Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit

Teil 2:
Inhalt und Struktur
Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Im zweiten Teil dieser Serie beleuchtet Bernd Hilgenberg detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung eines Statusberichts und stellt Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

Inhalt

  1. Aufbau
  2. Fazit

Der Statusbericht – ein mächtiges Instrument in der Projektarbeit

Teil 2:
Inhalt und Struktur
Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Im zweiten Teil dieser Serie beleuchtet Bernd Hilgenberg detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung eines Statusberichts und stellt Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

Inhalt

  1. Aufbau
  2. Fazit

Nach den allgemeinen Fragen in Teil 1 behandeln wir in diesem Beitrag die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung des Statusberichts. Dem Artikel beigefügt ist eine Word-Vorlage, die das Erstellen des Statusberichts erleichtert. Sie können die Datei Ihren Wünschen entsprechend anpassen.

Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Deshalb ist es wichtig, Struktur und Inhalt optimal auf das Projekt abzustimmen. Neben einer Momentaufnahme liefert der Stausbericht wertvolle Informationen für den Fall, dass Sie den Projektverlauf nachvollziehen müssen.

Aufbau

Die Grundstruktur des Statusberichts ist wie in Bild 1 aufgebaut.

Bild 1: Aufbau

Organisatorische Informationen

Der Statusbericht hat, wie jedes Dokument innerhalb eines Projekts, einen organisatorischen Berichtskopf. Dazu gehören:

  • Projektname, Projektkürzel
  • Datum des Statusberichts
  • Absender des Statusberichts
  • Empfänger des Statusberichts
  • Kopie des Stausberichts an

Gerade bei größeren Projekten ist es wichtig, genau zu dokumentieren, wer wann an wen berichtet hat.

Projektstatus

Von der Übersicht ins Detail

Der Projektstatus sollte vom Groben ins Feine gemeldet werden. Auf diese Weise helfen Sie einerseits Ihren Entscheidern, sich zuerst auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Andererseits hilft es Ihnen als Projektleiter bei der Verfolgung des Projektverlaufs. Eine Grobübersicht könnte wie in Bild 2 aussehen.

Auf diese Weise kommunizieren Sie als Projektleiter in sehr komprimierter Form die aktuelle Lage im Projekt. Speziell bei hohem Zeitdruck der Entscheider kann diese Grobübersicht als Fahrplan für die Sitzung dienen.

In jedem Projekt gibt es immer wieder die Diskussion, welche Informationen in den Statusbericht aufgenommen werden sollten. Nachfolgend wird beispielhaft aufgezeigt, wie die einzelnen Themenbereiche, über die ein Status abgegeben wird, inhaltlich gefüllt werden können.

Bild 2: Komprimierte Ansicht des Projektstatus

Allgemeines

In einem Projekt gibt es mehr Dinge zu berichten als Termine, Kosten und Aufwände. Hierunter fallen z. B. die Erfahrungen des Projektteams mit Veränderungsprozessen oder das Feedback der Projektmitglieder auf durchgeführte Schulungen. Dieser Bereich ist damit das Sammelbecken für alle Themen, die sich nicht im nachfolgenden Raster unterbringen lassen.

Beispiel - Schulungen:"Die Schulungen für die Mitglieder des Projektteams sind planmäßig durchgeführt worden. Bis auf wenige Ausnahmen haben alle an der Schulung teilgenommen. Die Ziele der Schulungen wurden erreicht. Die Projektmitglieder haben einen Überblick über das System und die Prozesse erhalten. Außerdem konnte ein positiver Eindruck von dem neuen System vermittelt werden."

Termine

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Bedeutung und Zielgruppen
Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten …

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Martin
Wifling
Der Aufbau in Problem -> Gründe -> Maßnahmen -> Entscheidungen ist grundsätzlich nicht schlecht und logisch aufgebaut, nur fehlt entscheidend die gegenüberstellung zur Zielvorgabe vorher. Für die Entscheider ist es wichtig beurteilen zu können, ob mit den Maßnahmen/Entscheidungen auch die Ziele wirklich wieder erreicht werden können. Nur den Status/das Problem ohne das SOLL darzustellen verkürzt die Sache meines Erachtens zu sehr.
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