstellten Stoffsammlung auf die relevanten Elemente
Intuitive Visualisierung des Auswahlprozesses
Klare Abgrenzung des betrachteten Gegenstands gegenüber Elementen, die nicht zu seinem Umfang gehören

Durchführung: Schritt für Schritt

Bei der Planung von Projekten, bei der Identifikation von Risiken, beim Suchen nach Ursachen innerhalb von Problemformulierungen oder Troubleshootings, beim Generieren von Innovationen und bei vielen anderen Aufgabenstellungen, die bei der Initiierung von Vorhaben durchgeführt werden, steht das Sammeln von möglichst vielen Ideen am Anfang. Dieses Sammeln erfolgt in der Regel bewusst ohne jede Beschränkung, damit die Teilnehmenden ihre Kreativität voll entfalten können.

Anschließend ist es jedoch erforderlich, den Umfang der Aufgabe klar zu definieren. Zum einen, um einen ausführbaren Projektauftrag und ein eindeutig definiertes Ziel zu benennen. Zum anderen, um die stets knappen Ressourcen mit maximaler Wirkung einsetzen zu können.

Ein klar definierter Projektrahmen ist unbedingt erforderlich, um:

  • die unterschiedlichen Erwartungen der Beteiligten zu klären
  • die Herausforderungen eindeutig benennen zu können
  • die Beteiligten für Durchführung und Unterstützung des Vorhabens zu motivieren
  • ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten für das Vorhaben zu schaffen.

Eine bewährte, einfache und vor allem sehr schnelle Methode zur ersten Klärung des betrachteten Gegenstands ist der In-Out-Rahmen (auch: Ist-Ist-Nicht-Analyse), der die Metapher des Bilderrahmens verwendet. Mit dem In-Out-Rahmen schaffen Sie interaktiv Orientierung und bauen ein gemeinsames Verständnis für die zu bewältigende Herausforderung auf.

Sie können den In-Out-Rahmen mit einer Vielzahl weiterer Methoden zur Ideensammlung und zur Definition des Umfangs einer Aufgabenstellung kombinieren. Hier beschreiben wir ihn eingebettet in eine Kartenabfrage mit anschließendem Dot-Voting. Der zentrale Aspekt des In-Out-Rahmens ist Schritt 4 mit der Kategorisierung der gesammelten Elemente nach "in", "out" und "?".

Denken Sie daran: Die Klarheit am Anfang eines Projekts kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen!

Beispiele

Sie können den In-Out-Rahmen universell bei der Beschreibung aller Vorhaben verwenden. Als Anregung seien genannt:

  • Sammeln von Anforderungen mit dem Kano-Modell
  • Ursachenanalyse / Prozessoptimierung mit Design of Experiments (DoE)
  • Produktentwicklung mit Design Thinking
  • Risikoidentifikation
  • u.v.a.m.

Vorbereitung

Zeichnen Sie auf der Moderationsfläche einen großen, leeren Rahmen (Bild 1). Dieser sollte deutlich erkennbar sein, z.B. durch stark kontrastierende Farbe zum Hintergrund und durch seine Breite. Bei der grafischen Ausgestaltung haben Sie freie Wahl: von einem einfachen Rechteck bis zum künstlerisch gestalteten Bilderrahmen. Beachten Sie, dass das Flächenverhältnis von Rahmeninhalt und Rest der Moderationsfläche unbewusst das spätere Ergebnis beeinflusst. Je kleiner der Rahmen im Verhältnis zur Moderationsfläche ist, desto schärfer wird das Team anschließend auch die Abgrenzung vornehmen.

Bei einem virtuellen Whiteboard kann es sinnvoll sein, die Arbeitsfläche selbst ebenfalls mit einem Rahmen abzugrenzen, d.h. einen Rahmen um den Rahmen zu setzen. Auf diese Weise geben Sie analog zum realen Whiteboard ein Flächenverhältnis vor.

Die Metapher des Bilderrahmens hilft zur Definition des betrachteten Umfangs
Bild 1: Die Metapher des Bilderrahmens hilft zur Definition des betrachteten Umfangs

Aufgabengebiete