Effizientes Arbeiten durch Tuning von Arbeitsplätzen

Die Zeit, die ein Projektleiter darauf verwendet, um die Bezüge zwischen Gesamtauftrag, Gruppenzielen und Anwendungsprogrammen sauber zu definieren, zu vermitteln und auf den konkreten Bedarf einzustellen, ist eine Investition, die nicht nur die Motivation des Teams steigert, sondern alle Arbeitsprozesse beschleunigt, transparenter macht und von unnötigem Ballast befreit. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.

Das Tuning von Arbeitsplätzen: Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten

Egal ob "ein Neuer" in ein eingespieltes Team zu integrieren ist, ob eine gesamte Projektgruppe neu zusammengestellt wird oder ob - ohne personelle Veränderung - "nur" ein neues Programm die tägliche Arbeit erleichtern und effizienter machen soll. So alltäglich sind diese Situationen, dass man zumeist wenig Gedanken daran verschwendet: der Arbeitsablauf wird kurz erklärt, eine Arbeitsbeschreibung erstellt, eine Schulung durchgeführt und weiter geht's wie gehabt.

An dieser Stelle wird eine ungeahnte Chance vertan! Ein neues Auto fahren Sie sorgfältig ein, jedes Radio, jeden Fernseher "tunen" Sie auf Ihren persönlichen Standort, nahezu jedes Webportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönliche Schnittstelle mit dem world wide web zu definieren, d.h. sie auf eigene Bedürfnisse hin einzustellen. An vielen anderen Stellen justieren wir Beziehungen, um sie unserem Bedarf anzupassen, nur am Arbeitsplatz glaubt man häufig, ohne eine solche "Feineinstellung" auszukommen.

Um gute Arbeit leisten zu können, sind verschiedene Dinge nötig: Aufgabe und Ziel müssen klar definiert und verständlich vermittelt werden, adäquate Ausstattung und Instrumente zum Erreichen der Aufgabe müssen verfügbar sein, verstanden und beherrscht werden, und die Mitarbeiter benötigen Motivation, um dieser Aufgabe gerecht zu werden und sie in hoher Qualität und zur rechten Zeit zu erledigen. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.

Im wesentlichen sind es zwei Bereiche, auf die das Hauptaugenmerk gerichtet werden muss: die Einstellung der Mitarbeiter und die Einstellung der Software. Die Mehrdeutigkeit dieses Begriffs entspricht dabei genau der Bedeutung dessen, was ich hier meine: die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, die Einstellung = Motivation der Mitarbeiter, und die Einstellung/Anpassung/Integration an die Bedingungen des Arbeitsplatzes der Mitarbeiter und die Anpassung der Software. Fangen wir mit den Mitarbeitern an:

Einstellung von Mitarbeitern

Definition und Vermittlung von Aufgabe und Ziel

Die Mühe, Aufgaben und Ziele auf allen Ebenen zu definieren lohnt sich, denn diese Definitionen sind die Eck- und Orientierungspunkte, auf die sich alle "Einstellungen" beziehen:

  • das Ziel des Gesamtunternehmens
  • die Aufgabe und das Ziel der Abteilung/Projektgruppe
  • Rolle und Funktion des Einzelarbeitsplatzes in der Gesamtzielsetzung

Das Ziel des Gesamtunternehmens ist zumeist in einem allgemeinen Missionstatement definiert und den Medien, Internetauftritten oder der Werbung zu entnehmen. Dabei sollte nicht nur beim Kunden für das Verständnis

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