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Projektkosten können schnell aus dem Ruder laufen. Die Aufwandsschätzung war zu optimistisch, es gibt technische Schwierigkeiten oder der Auftraggeber will mehr Leistung zum selben Preis. Solche und andere Umstände können das Projektbudget sprengen und damit das gesamte Projekt gefährden. Doch was kann man tun, wenn die Kosten die ursprüngliche Planung übersteigen? Max L. J. Wolf zeigt Ihnen verschiedene Lösungswege, um das Problem explodierender Kosten zu lösen.
Projektkosten können schnell aus dem Ruder laufen. Die Aufwandsschätzung war zu optimistisch, es gibt technische Schwierigkeiten oder der Auftraggeber will mehr Leistung zum selben Preis. Solche und andere Umstände können das Projektbudget sprengen und damit das gesamte Projekt gefährden. Doch was kann man tun, wenn die Kosten die ursprüngliche Planung übersteigen? Max L. J. Wolf zeigt Ihnen verschiedene Lösungswege, um das Problem explodierender Kosten zu lösen.
In einem kleinen Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern war die Datenverarbeitung in die Jahre gekommen. Deshalb sollten alle Arbeitsplätze auf die neuesten Software-Versionen umgestellt werden; außerdem wollte man neue Monitore, Drucker, Scanner etc. einrichten. Nachdem die Geschäftsführung die Hard- und Software günstig erworben hatte, beauftragte das Unternehmen für die Umstellung einen IT-Dienstleister. Doch die von diesem Dienstleister in Aussicht gestellten 100 Stunden für die Umstellung waren bald überschritten und die ursprünglich geplante Fertigstellung nicht mehr einzuhalten. Was sollte das Unternehmen tun?
Für einen bestimmten Liefer- und Leistungsumfang ist ein Budget bereitgestellt worden. Oberstes Ziel des konsequenten Wegs ist es, das Budget einzuhalten und damit die Finanzierung nicht zu gefährden. Der Projektleiter stoppt das Vorhaben, um eine weitere Kostenüberschreitung zu verhindern. In unserem Beispiel kann der Projektleiter mit der ABC-Analyse klären, welche Hardware- und Software-Komponenten auf jeden Fall nötig sind, um das neue System zu starten (A-Elemente). Dann wird geprüft, an welchen Arbeitsplätzen mit älteren Softwareversionen anstelle der neuesten gearbeitet werden kann (B-Elemente); dies kann auch für Bildschirme und anderes Equipment gelten.
Dieser Weg ist z.B. empfehlenswert, wenn die Kostenüberschreitung das Unternehmen gefährdet oder die Geschäftsführung kein weiteres Geld für das Projekt zur Verfügung stellt. Sie sollten diesen Weg nicht gehen, wenn durch die Reduzierung der Anforderungen Betriebsabläufe gestört würden oder die Produktivität gefährdet wäre. Außerdem verspricht dieser Weg keinen Erfolg, wenn Sie nach dem Vorhaben unzufriedene Kunden zurücklassen würden.
Achtung bei Verträgen: Aus geschlossenen Verträgen herauszukommen, erweist sich als besonders schwierig. Als Auftraggeber können Sie z.B. Folgendes tun:
Die zweite Möglichkeit bei einer Kostenüberschreitung ist, dass der Projektleiter bei der Unternehmensleitung eine Steigerung des Etats beantragt. Doch Vorsicht: Würde der IT-Dienstleister im vorgestellten Beispiel merken, dass Vereinbarungen, also hier die Etateinhaltung, plötzlich aufgeweicht werden, könnte das dazu führen, dass die Vorgaben bei weiteren Projekten nicht mehr ernst genommen werden.
Als Projektleiter können Sie z.B. Folgendes tun:
Der Etaterhöhung muss ein späterer Nutzen gegenüberstehen; z.B. wenn durch die Kostenerhöhung Betriebsabläufe gestrafft und vereinfacht werden und sich damit wiederum kostensparend auswirken. Auch ist eine Budgeterhöhung im Projekt späteren Rückrufaktionen vorzuziehen, da solche Aktionen im Nachhinein meist kostspieliger sind. Bei Anlagenprojekten hingegen gefährdet die Budgeterhöhung zum einen die Wirtschaftlichkeit der Investition, zum anderen wird der Gewinn des Unternehmens geschmälert.
Mit einer konsequenten Einkaufspolitik lassen sich Kosten einsparen. Es gilt, den Markt abzusuchen und z.B. Preislisten zu studieren und neue Angebote einzuholen. In unserem Beispiel kann der Projektleiter einen neuen IT-Dienstleister suchen, der die restlichen Arbeiten erledigt. Dies ist aber nur möglich, wenn dem bisherigen IT-Dienstleister ein Termin gesetzt wird, seine Leistungen im vertraglichen Kostenrahmen abzuschließen. Steigt der IT-Dienstleister aus, ist der Weg frei für einen Ersatz. Eventuell können gegenüber dem bisherigen IT-Dienstleister Schadensansprüche geltend gemacht werden.
So können Sie den sparsamen Weg gehen:
Mit einer gezielten Einkaufspolitik können Sie besonders bei Projekten mit einem hohen Lieferanten- und Sachkostenanteil die Projektkosten eindämmen.