Nachfolgend möchte ich auf zwei aus meiner Sicht sehr kritische Kernbereiche eingehen, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen geführt haben.

Der erste Bereich ist das "Aufsetzen" eines Projekts, also das Strukturieren, das Verpflichten von Ressourcen, das Gewinnen der Unterstützung durch das Management sowie das "Bepreisen". Dieses Thema wird im ersten Teil des Zweiteilers behandelt: Der Projekt Startup Workshop.

Der zweite Teil ist die effiziente, sichere und langfristig wertschöpfende Speicherung und Verfügbarmachung des Wissens sowie der Beziehungen innerhalb eines Projekts. Hier erfahren Sie, in welchen Bereichen das meiste Wissen verloren geht und was Sie dagegen unternehmen können. Außerdem möchte ich Ihnen den Geschäftserfolg durch Beziehungen näherbringen.

Geschäftserfolg durch Beziehungen

Ein zweiter, aus meiner Sicht extrem kritischer Bereich ist das Wissens- und Beziehungsmanagement in und um Projekte.

Wie wir feststellen konnten,fehlt es zumeist an einer unternehmensweiten und transparenten Verfügbarkeit von aktuellen Daten zu laufenden Projekten (inklusive Ansprechpartner, Lieferanten, Experten, Ressourcen etc.). Wir wurden in einem Fall gebeten bei der Erstellung einer Übersicht der laufenden Projekte mitzuwirken. Es stellte sich heraus, dass gleichzeitig über 25 Projekte mit einem Gesamtvolumen von über 150 Mio. DM im Unternehmen unseres Kunden durchgeführt wurden (wohlgemerkt nur 10% davon im Kerngeschäftsfeld!). Glaubte man den Angaben und Projektplänen, hatte eigentlich keiner der am Projekt Beteiligten sowie deren Mitarbeiter mehr Zeit für ihr Kerngeschäft, wenn das Projekt innerhalb der geplanten Zeit und mit den freigegebenen Ressourcen (Finanzen und interne Kapazitäten und deren Know-how) abgeschlossen werden sollte.

Schwerer als die Intransparenz wiegt in meinen Augen jedoch die Tatsache, dass viele Dinge doppelt oder gar nicht gemacht werden und Mitarbeiter, die eine Aufgabe zu lösen versuchen, keinen Zugang zu einer Wissensdatenbank über laufende, gelaufene oder geplante Projekte haben.

Die Nichtverfügbarkeit einer solchen Projektdatenbank ist in mehrerer Hinsicht fatal:

1. Mit angemessenem Aufwand kann keine Prüfung über ähnliche Vorhaben (geplant oder abgeschlossen) oder bereits existierende Expertise im genannten Bereich erfolgen. Wertvolle Erfahrungen im eigenen Haus oder seitens bekannter Experten können nicht identifiziert werden.
2. Es ist keine Verfügbarkeit und Wiederverwendbarkeit der geknüpften Beziehung zu Projektbeteiligten oder Einflussträgern (Center of Influence) gegeben und damit
3. existiert keine Absicherung der Projektergebnisse bzw. der Wiederverwendbarkeit des in der Regel teuer bezahlten Wissens ohne die ehemals am Projekt beteiligten Personen.

Dateibasierte Ablagesysteme alleine sind keine Unterstützung

Ich habe Projekte mit einem Volumen von über 20 Mio. DM gesehen, wo verschiedene Berater(häuser), Softwarefirmen, Hardwarelieferanten, interne Mitarbeiter und Experten aus aller Welt allein auf Basis der "freien Kommunikation" und mittels eines so genannten Projektservers zusammenarbeiteten.

Könnte gehen, tut es aber in der Regel nicht. Dateibasierte Ablagesysteme von Arbeitsergebnissen, ohne Zugriffsberechtigung oder Tools zur Arbeitserleichterung (z.B. Adressdatenbank für das Projekt relevanter Ansprechpartner/ Office Automation) sind nicht gerade das professionelle Handwerkszeug, das Projektteams und ihre Projektarbeit unterstützt. Und schon gar nicht, wenn mehrere Interessengruppen die Möglichkeit haben, am Freitagabend mal eben die Arbeit der ganzen Woche vom Server zu löschen oder ein paar Zahlen zu ändern. Von Problemen wie Versionsverwaltung und Freigabeprozeduren ganz abgesehen.

Fehlende projektübergreifende Sichtweise im Management

Soweit zum Thema Projektserver. In der Regel haben auch große Unternehmen nichts besseres als Gruppenlaufwerke und E-Mail-Systeme zum Transport, anscheinend weil immer nur Projekt für Projekt betrachtet wird und für eine richtige Lösung im jeweiligen Fall kein Bedarf besteht.