Der Projektabschluss

Teil 2:
Die Projektaufbereitung
Die Bedeutung des Projektabschlusses für das Projekt wird häufig unterschätzt. Nachdem Bernd Hilgenberg im ersten Teil den formale Abschluss behandelt hat, widmet er sich in diesem Beitrag der Aufbereitung des Projekts. Dabei werden Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen.

Der Projektabschluss

Teil 2:
Die Projektaufbereitung
Die Bedeutung des Projektabschlusses für das Projekt wird häufig unterschätzt. Nachdem Bernd Hilgenberg im ersten Teil den formale Abschluss behandelt hat, widmet er sich in diesem Beitrag der Aufbereitung des Projekts. Dabei werden Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen.

Der Abschluss eines Projekts gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Dieses Thema haben wir in Teil 1 dieses Zweiteilers behandelt. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts.

Die Projektaufbereitung

Nachkalkulation

Jedes Projekt ist mit einem Budget ausgestattet, das natürlich möglichst nicht überschritten werden soll. Meist ist das Budget eines Projekts jedoch restlos aufgebraucht bzw. mehrfach überschritten. Um das finanzielle Ergebnis Ihres Projekts beurteilen zu können, muss eine Nachkalkulation durchgeführt werden. Mit Hilfe der Nachkalkulation können Sie feststellen, ob Sie für die einzelnen Aufgaben, Teilbereiche und Ressourcen die richtigen Annahmen getroffen haben. Diese Erkenntnisse sollten mit in die Projekt-Nachbetrachtung (Projekt-Review) einfließen.

Eine Nachkalkulation kann in verschiedenen Varianten durchgeführt werden. Auf der Ebene von Einzelaktivitäten ist diese Berechnung zwar sehr genau, jedoch auch äußerst aufwendig. Eine Nachkalkulation auf Ressourcenebene ist zwar ungenauer, Sie haben jedoch auch mit dieser Methode die Möglichkeit, die Hauptabweichungen zu identifizieren. Nachdem Sie die Hauptabweichungen identifiziert und analysiert haben, sollten Sie prüfen, ob diese Erkenntnisse für nachfolgende Projekte sinnvoll verwertet werden können.

Für viele Projekte jedoch wird keine Nachkalkulation durchgeführt. Dies hat unterschiedliche Gründe. Bei manchen Projekten wird bewusst die Frage nach den Kosten nicht gestellt. Dies sind zumeist Projekte mit hohem politischen Charakter. Bei diesen Projekten hat neben Ihnen als Projektleiter auch der Auftraggeber ein großes Interesse, Ihr Projekt in einem positiven Licht darzustellen. Kostenbetrachtungen stören in diesem Falle nur.

Neben dieser Variante gibt es auch das, was man als den Normalfall bezeichnen könnte. Das Projekt ist beendet und man geht auseinander. Falls vom Budget noch etwas übrig ist, wird es einer anderen Kostenstelle zur Verfügung gestellt. Die Frage aber, was es genau gekostet und ob es sich damit überhaupt gelohnt hat, ist nicht beantwortet.

Bei diesen Szenarien kommt es auf Ihr Geschick als Projektleiter an, genau zu erkennen, welche Intention Ihr Auftraggeber hat.

Nachbetrachtung (Projekt-Review)

Die meisten Projekte werden beendet, ohne eine Nachbetrachtung über den Projektverlauf vorzunehmen. Dies ist eigentlich völlig unverständlich. Es gibt sowohl für Sie als Projektleiter als auch für alle Projektmitglieder keine bessere und kostengünstigere Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse für ihr nächstes Projekt zu erhalten. Kein Seminar kann Ihnen so detaillierte und für Sie direkt nutzbare Erkenntnisse liefern, wie eine Projektnachbetrachtung.

Was hätte man besser machen können?

Ziel der Projektnachbetrachtung ist das Erreichen einer effektiveren Projektarbeit. Dies betrifft neben der Verbesserung der eigenen Arbeit auch das verbesserte Zusammenspiel im Team. Aus diesem Grunde sollte bei der Nachbetrachtung primär die folgende Frage behandelt werden: "Was hätte man im Projekt besser machen können?"

Was funktionierte gut und hat das Projekt weiter gebracht?

Aber nicht nur die Beachtung von Fehlern soll Bestandteil einer Nachbetrachtung sein. Auch die Dinge, die im Projekt gut gelaufen sind und das Projekt weiter gebracht haben, sollten genau analysiert werden. Zumeist ergeben sich aus bewährten Vorgehensweisen wiederverwendbare Raster und Strukturen für Folgeprojekte. Die Nachbetrachtung eines Projekts bietet Ihnen daher die Möglichkeit, für Ihre nächsten Projekte viel Arbeit zu sparen. Nutzen Sie Bewährtes aus dem abgeschlossenen Projekt und versuchen Sie direkt zu Beginn Ihres neuen Projekts, die Fehler des letzten Projekts zu vermeiden.

Beobachten Sie während des Projekts alle genutzten Verfahren genau. Versuchen Sie aus den bewährten projektspezifischen Verfahren schon im Laufe des Projekts wiederverwendbare Vorlagen/Strukturen zu schaffen. Dies ermöglicht Ihnen, die von Ihnen entwickelten Vorlagen/Strukturen bereits im aktuellen Projekt zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Die Projekt-Nachbetrachtung ist kein Tribunal

Benutzen Sie als Projektleiter diese Veranstaltung jedoch nicht dazu, eine Generalabrechnung mit all denen zu machen, die im Projekt Fehler begangen haben. Lassen Sie es auch nicht zu, dass andere Projektmitglieder diese Veranstaltung dafür als Podium nutzen. Die Nachbetrachtung soll allen Projektmitgliedern gemeinsame Erkenntnisse vermitteln. Es ist kein Tribunal oder Disziplinierungsinstrument!

Halten Sie Ihre Erkenntnisse in einem Review-Bericht fest

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Der formale Projektabschluss
Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige und spannende Projektphase. Seine Bedeutung für das gesamte Projekt wird häufig unterschätzt. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, sind nicht mehr behebbar und wirken langfristig auf das Projekt. …
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