Schritt 1: Stellen Sie Ausgangssituation, Aufgabenstellung und Zielsetzung dar!

Wenn Sie die Szenariotechnik im Team durchführen, dann können Sie hierfür die Methoden "Workshop" und "Moderation einer Arbeitsgruppe" entsprechend anpassen und verwenden.

Um alle Beteiligten auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen, beschreiben Sie den Ausgangszustand, d.h. die aktuelle Situation des Projekts. Erklären Sie, welches Ziel mit der Methode erreicht werden soll: z.B.: Kostenober- und Untergrenze des Projekts schätzen, Dreipunktschätzung für ein Arbeitspaket durchführen, die Entscheidung über Fremdvergabe eines Teilprojektes fällen, ein Risiko detailliert analysieren.

Beispiel Aktionstag Gesundheit

Ein Verein will einen Aktionstag zum Thema Gesundheit durchführen. Geplant sind Vorträge von Medizinern und Therapeuten sowie einer Ausstellung von Anbietern medizinischer Hilfsmittel. Für eine erste grobe Abschätzung des eigenen Aufwands und des Kostenrahmens soll das Projektteam ein Best Case- und Worst Case-Szenario erarbeiten.

Die bis dato bekannten Fakten sind:

• Die Fachtagung soll für ca. 150 Teilnehmende ausgerichtet werden.
• Termin und Dauer: ein Tag im November des laufenden Jahres
• Programm: Acht Vorträge sind geplant, Wunschliste liegt vor
• Die Ausstellung bietet Platz für etwa 20 Stände, es gibt bereits eine Interessentenliste mit 40 Firmen.
• Der Veranstaltungsort soll zentral gelegen und gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Gewünscht ist eine Parkmöglichkeit.
• Unbedingt erforderlich ist die Barrierefreiheit sowohl beim Zugang als auch in der Ausstellung selbst
• Am Aktionstag werden zehn Personen zur Organisation benötigt. Der Einsatz von sechs freiwilligen Helfern ist wünschenswert, vier Personen sind bereits intern vorhanden.

Schritt 2: Identifizieren Sie, was dem Projekt Rückenwind verschafft und was es bremst!

Betrachten Sie dazu alle internen und externen Faktoren, die spürbare Folgen auf die zukünftige Entwicklung im Projekt haben können. Nutzen Sie hierfür bereits vorliegende Ergebnisse. Diese können aus Umfeldanalyse, SWOT-Analyse, Stakeholdermanagement oder Risikoidentifikation mit Risikoanalyse stammen. Bei Bedarf setzen Sie diese Methoden ein, um weitere Faktoren zu identifizieren und ihre Auswirkungen zu analysieren.

Für den Entwurf eines günstigen Szenarios diskutieren Sie zunächst alle internen Einflussgrößen, die eine günstige zukünftige Entwicklung zur Folge haben ("Rückenwind"). Mögliche interne Einflussgrößen sind z.B.:

• Fachliche Faktoren: Vorhandensein eigenen Knowhows, Erfahrungen mit ähnlichen Projekten, Verfügbarkeit von Spezialwissen
• Technische Faktoren: sofortige Verfügbarkeit der benötigten Technik, fehlerfreie Funktion von Systemen, Kompatibilität aller Komponenten, problemlose Erweiterbarkeit der technischen Ressourcen etc.
• Personelle Faktoren: Verfügbarkeit der gewünschten Personalressourcen
• Strategische Faktoren: Unterstützung durch wichtige Stakeholder
• Organisatorische Faktoren: Akzeptanz / Unterstützung aus dem Management bzw. der Linienorganisation

Erweitern Sie dann Ihre Perspektive auf externe, unterstützende Faktoren. Beispiele für externe positiv wirkende Einflussgrößen sind:

• Lieferanten: reibungsfreie Zusammenarbeit, gute Kommunikation, ausgezeichnete Liefertreue
• Kunden: vollständige Kooperation, z.B. durch ein eigenes Projektteam auf Kundenseite
• Markt: günstige Preisentwicklung für die Beschaffungen im Projekt
• Politische Entwicklungen: Abschaffung von Einführzöllen oder Reisebeschränkungen

Für ein ungünstiges Szenario werden analog Einflussgrößen untersucht, die jedoch mit negativen Folgen für das Projekt verbunden sind. Anhand dieser der Orientierung dienenden Betrachtung können Sie anschließend beginnen, die Szenarien mit konkreten Annahmen aufzubauen.

Beispiel Aktionstag Gesundheit

Das Projektteam stellt fest, dass insbesondere drei Faktoren auf das Projekt deutlich einwirken würden:

• das Vorhandensein einer freiwilligen Helfermannschaft
• die Belegung der Stadthalle, die alle Beteiligten gut kennen
• die Zusammenarbeit mit den externen Beteiligten (Referenten, Aussteller)