Dateien schnell wiederfinden - mit objektorientierten Archivstrukturen

Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem: Verzeichnissysteme für die Dateiablage können nur eine Dimension abbilden, Dokumente enthalten aber in der Regel mehrere Dimensionen (z.B. die Kategorien "Person", "Dokumenttyp", "Inhalt", etc.). Trotz dieser Einschränkung können Sie ein leistungsfähiges Dateisystem erstellen, wenn Sie nur einige Grundregeln beachten. Jonathan Siegel beschreibt in seinem Beitrag, auf was es dabei ankommt und zeigt, wie die "Objektorientierung" aus der Softwareentwicklung dabei hilft, eine übersichtliche Dokumentationsstruktur zu erstellen. Neben zahlreichen praktischen Tipps für die Umsetzung stellt der Autor eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie die Logik Ihrer Struktur dokumentieren können.

Dateien schnell wiederfinden - mit objektorientierten Archivstrukturen

Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem: Verzeichnissysteme für die Dateiablage können nur eine Dimension abbilden, Dokumente enthalten aber in der Regel mehrere Dimensionen (z.B. die Kategorien "Person", "Dokumenttyp", "Inhalt", etc.). Trotz dieser Einschränkung können Sie ein leistungsfähiges Dateisystem erstellen, wenn Sie nur einige Grundregeln beachten. Jonathan Siegel beschreibt in seinem Beitrag, auf was es dabei ankommt und zeigt, wie die "Objektorientierung" aus der Softwareentwicklung dabei hilft, eine übersichtliche Dokumentationsstruktur zu erstellen. Neben zahlreichen praktischen Tipps für die Umsetzung stellt der Autor eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie die Logik Ihrer Struktur dokumentieren können.

Es ist Montag Morgen und Sie kommen aus einem entspannenden Wochenende zurück. Auf ihrem Tisch klebt ein gelber "Post it"-Zettel. Darauf steht: "Wo ist das Protokoll des letzten Teamleitermeetings gespeichert?" Sie fahren Ihren Computer hoch und sehen sofort, dass in ihrem elektronischen Postfach eine mit "sehr wichtig" gekennzeichnete E-Mail auf Sie wartet: "Wo finde ich den Projektauftrag?" In diesem Moment merken Sie: Auf Ihrem Anrufbeantworter ist eine Nachricht gespeichert. Die müssen Sie gar nicht erst abhören, Sie wissen bereits, worum es geht. Denn aus dem benachbarten Büro ruft jemand quer über den Flur: "Wo hat der Meier bloß sein Dokument gespeichert?!?"

Dimensionen

Dokumentenmanagement ist eine Kunst. Eine Quälerei, wenn Sie es organisieren müssen. Und ein Mysterium, wenn Sie damit arbeiten wollen. Aber wo liegt das Problem? Kurz gesagt: im Archivierungssystem.

Die meisten von uns arbeiten mit einem Windows ähnlichen Verzeichnissystem für die Dateiablage und speichern elektronische Dokumente in Ordnern und Unterordnern ab.

Ein solches Verzeichnissystem ist zwar intuitiv, aber eindimensional. Das bedeutet: Wir können damit zwar eine klare Dokumentationsstruktur aufbauen. Sie bildet aber nur eine Dimension (also: Kategorie) ab. Wir können die Dokumente beispielsweise nach der Dimension "Person" speichern. In diesem Ordner legen wir alle Dokumente ab, die eine bestimmte Person geschrieben hat:

  • Meier (\Protokolle, \Berichte, ...)
  • Schultz (\Protokolle, \Berichte, ...)

Wir können die Dokumente aber auch nach der Dimension "Dokumenttyp" speichern:

  • Protokolle (\Management, \Qualitätssicherung, ...)
  • Berichte (\Management, \Qualitätssicherung, ...)

Oder wir legen sie nach Semantik (Inhalt) ab:

  • Auftrag  (\formale Dokumente, \Protokolle, ...)
  • Planungsdokumente (\formale Dokumente, \Protokolle, ...)

Aber - und das ist die schlechte Nachricht - Dokumente haben meistens mehrere Gesichter bzw. Dimensionen: Was, wenn Herr Meier in einem Protokoll den Projektauftrag formal definiert hat? Sehen wir einmal davon ab, dass so etwas nicht passieren sollte, wenn nach Projektmanagementvorschriften gearbeitet wird. Deshalb ist dies natürlich ein hypothetischer Fall ...

Eine Lösung wäre, ein Dokument Management System (DMS) anzuschaffen. Damit können Sie Dokumente in verschiedenen Kategorien (= Dimensionen) einordnen und sie anhand dieser Kriterien suchen lassen. Haben Sie die Möglichkeit, mit einem DMS zu arbeiten, dann ist das höchst wahrscheinlich die beste Lösung. Verschwenden Sie also in diesem Fall keine weitere Zeit mit diesem Artikel.

Falls Sie jedoch kein DMS einsetzen können oder wollen, müssen Sie versuchen, aus dem ganz "normalen" Dateisystem das Beste zu machen. Falls Sie derjenige sind, der die Dokumentationsstruktur eines Projekts erstellen muss, dann sollten Sie dazu ein paar grundlegende Überlegungen anstellen.

Dokumentation anhand der Organisationsstruktur

Warum alles neu entwerfen? Warum nicht vorhandene und bekannte Dimensionen verwenden und damit die Akzeptanz Ihrer Kollegen für Ihre Dokumentationsstruktur erhöhen? Sie können zum Beispiel die Organisationsstruktur ihrer Firma als Dimension nutzen. Ist das Unternehmen als Matrix organisiert, können Sie diese in der Dokumentation so widerspiegeln:

  • Abteilung A (\Bereich x, \Bereich y, ...)
  • Abteilung B (\Bereich x, \Bereich y, ...)
  • Abteilung ... (\Bereich x, \Bereich y, ...)
  • Projekt 1 (\Teilprojekt a, \Teilprojekt b, ...)
  • Projekt 2 (\Teilprojekt a, \Teilprojekt b, ...)
  • Projekt ... (\Teilprojekt a, \Teilprojekt b, ...)

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