Change-Projekte mit Retrospektiven steuern

Teil 2: Retrospektiven effektiv einsetzen
Im ersten Teil dieses Beitrags stellte Marc Löffler die sechs Phasen einer Retrospektive vor und zeigte, wie sich mit diesem Vorgehen auch ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt, wie man Retrospektiven während des Change-Projekts durchführt und effektiv in den Veränderungsprozess integrieren kann.

Der erste Teil dieses Beitrags zeigte, welche Faktoren den größten Einfluss auf den Erfolg eines Change-Projekts haben und wie sich ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt nun, wie man Retrospektiven durchführt und effektiv im Projektverlauf der Change-Initiative integriert.

Die Retrospektiven

Kein Veränderungsprozess ist wie der andere; entgegen der allgemeinen Meinung, lässt sich ein solcher Prozess nicht standardisieren. In der Praxis hat es sich stattdessen als sinnvoll erwiesen, einen Rahmen zu schaffen, der möglichst viele Feedbackschleifen enthält, um den Prozess optimal zu steuern. Das geeignete Mittel dafür sind Retrospektiven, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (z.B. alle vier Wochen). Diese helfen dabei, den Ist-Zustand zu aktualisieren und die nächsten Experimente, basierend auf den empirischen Daten der letzten Wochen, zu definieren.

Die Vorbereitung

Auch bei spoontec trifft man sich vier Wochen nach dem Kick-off-Workshop zur ersten Retrospektive. Prinzipiell ist zu empfehlen, dass alle Personen an der Retrospektive teilnehmen, die in irgendeiner Form am Change-Projekt beteiligt sind. Auf diese Weise ist es möglich, auch Themen zu adressieren, die außerhalb des Kernteams liegen.

Steht der Termin für die Retrospektive, muss man noch den optimalen Ort dafür finden. Ein idealer Raum für Retrospektiven erfüllt die folgenden Bedingungen:

  • Er ist groß genug für alle Teilnehmer. Je größer, desto besser.
  • Er hat genug freie Wandflächen, um Flipchartpapier und Post-its aufzuhängen.
  • Die Tische und Stühle können einfach verschoben werden, um einen Stuhlkreis zu bilden.
  • Der Raum ist hell, am besten mit Tageslicht.
  • Alle Medien wie Whiteboard, Flipchart und eventuell Beamer sind verfügbar.

Bevor es losgeht

Man sollte es sich zur

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