IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung haben in den vergangenen Jahren enorme Dimensionen erreicht: Großprojekte mit einem Aufwand von mehreren hundert Personenjahren kommen immer häufiger vor. Gründe dafür sind u.a. die wachsende Vernetzung der Informationstechnik sowie ein zunehmender Abstimmungsaufwand: IT-Projekte der öffentlichen Verwaltung finden verstärkt unter der Beteiligung mehrerer Ressorts, Bundesländer und Kommunen, aber auch unter der Beteiligung von Unternehmen sowie im internationalen Kontext statt.

Dazu ein (fiktives) Beispiel: Ein Projekt mit dem Ziel, alle analogen Funkgeräte der Polizeien sowie weiterer Sicherheitsbehörden durch digitale Varianten zu ersetzen, wäre für sich gesehen unproblematisch – es würde sich hier um ein Projekt mit geringeren Abstimmungsaufwänden und normaler Komplexität handeln. Werden für das neue digitale Funkgerät jedoch Sendemasten benötigt und soll das digitale Funkgerät vom Bund, anderen Ländern und Kommunen genutzt werden, sind umfangreiche Abstimmungen mit allen Beteiligten erforderlich, z.B. mit Länderpolizeien, Grundstückseigentümern, kommunalen Behörden der Bauverwaltung oder lokalen Bauunternehmen.

Einige dieser IT-Großprojekte erreichen die gesetzten Ziele nicht oder nur teilweise. Wesentliche Ursachen für diese Schwierigkeiten sind unterschiedliche politische Interessenlagen, unvollständige oder nicht realistische Zielvorgaben und wenig Erfahrung im Umgang mit Großprojekten. Auch werden bisher bei Großprojekten keine standardisierten Methoden angewandt.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Projektleiter und Projektteams in der öffentlichen Verwaltung oft komplexe Rahmenbedingungen vorfinden:

• Vielfältige Kommunikations-, Abstimmungs- und Beteiligungsprozesse etc.
• Eine große Anzahl zu beachtender Gesetze
• Verwaltungsinterne Vorgaben für Projekte wie z.B. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Architekturstandards in der IT oder Vorgehensmodelle für Softwareentwicklungsprozesse

Zur erfolgreichen Bewältigung und Betreuung der IT-Großprojekte sind nicht nur Wissen um diese Rahmenbedingungen, sondern auch umfangreiche praktische Erfahrungen in Projekten erforderlich. Diese Erfahrungen fehlen jedoch oft, da IT-Großprojekte in Behörden nicht besonders häufig durchgeführt werden. Somit ist es schwierig, entsprechendes Wissen und Erfahrungen aufzubauen. Einmal aufgebaute Erfahrung geht zudem leicht wieder verloren, da Mitarbeiter in neue Aufgaben bzw. Projekte wechseln.

Gründung des Kompetenzzentrums

Aufgrund dieser Erkenntnisse wurde 2009 das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) in der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) des Bundesverwaltungsamts (BVA) eingerichtet. Es bietet den Bundesministerien und Bundesbehörden Beratung und Unterstützung für das Projektmanagement von IT-Großprojekten an, z.B. bei Projekten wie dem Nationalen Waffenregister, der Wirtschaftsidentifikationsnummer, dem Elektronischen Leistungsnachweis (ELENA) oder ALLEGRO, dem Nachfolger der Software für ALG II.

Die Gründung erfolgte im Rahmen des IT-Investitionsprogramms, das im Rahmen des "Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung und Stabilität in Deutschland" beschlossen wurde.

Ziel des Kompetenzzentrums ist es, die Ressorts sowie deren nachgeordneten Bereich (z.B. Bundesämter) in Fragen des IT-Großprojektmanagements zu unterstützen, sodass sich diese auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren können. Dazu bietet das CC GroßPM beratende Tätigkeiten und Unterstützung in IT-Großprojekten an wie z.B.:

• Werkzeuge und frei abrufbares Wissen zur Durchführung von Großprojekten
• Auf Großprojekte zugeschnittene Methoden
• Projektvorbereitung
• Aufbau und Besetzung von PMOs
• Coaching
• Projektanalysen
• Interimsprojektleitung

Voraussetzungen für die Unterstützung durch das CC GroßPM

Unterstützung durch das CC GroßPM erhält jede Behörde, sofern die Mittel für das Projekt bereitstehen und nachfolgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Einstufung als Großprojekt: Projekte mit einem Aufwand ab 50 Personenjahren (Summe aus internen und externen Personalaufwänden) werden als Großprojekt bezeichnet. Ein Personenjahr besteht per Definition des Kompetenzzentrums aus 200 Arbeitstagen inklusive Urlaub. Darüber hinaus muss das Projekt komplex sein. Die Komplexität wird u.a. gemessen an einer hohen Öffentlichkeitswirksamkeit, der technischen Komplexität (z.B. körperschaftsübergreifende IT-Systeme) oder der Anzahl der Stakeholder.
• Es wird von vornherein durch Vereinbarungen gewährleistet, dass das in dem Projekt erlangte Wissen für den Wissensaufbau in das Kompetenzzentrum zurückfließt.
• Die Anwendung einer etablierten Methode für das Basis-Projektmanagement (nach PMI, GPM, PRINCE2 oder dem PM-Leitfaden des Bundesinnenministeriums) und darüber hinaus die "S-O-S-Methode" für IT-Großprojekte des Bundes. Bei der "S-O-S-Methode" handelt es sich um einen Ansatz zur Abwicklung von IT-Großprojekten des Bundes. Die Methode wird ausführlich in einem Folge-Artikel vorgestellt.

Leistungen

Um die Behörden des Bundes bei der Abwicklung der IT-Großprojekte zu unterstützen, stellt das Kompetenzzentrum folgende Leistung zur Verfügung:

1. Personelle Unterstützung von Großprojekten mit Beraterinnen und Beratern
2. Aufbau und Weitergabe von Wissen zum Projektmanagement von IT-Großprojekten
3. Pflege und Entwicklung methodischer Standards für Großprojekte (z.B. "S-O-S-Methode")

Personelle Unterstützung