Erfolgreiches Vertrags- und Risikomanagement bei Multimedia-Produktionen

Die Realisierung von Multimedia-Produktionen ist besonders für Agenturen mit hohen wirtschaftlichen Risiken verbunden. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Agenturen ihre Leistungen auf der Grundlage von Festpreisen erbringen, obwohl sie im Zeitpunkt der Angebotserstellung bzw. des Abschlusses des Produktionsvertrages mit ihrem Kunden mangels ausreichender Informationen den Projektverlauf und den Zeitaufwand nicht einmal annähernd einschätzen können.

Worauf kommt es an?

Die Realisierung von Multimedia-Produktionen ist insbesondere für die Agenturen mit besonderen wirtschaftlichen Risiken verbunden. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Agenturen ihre Leistungen auf der Grundlage von Pauschal- oder Festpreisen erbringen, obwohl sie im Zeitpunkt der Angebotserstellung bzw. des Abschlusses des Produktionsvertrages mit ihrem Kunden mangels ausreichender Informationen den Projektverlauf und den Zeitaufwand nicht einmal annähernd einschätzen können.

Regelmäßig kristallisieren sich die Vorstellungen und Ziele des Kunden erst während der Ausführung eines Projektes heraus. Immer wieder sieht sich die Agentur mit neuen Ideen und Wünschen des Kunden konfrontiert, zieht aber zähneknirschend mit, um den Kunden nicht zu verärgern. Denn schließlich winken lukrative Nachfolgeaufträge.

Laufende Änderungen bei knapp kalkuliertem Festpreis

Daher sind die Agenturen gezwungen, die Projektleistung den sich fortlaufend ändernden oder sich präzisierenden Vorstellungen des Kunden anzupassen. Plötzlich explodiert der ursprünglich - zumindest vage - kalkulierte Zeitaufwand und das Projekt wird zum Stundengrab. Nachverhandlungen der Agentur mit ihrem Kunden scheitern in den meisten Fällen. Denn der Kunde weist dezent, aber unmissverständlich darauf hin, dass er sich ja gerade zum Zwecke der Risikobegrenzung nur auf einen Pauschal- bzw. Festpreis eingelassen habe.

Risikofaktor: Mangelhaft formulierte Produktionsverträge

Hierauf wenden viele Agenturen ein, dass sie weit mehr an Leistung erbracht haben, als ursprünglich vereinbart war, und ihnen deshalb eine höhere Vergütung zustünde. Der Kunde lächelt und fragt nach, woraus die Agentur denn entnehme, dass sie über den ursprünglich vereinbarten Projektumfang hinausgegangen sei. Und hier kommt es dann regelmäßig zu einer Art Offenbarungseid der Agentur: Denn was tatsächlich vereinbart war, steht angesichts der zumeist schlecht, widersprüchlich und lückenhaft formulierten schriftlichen Produktionsverträge in den Sternen. Die mangelhafte Qualität zahlreicher selbst gestrickter Produktionsverträge ist zugleich der zweite Grund dafür, dass Multimedia-Produktionen für Agenturen risikobehaftet sind. Denn schlecht abgefasste schriftliche Verträge bzw. Angebote - sofern sie denn überhaupt erstellt werden - bieten einen reichhaltigen Nährboden für Meinungsverschiedenheiten und unnötige Reibereien mit dem Kunden.

Betreiben Sie Vertrags- und Risikomanagement

Für jede Multimedia-Agentur ist es also überaus wichtig, ein vernünftiges Vertrags- und Risikomanagement zu betreiben. Wie dies genau aussieht, hängt von der Arbeitsweise der Agentur, der Art ihrer Projekte und Kunden ab. Ein allgemein gültiges Konzept hierfür gibt es nicht. Doch gibt es einige zentral bedeutsame Punkte, die stets Voraussetzung für ein erfolgreiches Vertrags- und Risikomanagement sind:

Achten Sie auf die Qualität bei der Angebotserstellung

Mit einem durchdacht und sorgfältig formulierten Angebot kann die Agentur bereits den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf legen. Wichtig ist, rechtsverbindliche Angebote nicht voreilig, sondern erst dann abzugeben, wenn sich die Agentur Klarheit über die Wünsche, Ziele und Vorstellungen des Kunden verschafft hat. Erst dann

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