Stark nachgefragt und gut angenommen

Das Kompetenzzentrum für IT-Großprojekte – Wissenstransfer für Bundesbehörden

IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung finden verstärkt unter der Beteiligung mehrerer Behörden, Kommunen und Bundesländer statt. Doch häufig erreichen sie die gesetzten Ziele nicht, da der Abstimmungsaufwand hoch ist oder nur wenig Erfahrung im Umgang mit Großprojekten besteht. Um die Ministerien und Behörden des Bundes bei ihren IT-Großprojekten zu unterstützen, wurde 2009 das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement im Bundesverwaltungsamt eingerichtet. Jörg Magerkurth stellt das Kompetenzzentrum vor und gibt einen interessanten Einblick in dessen Arbeit.

IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung haben in den vergangenen Jahren enorme Dimensionen erreicht: Großprojekte mit einem Aufwand von mehreren hundert Personenjahren kommen immer häufiger vor. Gründe dafür sind u.a. die wachsende Vernetzung der Informationstechnik sowie ein zunehmender Abstimmungsaufwand: IT-Projekte der öffentlichen Verwaltung finden verstärkt unter der Beteiligung mehrerer Ressorts, Bundesländer und Kommunen, aber auch unter der Beteiligung von Unternehmen sowie im internationalen Kontext statt.

Dazu ein (fiktives) Beispiel: Ein Projekt mit dem Ziel, alle analogen Funkgeräte der Polizeien sowie weiterer Sicherheitsbehörden durch digitale Varianten zu ersetzen, wäre für sich gesehen unproblematisch – es würde sich hier um ein Projekt mit geringeren Abstimmungsaufwänden und normaler Komplexität handeln. Werden für das neue digitale Funkgerät jedoch Sendemasten benötigt und soll das digitale Funkgerät vom Bund, anderen Ländern und Kommunen genutzt werden, sind umfangreiche Abstimmungen mit allen Beteiligten erforderlich, z.B. mit Länderpolizeien, Grundstückseigentümern, kommunalen Behörden der Bauverwaltung oder lokalen Bauunternehmen.

Einige dieser IT-Großprojekte erreichen die gesetzten Ziele nicht oder nur teilweise. Wesentliche Ursachen für diese Schwierigkeiten sind unterschiedliche politische Interessenlagen, unvollständige oder nicht realistische Zielvorgaben und wenig Erfahrung im Umgang mit Großprojekten. Auch werden bisher bei Großprojekten keine standardisierten Methoden angewandt.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Projektleiter und Projektteams in der öffentlichen Verwaltung oft komplexe Rahmenbedingungen vorfinden:

  • Vielfältige Kommunikations-, Abstimmungs- und Beteiligungsprozesse etc.
  • Eine große Anzahl zu beachtender Gesetze
  • Verwaltungsinterne Vorgaben für Projekte wie z.B. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Architekturstandards in der IT oder Vorgehensmodelle für Softwareentwicklungsprozesse

Zur erfolgreichen Bewältigung und Betreuung der IT-Großprojekte sind nicht nur Wissen um diese Rahmenbedingungen, sondern auch umfangreiche praktische Erfahrungen in Projekten erforderlich. Diese Erfahrungen fehlen jedoch oft, da IT-Großprojekte in Behörden nicht besonders häufig durchgeführt werden. Somit ist es schwierig, entsprechendes Wissen und Erfahrungen aufzubauen. Einmal aufgebaute Erfahrung geht zudem leicht wieder verloren, da Mitarbeiter in neue Aufgaben bzw. Projekte wechseln.

Gründung des Kompetenzzentrums

Aufgrund dieser Erkenntnisse wurde 2009 das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) in der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) des Bundesverwaltungsamts (BVA) eingerichtet. Es bietet den Bundesministerien und Bundesbehörden Beratung und Unterstützung für das Projektmanagement von IT-Großprojekten an, z.B. bei Projekten wie dem

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