Effizientes Arbeiten durch Tuning von Arbeitsplätzen

Die Zeit, die ein Projektleiter darauf verwendet, um die Bezüge zwischen Gesamtauftrag, Gruppenzielen und Anwendungsprogrammen sauber zu definieren, zu vermitteln und auf den konkreten Bedarf einzustellen, ist eine Investition, die nicht nur die Motivation des Teams steigert, sondern alle Arbeitsprozesse beschleunigt, transparenter macht und von unnötigem Ballast befreit. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.

 

Effizientes Arbeiten durch Tuning von Arbeitsplätzen

Die Zeit, die ein Projektleiter darauf verwendet, um die Bezüge zwischen Gesamtauftrag, Gruppenzielen und Anwendungsprogrammen sauber zu definieren, zu vermitteln und auf den konkreten Bedarf einzustellen, ist eine Investition, die nicht nur die Motivation des Teams steigert, sondern alle Arbeitsprozesse beschleunigt, transparenter macht und von unnötigem Ballast befreit. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.

 

Das Tuning von Arbeitsplätzen: Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten

Egal ob "ein Neuer" in ein eingespieltes Team zu integrieren ist, ob eine gesamte Projektgruppe neu zusammengestellt wird oder ob - ohne personelle Veränderung - "nur" ein neues Programm die tägliche Arbeit erleichtern und effizienter machen soll. So alltäglich sind diese Situationen, dass man zumeist wenig Gedanken daran verschwendet: der Arbeitsablauf wird kurz erklärt, eine Arbeitsbeschreibung erstellt, eine Schulung durchgeführt und weiter geht's wie gehabt.

An dieser Stelle wird eine ungeahnte Chance vertan! Ein neues Auto fahren Sie sorgfältig ein, jedes Radio, jeden Fernseher "tunen" Sie auf Ihren persönlichen Standort, nahezu jedes Webportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönliche Schnittstelle mit dem world wide web zu definieren, d.h. sie auf eigene Bedürfnisse hin einzustellen. An vielen anderen Stellen justieren wir Beziehungen, um sie unserem Bedarf anzupassen, nur am Arbeitsplatz glaubt man häufig, ohne eine solche "Feineinstellung" auszukommen.

Um gute Arbeit leisten zu können, sind verschiedene Dinge nötig: Aufgabe und Ziel müssen klar definiert und verständlich vermittelt werden, adäquate Ausstattung und Instrumente zum Erreichen der Aufgabe müssen verfügbar sein, verstanden und beherrscht werden, und die Mitarbeiter benötigen Motivation, um dieser Aufgabe gerecht zu werden und sie in hoher Qualität und zur rechten Zeit zu erledigen. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.

Im wesentlichen sind es zwei Bereiche, auf die das Hauptaugenmerk gerichtet werden muss: die Einstellung der Mitarbeiter und die Einstellung der Software. Die Mehrdeutigkeit dieses Begriffs entspricht dabei genau der Bedeutung dessen, was ich hier meine: die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, die Einstellung = Motivation der Mitarbeiter, und die Einstellung/Anpassung/Integration an die Bedingungen des Arbeitsplatzes der Mitarbeiter und die Anpassung der Software. Fangen wir mit den Mitarbeitern an:

Einstellung von Mitarbeitern

Definition und Vermittlung von Aufgabe und Ziel

Die Mühe, Aufgaben und Ziele auf allen Ebenen zu definieren lohnt sich, denn diese Definitionen sind die Eck- und Orientierungspunkte, auf die sich alle "Einstellungen" beziehen:

  • das Ziel des Gesamtunternehmens
  • die Aufgabe und das Ziel der Abteilung/Projektgruppe
  • Rolle und Funktion des Einzelarbeitsplatzes in der Gesamtzielsetzung

Das Ziel des Gesamtunternehmens ist zumeist in einem allgemeinen Missionstatement definiert und den Medien, Internetauftritten oder der Werbung zu entnehmen. Dabei sollte nicht nur beim Kunden für das Verständnis eines solchen Ziels geworben werden, sondern auch die Mitarbeiter erfahren, wohin die Reise geht oder gehen soll. Also verankern Sie immer wieder dieses allgemeine Ziel auch in den einzelnen Köpfen Ihrer Mitarbeiter.

Aufgabe und Ziel der Arbeitseinheiten und Projektgruppen können gar nicht hoch genug gehängt werden, wenn es um deren Vermittlung und Darstellung geht. Auch und gerade weil das Ganze bekanntlich mehr als die Summe seiner Teile umfasst, müssen die einzelnen Bereiche die Gesamtaufgabe und die eigene Rolle und Funktion innerhalb dieser Aufgabe verstehen. Nur wenn alle Mitarbeiter wissen, d.h. auch wirklich verstanden haben, worin der Zielpunkt ihrer Arbeit besteht, was "am Ende rauskommen soll", nur dann können Qualität und Arbeitseinsatz, Zeitplanung und Informationsfluss adäquat beurteilt und eingesetzt werden. Sie meinen, das wäre selbstverständlich? Haben Sie sich mal ehrlich überlegt, wie viele Mitarbeiter von "Eingang" nach "Ausgang" arbeiten (müssen)? Wie oft Sie selbst ihre unterschiedlichen Eingangsmedien (Briefe, Faxe, Emails, Telefonate) als Maßstab und Orientierung für Ihre Arbeitsschritte und Ihre Prioritäten nehmen, anstatt sich an der Zielvorgabe zu orientieren?

Worum geht's denn eigentlich? Jedenfalls nicht um Vorgänge, sondern um Ergebnisse!

"Die Aufgabe", das ist aber leider häufig nur ein Sammelsurium von Terminen und Dokumenten, die darauf warten, dass sie wahrgenommen, beantwortet und bearbeitet werden. Wie oft stellt sich dabei die Frage, WOFÜR dieser Termin, das Antwortschreiben oder auch die Produktion eines Einzelteils gedacht ist? Bevor Sie an die Erstellung einer Aufgabenbeschreibung gehen oder einen neuen Mitarbeiter "einweisen", beantworten Sie konkret für jeden Arbeitsplatz die folgenden Fragen:

  • Worauf bezieht sich das Ergebnis des fraglichen Arbeitsgangs?
  • Für wen ist dieses Ergebnis wichtig? Wer muss informiert werden?
  • Welche besondere Qualität ist für das Endergebnis wichtig? (schnell, tief, verständlich, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Platz ...)
  • Wie viel Zeit ist dafür einzuplanen - auch und besonders in Relation zu anderen Arbeiten?
  • Entspricht die veranschlagte Zeit der Wichtigkeit dieser Aufgabe?
  • Ist diese Zeit gut investiert mit Blick auf das Ziel und die gestellte Gesamtaufgabe?
  • Ist dieser Arbeitsabschnitt nur dringend (d.h. zeitlich verschleppt worden), oder wirklich wichtig?
  • Was "kostet" diese Investition (an Zeit, Konzentration, Prioritätenverschiebung, verlorener Motivation, Kommunikationstiefe und anderen verdeckten Kosten) und wer "bezahlt" diese Kosten?

Konzentration auf die eigentliche Zielsetzung

Solche nur oberflächlich harmlose Fragen zeigen manchmal in gnadenloser Offenheit, dass Zeit, Kraft und Konzentration auf Dinge verschwendet werden, die in nahezu keinem Zusammenhang mehr mit der generellen Aufgabenstellung stehen, sondern weil sie im Postfach lagen und nur deshalb scheinbare Relevanz erhielten. Stellen Sie weitere Fragen, so können Sie auch die Tagesarbeit "feintunen":

  • Wie viel von derartiger…

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