Der Projektabschluss

Teil 1: Der formale Projektabschluss
Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige und spannende Projektphase. Seine Bedeutung für das gesamte Projekt wird häufig unterschätzt. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, sind nicht mehr behebbar und wirken langfristig auf das Projekt. Er gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Diesem Thema widmet sich Bernd Hilgenberg im 1. Teil dieses Artikels. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, in der die Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen werden. Diese äußerst wichtige Aufgabe wird in Teil 2 behandelt.

Jedes Projekt geht einmal zu Ende. Hierzu ist es notwendig, alle durch das Projekt begonnenen Aktivitäten korrekt abzuschließen. Diese Abschlussarbeiten sind eine dem Projekt zugehörige Phase und "passieren nicht einfach". Aus diesem Grunde sollten die Abschlussarbeiten immer ein Teil des Projektplans sein. Sie als Projektleiter haben in dieser Phase letztmalig die Chance, aktiv auf die Ergebnisse Ihres Projekts Einfluss zu nehmen. Mit Hilfe professionell durchgeführter Abschlussarbeiten können Sie den Auftraggeber positiv beeinflussen und eine erfolgreiche Übergabe des Projekts vornehmen.

Der Abschluss eines Projekts gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, dem wir uns im zweiten Teil in der Ausgabe 18/2000 widmen werden.

Der formale Projektabschluss

Abschluss der Projektdokumentation

Der Traum von der papierlosen Arbeit ist leider noch weit entfernt. Während eines Projekts wird viel Papier bzw. viele Dateien erzeugt. Diese Arbeitsergebnisse gilt es zum Abschluss des Projekts zu ordnen, zu archivieren und verfügbar zu machen. Diese Arbeit ist für die Zeit nach dem Projekt besonders wichtig. Viele Projektunterlagen sind im Laufe des Projekts veraltet bzw. immer noch unvollständig. Damit sich nach Abschluss des Projekts auch Projektfremde in diesen Unterlagen zurechtfinden, muss hier rigeros "ausgemistet" werden.

Schaffen Sie eine klare Struktur

Archivieren Sie alle für das Projekt relevanten Unterlagen in einer klaren Struktur! Vernichten Sie unvollständige bzw. veraltete Unterlagen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass falsche bzw. unvollständige Informationen in Umlauf kommen. Solche Informationen stiften nur Verwirrung und führen im schlimmsten Fall zu Fehlentscheidungen.

Absicherung auf beiden Seiten: die korrekte Archivierung

Die korrekte Archivierung der Projektunterlagen ist besonders wichtig, wenn Sie als externer Berater in einem Projekt tätig sind. Bei evtl. Rückfragen zum Projekt oder bei Fragen der Haftung sind diese Unterlagen sehr wertvoll für Sie. Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt die zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber vereinbarte Vertraulichkeit. In manchen Projekten ist es nicht erlaubt, Projektunterlagen nach Abschluss des Projekts einzubehalten. In diesem Falle müssen die projektrelevanten Unterlagen so archiviert werden, dass bei Rückfragen auch Sie als Externer problemlos Zugriff über Ihren Auftraggeber auf diese Unterlagen nehmen können.

Legen Sie schriftliche Unterlagen in sauber beschrifteten Ordnern ab. Neben dem Projektnamen oder dem Projektkürzel sollte auf

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