Fallstudie: Einführung von Microsoft Project bei einem Versicherungsunternehmen

Die Unternehmensberatung Campana & Schott berichtet in dieser Fallstudie über ihre Erfahrungen bei der Implementierung von Microsoft Project bei einem Versicherungsunternehmen mit spezieller Ausrichtung auf den Mittelstand.

Fallstudie: Einführung von Microsoft Project bei einem Versicherungsunternehmen

Die Unternehmensberatung Campana & Schott berichtet in dieser Fallstudie über ihre Erfahrungen bei der Implementierung von Microsoft Project bei einem Versicherungsunternehmen mit spezieller Ausrichtung auf den Mittelstand.

Microsoft Project hat sich in der Vergangenheit bisher von großen, professionellen PM-Systemen abgegrenzt, die den Anspruch erheben, die Steuerung projektorientierter Bereiche oder gar von Unternehmen zu ermöglichen: Es ist vielmehr als komfortable Einzel-PM-Insellösung angelegt.

Die Vorstellung vom Einzelplatzsystem scheint überholt. Immer mehr Unternehmen setzen Microsoft Project als PM-Planungsplattform für den Multi-PM-Kontext ein. Diese Zielsetzung verfolgt auch der Münchener Verein, der Microsoft Project unternehmensweit als Projektmanagement-System einsetzt.

Der Münchener Verein ist ein Erstversicherer mit spezieller Ausrichtung auf den Mittelstand. Allein im IT-Bereich, einem der Hauptnutznießer des neuen Projektmanagements beim Münchener Verein, sind ca. 100 Mitarbeiter einzulasten und zu steuern. Aus anderen Fachbereichen sind ca. 400 weitere Mitarbeiter an Projektarbeit beteiligt.

Zur Implementierung eines geregelten Projektmanagements wurde hier eigens eine neue Organisationseinheit, das Zentrale Projektmanagement (ZPM) geschaffen, die u.a. federführend die Einführung von Microsoft Project durchführt. Hierzu David Schell (Leiter ZPM): "Leitgedanke war, eine hauptamtliche Zuständigkeit im Münchener Verein zu schaffen, die sich intensiv dem Projektmanagement allgemein sowie der Einhaltung von Planungsstandards und des Lebenswegs eines Projektes gemäß unseres Projektleitfadens im Speziellen, widmet." Hier unterstützte Microsoft Project als Plattform einen Teil des Planungsprozesses.

Die Anforderungen an das PM-Tool

Die Zielsetzung des Einsatzes von Microsoft Project beim Münchener Verein (MV) umfasst die Sicherstellung folgender Anforderungen:

  • Einheitlich strukturierte Planung der Projekte
  • Abbildung der Ressourceneinplanung und -verfügbarkeit bzw. Kapazitätsbedarf
  • Vermeidung von Überlastungen, Projektstopps/-verzögerungen aufgrund von Kapazitätsengpässen
  • Schaffung der Basis für Auswertungen auf Einzel- und Multi-PM-Ebene

Schnell zeigte sich, dass ein gut durchdachtes Nutzungskonzept unabdingbar ist - basierend primär auf einer Reihe von organisatorischen Regelungen. Hierbei musste ein speziell für den Münchener Verein angepasstes Vorgehen gefunden werden, das sich stark an praktische Anforderungen wie einfache Bedienung und hohe Aussicht auf Akzeptanz orientiert.

Klar ist: Es gibt per se kein allgemeingültig optimales Nutzungskonzept. Um einen Best Practice-Ansatz für den MV zu ermitteln, wurde deshalb eine bereichsübergreifende Pilotierung mit ausgewählten Teilnehmern aufgesetzt. Zur Unterstützung der Einführung entschloss man sich bereits in der konzeptionellen Phase zur Kooperation mit einem auf u.a. die organisatorische/technische Einführung von Projektmanagement spezialisierten Beratungsunternehmen aus Frankfurt, Campana & Schott Realisierungsmanagement GmbH.

Im Rahmen des Nutzungskonzepts wurden gemeinsam folgende Punkte zur Skalierung des Einsatzes geklärt:

Was soll mit dem Tool gemacht werden/ was nicht?

  • Aufwandsbasierte Einzelprojektplanung mit Einlastung von Ressourcen, die zentral in einem unternehmensweiten Ressourcenpool verwaltet werden
  • Es soll keine Multi-PM-Planung in Microsoft Project durchgeführt werden.
  • Das Tool soll deskriptiv Überlastungsinformationen liefern, jedoch nicht aktiv Lösungen evaluieren und mittels Kapazitätsabgleich optimieren.

Wer soll damit arbeiten?

  • Lediglich Projektleiter; Projektmitarbeiter werden in der Planung erfasst und erhalten durch den Projektleiter To-Do-Listen und andere Auswertungen. Sie greifen aber nicht direkt in den Planungsprozess ein.

Normierungen/ Standardisierungen (technisch/ organisatorisch)

Eine einfachere Benutzerführung wurde durch das Anpassen der Oberfläche von Microsoft Project erreicht:

Anpassung der Microsoft Project-Vorlage GLOBAL.MPT

  • Definieren und Realisieren unternehmensspezifischer Tabellen/ Ansichten/ Filter: Es wurden lediglich fünf für alle verbindliche Tabellen und darauf aufbauende Ansichten für Standardeingabe, Fortschritts-, Aufwands-, Termin-, und Kostenverfolgung eingerichtet. In diesen wurden die Spaltenköpfe teilweise umbenannt, Spalten neu eingefügt ( "% Arbeit abgeschlossen") und deren Reihenfolge angepasst. Ferner wurden eigene Filter für a) überfällige und b) verschobene Vorgänge integriert.
  • Verwendung von Makros/eigenen Symbolleisten: Zum Aufruf der MV-spezifischen Filter wurde eine eigene Symbolleiste erstellt, über die anhand eines Makros die Filterungen aufgerufen werden können.
  • Weitere Einstellungen: Neben Feldbezeichnungen, wurden auch Balkenarten, -farben, Drucklayouts, Einblendung Logo usw. voreingestellt.

Definition/ Erstellung von Templates für häufig verwendete Projekttypen

Hier wurden Projektplanvorlagen, in denen Planungsstandards voreingestellt waren, bereitgestellt, zum Beispiel für Anwendungsentwicklungsvorhaben.

Konzeption der Verwendung des zentralen Ressourcenpools

  • Ein globaler Ressourcenpool über alle Mitarbeiter vs. disjunkte, fachbereichsweise Teilpools:
    Man entschied sich, einen Pool über alle Mitarbeiter zu pflegen, da bereichsübergreifende Einlastungen der Regelfall sind
  • Erfassung von Nichtverfügbarkeiten
    Urlaube, Krankheit: Nichtverfügbarkeiten sind durch die Projektleiter im zentralen Ressourcenpool als arbeitsfreie Zeit zu pflegen.

Durchführen von Mitarbeiterschulungen

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