Aufgabenplanung – Schluss mit "Aufschieberitis"

Es gibt immer Aufgaben, zu denen man keine Lust hat. Hedwig Kellner gibt in ihrem Tipp drei Empfehlungen, wie man mit diesen Aufgaben am besten verfährt. Sie erklärt, warum es wichtig ist, unangenehme Arbeiten möglichst schnell vom Tisch zu haben, warum Sie sich nicht von Mini-Aufgaben ablenken lassen sollten und was Sie gegen "Aufschieberitis" tun können.

Aufgabenplanung – Schluss mit "Aufschieberitis"

Es gibt immer Aufgaben, zu denen man keine Lust hat. Hedwig Kellner gibt in ihrem Tipp drei Empfehlungen, wie man mit diesen Aufgaben am besten verfährt. Sie erklärt, warum es wichtig ist, unangenehme Arbeiten möglichst schnell vom Tisch zu haben, warum Sie sich nicht von Mini-Aufgaben ablenken lassen sollten und was Sie gegen "Aufschieberitis" tun können.

Viele Menschen drücken sich vor unangenehmen Aufgaben so lange es geht. Bevor sie große, anstrengende Aufgaben in Angriff nehmen, erledigen sie lieber noch die vielen leichten Mini-Aufgaben. Und wenn der Termin noch nicht drückt, lassen sie eine Aufgabe erst mal liegen - bis der Termin plötzlich "morgen" ist und sie alles auf den letzten Drücker machen müssen. Im Folgenden erfahren Sie, warum es wichtig ist, unangenehme Arbeiten möglichst schnell vom Tisch zu haben, warum Sie sich nicht von Mini-Aufgaben ablenken lassen sollten und was Sie gegen "Aufschieberitis" tun können.

Das Unangenehme zuerst

Unangenehme Aufgaben gibt es immer wieder. Sei es, dass man mit einem Mitarbeiter oder Kollegen ein Kritikgespräch führen oder dem Auftraggeber den Projektverzug erklären muss. Fast alle Menschen neigen dazu, unangenehme Aufgaben erst einmal beiseite zu schieben. Irgendwie findet sich immer etwas, das ebenfalls erledigt werden muss und mehr Spaß oder weniger Ärger macht und deshalb vorgezogen wird. Vielleicht denken Sie, es ist egal, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aufgaben abarbeiten. Demnach können Sie also ruhig erst einmal das "Schöne" machen und danach das "Fiese". Falsch gedacht! Wenn man das Unangenehme vor sich her schiebt, schafft man sich nur kurz eine Erleichterung. Man flüchtet in eine angenehmere Aufgabe. Aber es rumort (zumindest im Unterbewusstsein) weiter: "Ich muss das noch machen. Schrecklich!" Damit nimmt man sich den Schwung, unbelastet die Aufgaben zu erledigen, die einem wirklich Spaß machen. Ohne, dass man es merkt, zieht man andere Aufgaben künstlich in die Länge - nur um möglichst nicht so schnell Zeit für das Unangenehme zu haben. Schafft man sich das Unangenehme hingegen vom Tisch, steigt die Motivation, auch die anderen Aufgaben zügig anzugehen. Nichts beflügelt so sehr wie die Gewissheit: "Das Unangenehme ... habe ich hinter mir."

Achten Sie deshalb jeden Tag bewusst darauf, möglichst schnell das zu erledigen, was Sie gerne aufschieben möchten. Markieren Sie dafür auf Ihrer To-do-Liste die unangenehmen Aufgaben mit einem "U". Machen Sie dann mit sich selber aus: "Bis zur ersten Kaffeepause sind ein oder zwei Us vom Tisch". Oder Sie beschließen: "Alle Us sind vor dem Mittagessen erledigt." Wenn Sie konsequent so arbeiten, werden Sie sich schließlich daran gewöhnen, immer erst das Unangenehme aus dem Weg zu räumen. Irgendwann werden Sie nicht mehr verstehen, wie Sie es früher überhaupt ertragen konnten, in die Mittagspause zu gehen, während Ihnen noch unangenehme Arbeiten bevorstanden.

Kleinaufgaben auch mal für komplexe Aufgaben zurückstellen

Einerseits sammeln sich täglich viele kleine Aufgaben an, die man zwischendurch oder nebenher erledigen kann. Man muss nur schnell mal hier anrufen oder dort einen Blick auf ein paar Daten werfen. Andererseits muss man in seinem Berufsalltag größere, komplexe Aufgaben erledigen, die ein hohes Maß an Konzentration, Vorbereitung und viel Zeit erfordern. Bestimmt kennen Sie das Gefühl, wenn man von einer Aufgabe "gepackt" wird und sich in einen komplexen Sachverhalt versenkt. Dann möchte man nicht unterbrochen werden und bleibt an der Sache dran, bis die Aufgabe erledigt oder zumindest ein brauchbarer Zwischenzustand erreicht ist.

Das Problem bei komplexen Aufgaben ist aber, dass man sich oft nicht aufraffen kann, damit anzufangen. Dann entfalten die kleinen Aufgaben plötzlich einen unwiderstehlichen Charme: Bevor man die notwendige Konzentration für die große Aufgabe erreicht hat, fällt der Blick noch auf den Zettel mit den Personen, die man zurückrufen soll. Das könnte man noch schnell tun. Oder die Gedanken schweifen ab zur nächsten Präsentation. Spontan hat man eine gute Idee. Die sollte man noch schnell notieren. Bevor man es merkt, ist man von den Mini-Aufgaben abgelenkt. Irgendwann merkt man, wie spät es inzwischen geworden ist und stellt erschreckt oder erleichtert fest: "Jetzt lohnt es sich auch nicht mehr, mit der komplexen Aufgabe anzufangen. Am besten mache ich den Kleinkram heute fertig und morgen, gleich in der Frühe, setze ich mich an die große Sache." Oft aber verschiebt man die große Aufgabe nicht nur einmal, sondern öfter.

Der Reiz der Kleinaufgaben liegt in drei Dingen:

  • Man kann sie ohne tiefere Konzentration und ohne Vorbereitung auf Anhieb angehen.
  • Sie geben einem sehr schnell das befriedigende Gefühl, dass man etwas fertig hat.
  • Sie beruhigen das Gewissen, weil sie ja auch für das Projekt notwendig sind.

Allerdings sind mit Kleinaufgaben auch Gefahren verbunden:

  • Sie erreichen den Zustand von Konzentration nicht, der für die Erledigung großer Aufgaben notwendig ist.
  • Sie machen sich in Ihrer Zeit höchster geistiger Fitness mit Unwichtigem müde.
  • Sie bauen Stress auf. Die aufgeschobene große Aufgabe liegt wie eine unerledigte Hausaufgabe auf Ihrem Schreibtisch.

Beginnen Sie immer zuerst mit den großen und wichtigen Aufgaben. Sie müssen sich nicht unbedingt zwingen, sie auf Anhieb fertig zu stellen. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie zumindest die Hürde des Einstiegs nehmen. Erst danach räumen Sie die Kleinaufgaben vom Tisch. Schirmen Sie sich bewusst gegen die Verlockung der Mini-Aufgaben ab. Gehen Sie morgens mit einem "Tunnelblick" an Ihren Schreibtisch und schauen Sie sich nicht an, was an Zetteln und E-Mails bereits aufgelaufen ist. Starten Sie stur mit der komplexen Aufgabe und arbeiten Sie stur daran, bis Sie einen Zwischenstand erreicht haben, ab dem Sie leicht weitermachen können.

Keine Aufschieberitis

Viele Menschen weisen fast stolz darauf hin, dass sie am allerbesten "auf den letzten Drücker" arbeiten können. Erst in der Nacht vor der Präsentation werden die Diagramme fertig, erst unmittelbar vor der Abnahme des Meilensteins die letzten Funktionen einprogrammiert. Tatsächlich helfen unter Druck die Stresshormone.…

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