Szenariotechnik

English
Scenario Technique

Die Szenariotechnik entwickelt anhand von Annahmen und der Analyse möglicher Einflussfaktoren Prognosen für den zukünftigen Projektverlauf. Eine positive Projektion (Best Case) zeigt den idealen Verlauf unter günstigen Annahmen, eine negative Prognose (Worst Case) die Entwicklung unter denkbar ungünstigen Annahmen. Weitere Szenarien sind möglich, z.B. eine Trendprojektion, die den vermuteten wahrscheinlichsten Verlauf abbildet. Die Analyse und Bewertung der Szenarien dient zur Entwicklung von Strategien und Maßnahmen für das weitere Vorgehen.

Szenariotechnik

Szenariotechnik

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Scenario Technique

Die Szenariotechnik entwickelt anhand von Annahmen und der Analyse möglicher Einflussfaktoren Prognosen für den zukünftigen Projektverlauf. Eine positive Projektion (Best Case) zeigt den idealen Verlauf unter günstigen Annahmen, eine negative Prognose (Worst Case) die Entwicklung unter denkbar ungünstigen Annahmen. Weitere Szenarien sind möglich, z.B. eine Trendprojektion, die den vermuteten wahrscheinlichsten Verlauf abbildet. Die Analyse und Bewertung der Szenarien dient zur Entwicklung von Strategien und Maßnahmen für das weitere Vorgehen.

Szenariotechnik

Einsatzmöglichkeiten

  • Erkennen zukünftiger Entwicklungen im Projekt, z.B. im Risikomanagement (Risikoszenario), im Kostenmanagement (für Aufwandsschätzungen, Expertenschätzungen) oder bei Entscheidungsprozessen (z.B. Make-or-Buy)
  • Entwicklung von Strategien (insbesondere auf Projektebene)
  • Einschätzung von Arbeitsaufwand und Kosten
  • Analyse von Auswirkungen für einzelne Risiken oder ganze Risikokategorien

Die Szenariotechnik kann für ein gesamtes Projekt, für eine Phase oder eine einzelne Aufgabenstellung eingesetzt werden.

Die Darstellungstiefe in der Szenariotechnik kann variiert werden. Häufig werden in Projekten sehr einfache Szenarien verwendet (z.B. zur Kostenschätzung nach der PERT Drei-Punkt-Schätzung). Diese zeigen mögliche Kostentreiber und deren Folgen für die Kostenentwicklung im Projekt kurz und stimmig auf. Umfangreichere Szenarien stellen die von der Projektplanung abweichenden prognostizierten Projektentwicklungen und Zukunftsbilder sehr detailliert dar (z.B. anhand von Meilensteinverlauf, Projektphasen, Kostenganglinie).

Ergebnisse

Die Szenariotechnik liefert (ergänzend zur bestehenden Projektplanung) mindestens zwei unterschiedliche Prognosen. Diese stellen die voneinander abweichenden Zukunftsbilder eines Projekts (in Bezug auf Dauer, Kosten, Leistungsumfang, Qualität, Nutzen, Risikobelastung) sowie die dafür ursächlichen Annahmen und Entwicklungen transparent und schlüssig dar:

  • Positives Szenario, günstigste Projektion (Best Case)
  • Negatives Szenario, ungünstigste Projektion (Worst Case)
  • Optional: Trendszenario, wahrscheinlichsteProjektion(Most Likely Case)
  • Optional: zusätzliche Szenarien für weitere Annahmen
Vorteile
Die Szenariotechnik ist flexibel einsetzbar: Szenarien können zu jedem Zeitpunkt des Projekts und zu vielfältigen Themen entwickelt werden.
Szenarien konkretisieren Chancen und Risiken und unterstützen dadurch die strategische Planung im Projektmanagement.
Das Konkretisieren und Dokumentieren von Annahmen und Schlussfolgerungen bewirkt Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Projekt.
Szenarien identifizieren frühzeitig mögliche bzw. wahrscheinliche Einflüsse auf das Projekt, so dass präventiv gehandelt werden kann.
Die Szenariotechnik zeigt widersprüchliche Erwartungen und unstimmige Annahmen auf. Dies ermöglicht es dem Team, die Situation frühzeitig zu klären und eine gemeinsame, von allen Beteiligten akzeptierte Sicht der Dinge herzustellen.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Beschaffung von Informationen kann sehr aufwendig sein, wenn noch wenig über das Projekt bekannt ist oder eine komplexe Situation betrachtet werden soll.
Ohne konkretes Wissen über das Projektumfeld und das Projekt kann die Szenariotechnik keine belastbaren Ergebnisse liefern.
In komplexen Projekten stößt die Szenariotechnik an ihre Grenzen, da Wechselwirkungen zwischen unterschiedlichen Einflüssen kaum realistisch eingeschätzt werden können.
Je länger der Prognosezeitraum ist, desto unsicherer sind die entworfenen Szenarien zu bewerten.
Voraussetzungen
  • Das Projektumfeld muss bekannt sein und seine Einflussfaktoren müssen seriös einschätzbar sein.
  • Die Ausgangssituation des Projekts muss bekannt sein, z.B. Hintergründe des Projekts, Lösungsansatz, Projektbeteiligte sowie ihre Interessen, Einflussfaktoren und ihre Wechselwirkungen.
Qualifizierung

Für die Anwendung der Szenariotechnik an sich ist keine besondere Qualifikation erforderlich. Beim Einsatz im Kostenmanagement (etwa in der Expertenschätzung) sind Kenntnisse der verwendeten Projektkostenarten und deren Berechnung hilfreich, um die Szenarien mit Kosten zu bewerten. Bei der Beurteilung von Projektrisiken sind Kenntnisse des Risikomanagements erforderlich. Zur Beurteilung technischer Einflüsse sind jeweils spezifische Fachkenntnisse notwendig.

Benötigte Informationen
  • Informationen über denzu betrachtenden Gegenstand (Projekt, Phase, Aufgabe, Risiko).Projektinhalt und Projektgegenstand müssen im jeweils erforderlichen Detaillierungsgrad bekannt sein.
  • Beschreibung der Ausgangssituation sowie des Projektumfeldsin der benötigten Detaillierung
  • Definition der Zielsetzung für den Einsatz der Szenariotechnik: z.B. Aufwandsschätzung, Entscheidungsfindung, Bewerten der Folgen von Risikoereignissen
  • Prognosezeitraumund ggf. Phaseneinteilung
  • Annahmenüber die Entwicklung und Auswirkungen möglicher Einflussfaktoren
Benötigte Hilfsmittel
  • Bei Bearbeitung in Gruppen ist ein Medium für die einfache Visualisierung bzw. Diskussion der Einflussgrößen, Annahmen und Ergebnisse (Whiteboard etc.) hilfreich
  • Büro-Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, evtl. Präsentations-Software) zur Dokumentation der Annahmen, Szenarien und Ergebnisse
  • Ggf. sind weitere Hilfsmittel wie z.B. eine Digitalkamera zur Dokumentation von Visualisierungen sinnvoll.
Herkunft

Die Szenariotechnik stammt wie andere Prognosetechniken aus den Wirtschaftswissenschaften. Sie wurde als strategisches Planungswerkzeug auf Unternehmensebene von Herman Kahn und Anthony J. Wiener etabliert (Kahn, H. und Wiener, A. J.: The Year 2000: A Framework for Speculation on the Next Thirty-Three Years, 1967). Darauf basierend wurden weitere unterschiedliche Modelle entwickelt.

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Stellen Sie Ausgangssituation, Aufgabenstellung und Zielsetzung dar!

Wenn Sie die Szenariotechnik im Team durchführen, dann können Sie hierfür die Methoden "Workshop" und "Moderation einer Arbeitsgruppe" entsprechend anpassen und verwenden.

Um alle Beteiligten auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen, beschreiben Sie den Ausgangszustand, d.h. die aktuelle Situation des Projekts. Erklären Sie, welches Ziel mit der Methode erreicht werden soll: z.B.: Kostenober- und Untergrenze des Projekts schätzen, Dreipunktschätzung für ein Arbeitspaket durchführen, die Entscheidung über Fremdvergabe eines Teilprojektes fällen, ein Risiko detailliert analysieren.

Beispiel Aktionstag Gesundheit

Ein Verein will einen Aktionstag zum Thema Gesundheit durchführen. Geplant sind Vorträge von Medizinern und Therapeuten sowie einer Ausstellung von Anbietern medizinischer Hilfsmittel. Für eine erste grobe Abschätzung des eigenen Aufwands und des Kostenrahmens soll das Projektteam ein Best Case- und Worst Case-Szenario erarbeiten.

Die bis dato bekannten Fakten sind:

  • Die Fachtagung soll für ca. 150 Teilnehmende ausgerichtet werden.
  • Termin und Dauer: ein Tag im November des laufenden Jahres
  • Programm: Acht Vorträge sind geplant, Wunschliste liegt vor
  • Die Ausstellung bietet Platz für etwa 20 Stände, es gibt bereits eine Interessentenliste mit 40 Firmen.
  • Der Veranstaltungsort soll zentral gelegen und gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Gewünscht ist eine Parkmöglichkeit.
  • Unbedingt erforderlich ist die Barrierefreiheit sowohl beim Zugang als auch in der Ausstellung selbst
  • Am Aktionstag werden zehn Personen zur Organisation benötigt. Der Einsatz von sechs freiwilligen Helfern ist wünschenswert, vier Personen sind bereits intern vorhanden.

Schritt 2: Identifizieren Sie, was dem Projekt Rückenwind verschafft und was es bremst!

Betrachten Sie dazu alle internen und externen Faktoren, die spürbare Folgen auf die zukünftige Entwicklung im Projekt haben können. Nutzen Sie hierfür bereits vorliegende Ergebnisse. Diese können aus Umfeldanalyse, SWOT-Analyse, Stakeholdermanagement oder Risikoidentifikation mit Risikoanalyse stammen. Bei Bedarf setzen Sie diese Methoden ein, um weitere Faktoren zu identifizieren und ihre Auswirkungen zu analysieren.

Für den Entwurf eines günstigen Szenarios diskutieren Sie zunächst alle internen Einflussgrößen, die eine günstige zukünftige Entwicklung zur Folge haben ("Rückenwind"). Mögliche interne Einflussgrößen sind z.B.:

  • Fachliche Faktoren: Vorhandensein eigenen Knowhows, Erfahrungen mit ähnlichen Projekten, Verfügbarkeit von Spezialwissen
  • Technische Faktoren: sofortige Verfügbarkeit der benötigten Technik, fehlerfreie Funktion von Systemen, Kompatibilität aller Komponenten, problemlose Erweiterbarkeit der technischen Ressourcen etc.
  • Personelle Faktoren: Verfügbarkeit der gewünschten Personalressourcen
  • Strategische Faktoren: Unterstützung durch wichtige Stakeholder
  • Organisatorische Faktoren: Akzeptanz / Unterstützung aus dem Management bzw. der Linienorganisation

Erweitern Sie dann Ihre Perspektive auf externe, unterstützende Faktoren. Beispiele für externe positiv wirkende Einflussgrößen sind:

  • Lieferanten: reibungsfreie Zusammenarbeit, gute Kommunikation, ausgezeichnete Liefertreue
  • Kunden: vollständige Kooperation, z.B. durch ein eigenes Projektteam auf Kundenseite
  • Markt: günstige Preisentwicklung für die Beschaffungen im Projekt
  • Politische Entwicklungen: Abschaffung von Einführzöllen oder Reisebeschränkungen

Für ein ungünstiges Szenario werden analog Einflussgrößen untersucht, die jedoch mit negativen Folgen für das Projekt verbunden sind. Anhand dieser der Orientierung dienenden Betrachtung können Sie anschließend beginnen, die Szenarien mit konkreten Annahmen aufzubauen.

Beispiel Aktionstag Gesundheit

Das Projektteam stellt fest, dass insbesondere drei Faktoren auf das Projekt deutlich einwirken würden:

  • das Vorhandensein einer freiwilligen Helfermannschaft
  • die Belegung der Stadthalle, die alle Beteiligten gut kennen
  • die Zusammenarbeit mit den externen Beteiligten (Referenten, Aussteller)

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Umfeldanalyse

Identifizieren Sie unterstützende und bedrohende Einflussfaktoren Ihres Projekts, indem Sie die Wechselwirkungen mit seinem Umfeld analysieren! Mit der Umfeldanalyse verfügen Sie über ein wirkungsvolles Werkzeug zur systemischen Projektsteuerung.

SWOT-Analyse

Sie müssen schnell eine Entscheidung mit großer Tragweite treffen, haben aber nur unzureichende Informationen? Dann bestimmen Sie Ihre SWOTs und folgen Sie der am aussichtsreichsten erscheinenden Strategie!

Brainstorming

Sammeln Sie schnell eine große Anzahl an Ideen zu einem Thema! Ob im Team oder allein: Die freie Assoziation förder ungewöhnliche und neuartige Ideen zu Tage.

Risikoanalyse

Vorbeugen ist besser als Trouble-Shooting: Analysieren Sie die Risiken rechtzeitig, bevor sie den Erfolg Ihres Projekts gefährden können! Nur so können Sie sich auf alle Eventualitäten richtig vorbereiten.

Aufgabengebiete

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Nikolay
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