Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit

Teil 1:
Bedeutung und Zielgruppen
Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.

Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit

Teil 1:
Bedeutung und Zielgruppen
Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.

Mit dem Statusbericht steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug in der Projektarbeit zur Verfügung. Er hilft Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Feste Formalien und Berichtszeiträume sorgen für einen systematischen und kontinuierlichen Informationsfluss.

Ein Statusbericht wird oft nur mit Problemen im Verbindung gebracht. Das ist falsch, denn für ein kontinuierliches Informationswesen er ist auch dann notwendig, wenn im Projekt alles glatt läuft.

Der Artikel behandelt den Statusbericht in zwei Teilen. Der erste Teil beantwortet allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern. Im zweiten Teil beleuchten wir detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung und stellen wir Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

Warum wird ein Statusbericht verfasst?

Der Statusbericht sichert sowohl den Projektleiter als auch den Auftraggeber während der gesamten Projektlaufzeit ab. Der Projektleiter kann mit ihm frühzeitig auf Probleme bzw. einen anstehenden Entscheidungsbedarf hinweisen. Damit ist jedoch nicht gemeint, dass Ihnen der Statusbericht als Instrument der Rechtfertigung dienen soll. Vielmehr stellt der Projektleiter mit seiner Hilfe sicher, dass der Auftraggeber kontinuierlich über das Projekt auf dem laufenden gehalten wird. Der Auftraggeber kann zudem durch einen vollständigen Statusbericht sicherstellen, dass er frühzeitig über Probleme informiert wird und somit entsprechende Maßnahmen einleiten kann.

Wie sollte ein Statusbericht verfasst werden?

Vielfach wird der Statusbericht innerhalb eines Projekts ohne eine zuvor fest vorgegebene Form abgegeben. Dies hat mehrere Nachteile: Zum einen ist es für den Empfänger schwierig, sich auf eine unstrukturierte Form einzustellen und es ist nie sicher, dass auch alle Informationen darin enthalten sind. Zum anderen ist es für alle Beteiligten schwierig, den Verlauf von Statusberichten nachzuvollziehen. Soll z.B. eine Projektentwicklung anhand von Statusberichten nachvollzogen werden, müssen u.U. Emails, Präsentationen, Protokolle und Excel-Listen miteinander abgeglichen werden. Und das nur, weil im jeweiligen Kontext die ein oder andere Form gewählt wurde. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch im Rahmen einer effektiven Projektarbeit kontraproduktiv.

Deshalb ist das Festlegen von Formalien zur Abgabe eines Statusberichts ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine systematische Berichterstattung. Beim Aufbau der Informationsstruktur sollten Sie als Projektleiter beachten, dass alle projektrelevanten Teilbereiche zusammengefasst und themenorientiert gegliedert sind. Damit die Empfänger einen möglichst schnellen Überblick erhalten, gibt der Bericht den Projektzustand vom Groben ins Feine wieder. So kann der Empfänger schnell entscheiden, welchem Teil er als erstes seine Aufmerksamkeit widmen soll.

Definieren Sie den Aufbau und Inhalt des Statusberichts schon zu Beginn des Projekts zusammen mit dem Projektauftrag! Auf diese Weise verhindern Sie zeitintensive Nachbesserungen während des Projektverlaufs.

Für wen wird ein Statusbericht erstellt?

Es gibt insgesamt drei Empfänger für einen Statusbericht:

  • den Auftraggeber,
  • den Lenkungsausschuss,
  • die Gesamtprojektleitung.

Bei relativ kleinen Projekten berichten Sie als Projektleiter zumeist direkt an den Auftraggeber. Größere Projekte haben oft einen Lenkungsausschuss, d.h. ein Gremium, das sich neben dem Auftraggeber aus zusätzlichen Entscheidern zusammensetzt. Es gibt auch Projekte, die so groß sind, das sie in unterschiedliche Teilprojekte unterteilt werden. In diesem Fall gibt es in der Berichtskette zusätzlich eine oder mehr Zwischenstufen. Dort berichtet dann der jeweilige Teilprojektleiter an die ihm übergeordnete Stelle (z.B. an den Gesamtprojektleiter).

Hier ist unbedingt auf eine einheitliche Struktur zu achten. Ohne diese einheitliche Struktur muss die jeweils übergeordnete Stelle die Berichte neu zusammenfassen und gliedern. Das kostet unnötig Zeit und Nerven.

Wann wird ein Statusbericht erstellt?

Ein Statusbericht sollte für folgende Anlässe erstellt werden:

  • Nach Ablauf einer festgelegten Periode
    (Der Statusbericht wird innerhalb eines zu Projektbeginn festgelegten Zeitintervalls erstellt, z.B. alle vier Wochen.)
  • Zu außergewöhnlichen Anlässen
    (Dies können z.B. gravierende Abweichungen oder Probleme im Projekt sein.)
  • Bei Erreichen eines Meilensteins
    (Diese Statusberichte leiten sich aus dem Projektplan her.)
  • Auf Anforderung des Auftraggebers
    (Wenn der Auftraggeber z.B. an anderer Stelle über den aktuellen Status des Projekts berichten muss.)

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