Jedes Projekt geht einmal zu Ende! Hierzu ist es notwendig, alle durch das Projekt begonnenen Aktivitäten korrekt abzuschließen. Diese Abschlussarbeiten sind eine dem Projekt zugehörige Phase und "passieren nicht einfach". Aus diesem Grunde sollten die Abschlussarbeiten immer ein Teil des Projektplans sein. Sie als Projektleiter haben in dieser Phase letztmalig die Chance, aktiv auf die Ergebnisse Ihres Projekts Einfluss zu nehmen. Mit Hilfe professionell durchgeführter Abschlussarbeiten können Sie den Auftraggeber positiv beeinflussen und eine erfolgreiche Übergabe des Projekts vornehmen.

Der Abschluss eines Projekts gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, dem wir uns im zweiten Teil in der Ausgabe 18/2000 widmen werden.

Der formale Projektabschluss

Abschluss der Projektdokumentation

Der Traum von der papierlosen Arbeit ist leider noch weit entfernt. Während eines Projekts wird viel Papier bzw. viele Dateien erzeugt. Diese Arbeitsergebnisse gilt es zum Abschluss des Projekts zu ordnen, zu archivieren und verfügbar zu machen. Diese Arbeit ist für die Zeit nach dem Projekt besonders wichtig. Viele Projektunterlagen sind im Laufe des Projekts veraltet bzw. immer noch unvollständig. Damit sich nach Abschluss des Projekts auch Projektfremde in diesen Unterlagen zurechtfinden, muss hier rigeros "ausgemistet" werden.

Schaffen Sie eine klare Struktur

Archivieren Sie alle für das Projekt relevanten Unterlagen in einer klaren Struktur! Vernichten Sie unvollständige bzw. veraltete Unterlagen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass falsche bzw. unvollständige Informationen in Umlauf kommen. Solche Informationen stiften nur Verwirrung und führen im schlimmsten Fall zu Fehlentscheidungen.

Absicherung auf beiden Seiten: die korrekte Archivierung

Die korrekte Archivierung der Projektunterlagen ist besonders wichtig, wenn Sie als externer Berater in einem Projekt tätig sind. Bei evtl. Rückfragen zum Projekt oder bei Fragen der Haftung sind diese Unterlagen sehr wertvoll für Sie. Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt die zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber vereinbarte Vertraulichkeit. In manchen Projekten ist es nicht erlaubt, Projektunterlagen nach Abschluss des Projekts einzubehalten. In diesem Falle müssen die projektrelevanten Unterlagen so archiviert werden, dass bei Rückfragen auch Sie als Externer problemlos Zugriff über Ihren Auftraggeber auf diese Unterlagen nehmen können.

Legen Sie schriftliche Unterlagen in sauber beschrifteten Ordnern ab. Neben dem Projektnamen oder dem Projektkürzel sollte auf dem Ordnerrücken der Inhalt klar und deutlich ersichtlich sein, ohne dass der Ordner aufgeschlagen werden muss. Diese auf den ersten Blick profane Sache wird in vielen Fällen nachlässigt bzw. überhaupt nicht gemacht. Nicht beschriftete Ordner verschwinden so auf Nimmerwiedersehen. In manchen Fällen werden sie auch aus Unachtsamkeit vernichtet, weil sie wegen fehlender bzw. unzureichender Beschriftung nicht mehr eindeutig zu Ihrem Projekt zugeordnet werden können.

Heften Sie die einzelnen Projektunterlagen auch nicht einfach aufeinander. Mit diesem System ist die Sucherei vorprogrammiert. Teilbereiche sollten innerhalb der Ordner mit Trennblättern zusammengefasst werden. Beschriften Sie die Trennblätter mit einem Stichwort. So werden Sie und andere sich auch nach längerer Zeit noch in den Projektunterlagen zurecht finden.

Die während des Projekts erstellten Dateien sollten einzeln geprüft und übersichtlich in Unterverzeichnissen geordnet werden. Nutzen Sie hier konsequent die langen Dateinamen und beschränken Sie sich nicht auf die alte 8+3 Schreibweise. (Präsentation Lenkungssauschuss 13.03.2000.ppt liest sich besser als PLA1303.ppt) Gehen Sie bei der Bereinigung der Dateien genauso vor wie bei den schriftlichen Unterlagen. Unvollständige, veraltete oder während der Projektarbeit nur zum Test angelegte Dateien sollten gelöscht werden.

Idealerweise werden alle relevanten Dateien zusätzlich auf eine CD gebrannt und in einem speziell gekennzeichneten Ordner abgelegt. Damit erleichtern Sie einen schnellen Zugriff auf alle Projektdaten. Dies ist z.B. dann von Vorteil, wenn die Projektunterlagen archiviert und im Netzwerk nicht mehr direkt verfügbar sind.

Die Übergabe- bzw. Abschlussdokumente sollten von der übrigen Projektdokumentation separat in einem Ordner archiviert werden. So wird eine Vermischung von Projektunterlagen und Abschlussdokumentation vermieden.

Abschlusspräsentation