Change-Projekte mit Retrospektiven steuern

Teil 2:
Retrospektiven effektiv einsetzen
Im ersten Teil dieses Beitrags stellte Marc Löffler die sechs Phasen einer Retrospektive vor und zeigte, wie sich mit diesem Vorgehen auch ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt, wie man Retrospektiven während des Change-Projekts durchführt und effektiv in den Veränderungsprozess integrieren kann.

Change-Projekte mit Retrospektiven steuern

Teil 2:
Retrospektiven effektiv einsetzen
Im ersten Teil dieses Beitrags stellte Marc Löffler die sechs Phasen einer Retrospektive vor und zeigte, wie sich mit diesem Vorgehen auch ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt, wie man Retrospektiven während des Change-Projekts durchführt und effektiv in den Veränderungsprozess integrieren kann.

Der erste Teil dieses Beitrags zeigte, welche Faktoren den größten Einfluss auf den Erfolg eines Change-Projekts haben und wie sich ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt nun, wie man Retrospektiven durchführt und effektiv im Projektverlauf der Change-Initiative integriert.

Die Retrospektiven

Kein Veränderungsprozess ist wie der andere; entgegen der allgemeinen Meinung, lässt sich ein solcher Prozess nicht standardisieren. In der Praxis hat es sich stattdessen als sinnvoll erwiesen, einen Rahmen zu schaffen, der möglichst viele Feedbackschleifen enthält, um den Prozess optimal zu steuern. Das geeignete Mittel dafür sind Retrospektiven, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (z.B. alle vier Wochen). Diese helfen dabei, den Ist-Zustand zu aktualisieren und die nächsten Experimente, basierend auf den empirischen Daten der letzten Wochen, zu definieren.

Die Vorbereitung

Auch bei spoontec trifft man sich vier Wochen nach dem Kick-off-Workshop zur ersten Retrospektive. Prinzipiell ist zu empfehlen, dass alle Personen an der Retrospektive teilnehmen, die in irgendeiner Form am Change-Projekt beteiligt sind. Auf diese Weise ist es möglich, auch Themen zu adressieren, die außerhalb des Kernteams liegen.

Steht der Termin für die Retrospektive, muss man noch den optimalen Ort dafür finden. Ein idealer Raum für Retrospektiven erfüllt die folgenden Bedingungen:

  • Er ist groß genug für alle Teilnehmer. Je größer, desto besser.
  • Er hat genug freie Wandflächen, um Flipchartpapier und Post-its aufzuhängen.
  • Die Tische und Stühle können einfach verschoben werden, um einen Stuhlkreis zu bilden.
  • Der Raum ist hell, am besten mit Tageslicht.
  • Alle Medien wie Whiteboard, Flipchart und eventuell Beamer sind verfügbar.

Bevor es losgeht

Man sollte es sich zur Angewohnheit machen, 30 bis 60 Minuten vor dem Beginn der Retrospektive in den Raum zu gehen, um alles vorzubereiten. Vor allem bei halb- oder ganztägigen Retrospektiven sollte man diese Zeit gut für die Vorbereitung nutzen. Hier eine kleine Checkliste:

  • Steht die Agenda und ist sie gut sichtbar im Raum aufgehängt?
  • Hat jeder Teilnehmer einen Stift und Post-its?
  • Funktioniert die Technik, die ich verwenden will?
  • Ist genug Flipchartpapier vorhanden?
  • Funktionieren die Stifte für Whiteboard und Flipchart?
  • Ist genug freie Fläche für die späteren Aktivitäten vorhanden?
  • Sind alle ausgewählten Aktivitäten durchführbar?
  • Gibt es für die Teilnehmer etwas zu essen und zu trinken?

1. Den Boden bereiten

Bei Retrospektiven innerhalb eines Veränderungsprozesses macht es Sinn, zu Beginn der Retrospektive die Zufriedenheit des Teams selbst abzufragen. Wie zufrieden ist das Team mit den Fortschritten in den letzten Wochen? Dies ist ein guter Indikator für den Facilitator für den Rest der Retrospektive. Fällt das Ergebnis eher negativ aus, sollte man sich darum bemühen, die Gründe hierfür im weiteren Verlauf herauszuarbeiten.

Um diese Zufriedenheit zu "messen", gibt es viele verschiedene Techniken, wie z.B. den Wetterbericht (Bild 1). Dabei tragen die Teilnehmer ihre Zufriedenheit auf ein vorbereitetes Flipchart ein (sonnig, bewölkt, regnerisch, stürmisch).

Bild 1: Wetterbericht.

2. Hypothesen überprüfen

Dieser Schritt ist fast der wichtigste Schritt einer jeden Retrospektive. Hier wird überprüft, ob die beschlossenen Experimente aus dem Kick-off oder der letzten Retrospektive den gewünschten Effekt hatten. Haben sich die definierten Hypothesen erfüllt oder sind völlig andere Effekte eingetreten? Vielleicht ist auch gar kein Effekt wahrnehmbar, denn nicht alle Experimente führen zu einem sofortigen Effekt; manchmal kann es etwas länger dauern, bis sich ein messbarer Effekt bemerkbar macht.

Ist der gewünschte Effekt noch nicht eingetreten, kann das ein Zeichen dafür sein, dass man weiter an diesem Thema arbeiten muss. Es macht keinen Sinn, mit etwas völlig anderem zu starten, wenn die letzten Experimente schief gegangen sind und das gewünschte Ziel noch nicht erreicht wurde. Die nicht erfüllten Hypothesen sind also die Basis für die weiteren Schritte in der Retrospektive.

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In vielen Veränderungsprojekten werden zu Beginn Maßnahmen beschlossen, die sich im Nachhinein als ungünstig erweisen. Um dem vorzubeugen, plädiert Marc Löffler dafür, Feedbackschleifen in Form von Retrospektiven in den Change-Prozess einzubauen. …
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