cplace – Plattform mit App Store für eine flexible Projekt-Zusammenarbeit

cplace ist eine flexible Projektmanagement-Plattform, die standardmäßig bereits viele Anforderungen vom klassischen Projektmanagement über agile Arbeitsweisen bis hin zum Multiprojektmanagement bedient. Wer speziellere Anforderungen hat, kann die Plattform über sog. "Apps" erweitern. Ein besonderes Merkmal ist der kollaborative Ansatz, der vernetzte, standortübergreifende Zusammenarbeit unterstützt. Jens Eckrich stellt das innovative Tool und seine erweiterbaren Funktionalitäten vor.

cplace ist eine außerordentlich wandelbare Projektmanagementsoftware mit einem integrierten App Store, für den auch Kunden und Partner selbst Funktionserweiterungen, sogenannte Apps, entwickeln und anbieten können. Leitgedanke der Software ist die Methodik des Kollaborativen Projektmanagements, die eine vernetzte, standortübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, wie sie z.B. in der Automotive-Branche verbreitet ist.

Ziel von cplace ist es, Projektmitarbeitern eine anpassungsfähige und benutzerfreundliche Plattform zum Austausch von Informationen zur Verfügung zu stellen, bei der sich die Software an die Anforderungen der Projektlandschaft oder sogar an die Bedürfnisse einzelner Projekte anpassen lässt. Die Projektmitarbeiter sollen cplace als sinnvolle Arbeitserleichterung empfinden und nicht als formelle Pflicht.

Dr. Rupert Stuffer, der die Methodik des Kollaborativen Projektmanagements entwickelte, gründete das Unternehmen collaboration Factory Anfang 2014. Bereits ab 2015 wurde das Produkt cplace von Konzernen und mittelständischen Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Zu den Kunden gehören unter anderem Trilux, KVB, Continental sowie alle fünf deutschen Automobil-OEM.

Das Ökosystem cplace wächst mit den Herausforderungen der Anwender

Kernelement der browserbasierten Lösung ist die cplace-Plattform, in der alle Daten des Systems zusammenlaufen und die die Projektmanagement-Grundfunktionalitäten bereitstellt. Sie wird über ausgewählte Apps – das sind kleine separate Programme, ähnlich wie Apps auf Smartphones – erweitert und kann auf diese Weise speziell auf die Bedürfnisse der Projektorganisation angepasst werden. Dabei teilen sich die verschiedenen Apps für unterschiedliche Anwendungsfälle eine gemeinsame Datenbasis.

Darüber hinaus kann der Kunde in cplace die Datentypen und deren Attribute sowie das Design von Oberflächen selbst anpassen, ohne eine zusätzliche App verwenden zu müssen. Auch das vielfältige Vernetzen von Informationen ist technisch einfach möglich und bietet dem Kunden eine Flexibilität, die in dieser Form selten ist.

Anders als bei vielen Produkten des PM-Softwaremarkts wird bei der Einführung die cplace-Plattform einschließlich der Projektmanagement-Grundfunktionen aufgesetzt. Diese kann anschließend – ggf. vom Kunden selbst – um die gewünschten Funktionen erweitert werden. Bei anderen Tools ist es oft genau umgekehrt: Ein umfangreicher (evtl. teurer) Funktionsumfang wird dort auf die Kundenanforderungen reduziert.

Durch den schlanken Ansatz von cplace lassen sich ggf. Kosten für den Kauf der Software und das Customizing reduzieren. Die Software lässt sich spezifisch auf die speziellen Bedingungen eines Unternehmens und den jeweiligen Projektmanagement-Reifegrad zuschneiden. So besteht z.B. die Möglichkeit, klein und pragmatisch anzufangen und die Software später mit steigenden Anforderungen zu einer umfangreichen und komplexen Lösung auszubauen.

Zur "Make-or-Buy"-Entscheidung, die häufig vor Einführung einer Projektmanagementsoftware getroffen werden muss, bietet cplace somit als Alternative die "Buy-and-Make"-Lösung.

Ein charmanter Aspekt der cplace Architektur ist die Entkoppelung der Plattform von den Apps mittels Plug-in Konzept. Wird ein Releasewechsel auf der Plattform durchgeführt, sind die Apps in der Regel nicht davon betroffen. Umgekehrt wird die Plattform von kundenspezifischem Customizing in Apps nicht beeinflusst. Auf diese Weise möchte cplace seinen Anwendern, auch bei individuellen Anpassungen, eine höhere Stabilität des Gesamtsystems bieten.

Fließender Übergang zwischen Grundfunktionen und Apps

Der Einstieg in cplace erfolgt über die sogenannte "Landingpage" (Bild 1). Dort können die benötigten Funktionen und Arbeitsbereiche benutzerspezifisch strukturiert und zusammengefasst werden. Dabei funktioniert die Landingpage wie ein Content System, das auf einfache Weise anwenderspezifisch angepasst werden kann. Auch wenig versierte Anwender lassen sich so gut abholen, wenn ihnen dort kompakt die Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das verkürzt die erste Orientierungsphase und verbessert die Akzeptanz der Software.

Bild 1: Auf der Landingpage werden Funktionen und Arbeitsbereiche benutzerspezifisch strukturiert und zusammengefasst dargestellt

Bild 1: Auf der Landingpage werden Funktionen und Arbeitsbereiche benutzerspezifisch strukturiert und zusammengefasst dargestellt
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Die App Projektplanung

Eines der zentralen Elemente ist die App Projektplanung, die alle wesentlichen Planungsfunktionen im Browser zur Verfügung stellt. Planungsdaten aus Microsoft Project lassen sich initial in das System importieren. Allerdings ist cplace darauf ausgelegt, nach einem Import alle weiteren Planungsschritte direkt im System auszuführen. In der Planung kann der Status zu Meilensteinen und Vorgängen direkt abgelesen werden. Über entsprechende Symbole hinter den Planungselementen erhält der Anwender Informationen zu Ampelstatus, Terminverzug und Risiken (Bild 2).

In die Ebene der Detailplanung gelangt man per Klick auf ein Planungselement. Der Anwender kann dort die Details des jeweiligen Elements ablesen und bei Bedarf bearbeiten. Die fließenden Übergänge zu anderen Funktionen oder Sichten erfordern keine bewusste Navigation und erleichtern das Arbeiten im System. Aus der Gantt-Darstellung sind so beispielsweise Sprünge direkt zu Checklisten oder Risiken und bei Bedarf auch zum Aufgaben-Board möglich.

Bild 2: In der App Projektplanung kann u.a. der Status von Aufgaben direkt dargestellt werden

Bild 2: In der App Projektplanung kann u.a. der Status von Aufgaben direkt dargestellt werden
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Planungsdaten aus anderen Projekten abonnieren

Eine Besonderheit von cplace ist die Möglichkeit, Meilensteine und Vorgänge aus anderen Projekten zu "abonnieren" und in Echtzeit in den eigenen Plan einzubinden und dort darzustellen.

Bei einem Programm oder Projekt mit entsprechenden Projekten oder Teilprojekten können sich z.B. die Planungsverantwortlichen sehr leicht Vorgänge anderer Pläne, an denen sie sich orientieren wollen, im eigenen Plan anzeigen lassen. Auf diese Weise ist es möglich, Projektpläne unternehmensweit zu vernetzen und Abhängigkeiten samt deren Veränderungen an der gesamten Projektlandschaft dynamisch aus den betroffenen Projekten zu steuern. Projektleiter sind so stets rechtzeitig über Änderungen informiert, können sich Details zu den Änderungen anzeigen lassen und bei Bedarf Gegenmaßnahmen einleiten. Sie haben somit einen kompakten und übersichtlichen Blick auf ausgewählte Daten, der es ihnen erleichtert, eine hohe Planungsqualität sicherzustellen.

Laut Hersteller sollen Abonnements zukünftig auch unternehmensübergreifend möglich sein. Damit können z.B. Projektpläne von Lieferanten und Produzenten miteinander vernetzt werden, was den Aufbau einer durchgängig transparenten Planung ermöglicht.

Weitere Funktionalitäten per App

Aufgaben-Board

Soll ein Projekt stellenweise oder auch durchgängig nach einem agilen Ansatz durchgeführt werden, stellt die App Aufgaben-Board (Bild 3) das entsprechende Werkzeug zur Verfügung. Das "Board" ist eine einfache Darstellung von Aufgaben, die nach ihrem Bearbeitungsstatus (Backlog, bereit, in Bearbeitung, fertig) untergliedert sind. Zu jeder dieser Aufgaben können z.B. Dokumente, Tabellen oder Checklisten hinterlegt werden. Per Verknüpfung z.B. zu Planungselementen oder Risiken kann das Board so eine einfache Hilfe bei der Strukturierung oder Nachverfolgung von Themen sein. Wie in allen anderen Bereichen von cplace gibt es auch im Board die Möglichkeit, Kommentare einzufügen, was einen Austausch innerhalb der Software fördert und für Transparenz innerhalb der Projektteams sorgt. Gerade für virtuelle Teams ist diese App eine einfache Möglichkeit, Aufgaben zu managen.

Bild 3: Durch das Aufgaben-Board bietet cplace die Möglichkeit, auch agile Methoden im Projekt darzustellen

Bild 3: Durch das Aufgaben-Board bietet cplace die Möglichkeit, auch agile Methoden im Projekt darzustellen
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Risikomanagement

Für das Risikomanagement steht in cplace die gleichnamige App zur Verfügung, mit der sich Risiken pragmatisch identifizieren und bearbeiten lassen. Um die Mitarbeiter einzubinden, gibt es eine Art "Ideensammler", um Lösungsvorschläge zu den einzelnen Risiken einzureichen. Alle Risiken sowie die jeweiligen Gegenmaßnahmen lassen sich auf Wunsch mit den betroffenen Projekten oder einzelnen Vorgängen verknüpfen. So sind zu den einzelnen Planungselementen auch relevante Risiken für alle Beteiligten im Projektumfeld sichtbar.

Dashboards und Reports

Über Dashboards (Bild 4) lassen sich kompakte Übersichten für das Management genauso wie für den einzelnen Projektmitarbeiter bereitstellen. Das Design kann der Anwender individuell anpassen. Reports können schnell und unkompliziert auf die Anforderungen des Unternehmens oder einzelner Projekte angepasst werden.

Wie in allen Sichten von cplace kann der Anwender aus Dashboards und Reports direkt in die zugehörigen Detailsichten springen.

Präsentation

Mit Hilfe der Präsentationsgrafik-App lassen sich Terminpläne im PDF-Format oder im Microsoft PowerPoint-Format exportieren. Auf diesem Weg ist es z.B. mit geringem Zeitaufwand möglich, Berichte für Personen ohne Systemzugriff zu generieren. Beim PowerPoint-Export entsteht eine "echte" PowerPoint-Datei, die der Anwender im Anschluss weiterbearbeiten kann. Berichte, die turnusmäßig erstellt werden, lassen sich als Profile speichern. Öffentliche Profile ermöglichen eine Standardisierung des Reportings im Unternehmen.

Bild 4: Selbstkonfigurierbare, persönliche Dashboards ermöglichen eine schnelle Übersicht über die Projekte

Bild 4: Selbstkonfigurierbare, persönliche Dashboards ermöglichen eine schnelle Übersicht über die Projekte
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Flexibel gestaltete Datenfelder und Tabellen

Stellenweise erinnert cplace an eine Microsoft SharePoint-Umgebung, jedoch mit einer etwas benutzerfreundlicher wirkenden Oberfläche und der Möglichkeit, sehr leicht Anpassungen vorzunehmen. Durch die Architektur von cplace ist es auch für Mitarbeiter ohne fundiertes technisches Wissen möglich, das Datenmodell auf die Anforderungen der Projekte anzupassen. Felder können direkt aus der Projektumgebung hinzugefügt oder angepasst und damit auch im Datenmodell weiter genutzt werden. Tabellen lassen sich frei auf Seiten anlegen, vielfältig vernetzen und mit anderen Anwendern teilen.

Systemvoraussetzungen und Lizenzmodell

Als Web-Applikation ist cplace über alle gängigen Browser zugänglich. Das Deployment von cplace ist variabel. Der Kunde kann das Programm entweder selbst installieren und es – unabhängig von den verwendeten Datenbanken und Servern – in die eigene Enterprise-Landschaft integrieren. Oder er verwendet cplace als Cloud-Lösung, wobei die Daten in Rechenzentren von Cloud-Anbietern mit Sitz in Deutschland gespeichert werden.

cplace wird in Form von Named-User-Lizenzen angeboten, ohne Unterscheidung von Lese-, Schreib- oder Admin-Lizenzen. cplace Lösungen entstehen durch die Kombination der Plattform mit den für den Kunden relevanten Apps und einer individuellen Gestaltung sowie Konfiguration. Die Preise richten sich nach den individuellen Anforderungen der Kunden. Auf Anfrage mit einem ersten Anforderungsprofil kalkuliert der Hersteller den Preis.

Fazit: Ansatz mit Potential

collaboration Factory ist ein junges Unternehmen, das mit cplace einen innovativen Ansatz verfolgt, der auf dem Grundgedanken des Kollaborativen Projektmanagements basiert. Denn die Kombination von Apps, Standardfunktionen, unterschiedlichen Arbeitsbereichen und die freie Navigation durch die Funktionen erfordert von Anwendern bisheriger Projektmanagement-Software ein Umdenken.

Viele Anforderungen vom klassischen Projektmanagement über agile Arbeitsweisen bis hin zum Multiprojektmanagement bedient cplace bereits über die Standard-Plattform. Wer speziellere Anforderungen hat, kann diese mit Hilfe von Apps erweitern. Über das Partnernetzwerk, aber auch durch Kunden werden immer mehr Apps im Shared-Source-Modell entwickelt, wodurch sich der Funktionsumfang von cplace kontinuierlich erweitert. Der geplante Ausbau der cplace-Schnittstellen durch den Hersteller dient ebenfalls dazu, die Plattform zu erweitern. Eine SAP-Schnittstelle ist bereits implementiert. Die aktuellen Markterfolge lassen darauf schließen, dass collaboration Factory mit cplace einen vielversprechenden Ansatz mit Potential für die Zukunft verfolgt.

Kontakt

collaboration Factory AG, Arnulfstraße 34, 80335 München, Tel.: +49 (0)89 809133230, Mail: info@collaboration-factory.de, www.collaboration-factory.de

 

 
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