Fix und fertig: Excel-Tool für die Earned Value Analyse

Das Excel-Tool EasyEarnedValueManager (EasyEVM) ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte nutzbar zu machen, für die der erforderliche Aufwand ansonsten zu hoch wäre. Detlef Zimmermann stellt das Tool mit seinem Beitrag zur Verfügung und liefert eine ausführliche Nutzungsbeschreibung. Das Tool kann ab der Microsoft Excel-Version 2000 verwendet werden.

Das mit diesem Artikel zur Verfügung gestellte Tool EasyEarnedValueManager (EasyEVM) ist eine fertige Excel-Lösung für die Earned Value Analyse. Es ist für Projekte ausgelegt, die nach Arbeitspaketen gegliedert sind und kein Netzplan-Tool erfordern. Die wesentlichen Einstellungen (z.B. Wahl der Berechnungsmethode) lassen sich einfach in einem Formular konfigurieren. Als Eingabegröße erfordert EasyEVM lediglich die minimal notwendigen Werte: Plan- und Ist-Werte von Startterminen, Endterminen und Kosten. Mit Hilfe eines VBA-Makros bestimmt das Tool die typischen Kennzahlen wie z.B. den Cost Performance Index. Die ermittelten Kennzahlen stellt EasyEVM sowohl tabellarisch als auch in Diagrammen dar. Im Folgenden werden die grundsätzlichen Funktionen sowie die Bedienung des Excel-Tools beschrieben.

Earned Value Analyse - wie und wozu?

Die Earned Value Analyse (EVA) entstand in den 1960er Jahren in den Vereinigten Staaten von Amerika. Sie wurde von der U.S. Air Force als Ergänzung zu PERT (Programme Evaluation and Review Technique, Variante der Netzplantechnik) entwickelt und dient der Fortschrittsbewertung von Projekten. Mittels Kennzahlen wird die aktuelle Termin- und Kostensituation zu einem bestimmten Stichtag beschrieben. Das Prinzip der Earned Value Analyse besteht darin, die aktuell erbrachte Leistung eines Projekts (Earned Value, Fertigstellungswert) zu ermitteln. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen prognostiziert sie darüber hinaus das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts.

Basisgrößen

Die wichtigsten Basisgrößen der Earned Value Analyse sind:

  • Geplanter Aufwand (Planned Value): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag geplanten Aktivitäten (Arbeitspakete, Vorgänge) budgetiert?
  • Tatsächlicher Aufwand (Actual Cost): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten eingesetzt?
  • Erbrachte Leistung (Earned Value, Fertigstellungswert): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten budgetiert?
  • Gesamtbudget: Welcher Aufwand wurde für die Durchführung des Projekts insgesamt vorgesehen?

Aus diesen Basisgrößen errechnet die Earned Value Analyse weitere Kennzahlen, mit denen sich der Projektfortschritt monetär bewerten lässt. Betrachtet man die zeitliche Entwicklung dieser Kennzahlen, ist zusätzlich eine Trendanalyse möglich.

Aus der grafischen Darstellung der Basisgrößen über die Zeit kann man sehr schnell Abweichungen von Kosten- und Terminplan erkennen und eine grobe Prognose für den weiteren Projektablauf treffen (Bild 1).

Bild 1: Anhand der Basisgrößen lassen sich Planabweichungen schnell erkennen.

Eine ausführliche Darstellung der Earned Value Analyse finden Sie im Artikel "Messbarer Projekterfolg mit der Earned Value-Analyse" von Thomas Walenta, Ausgabe 4/2001.

Voraussetzungen für den Einsatz der Earned Value Analyse

Damit man die Earned Value Analyse sinnvoll einsetzen kann

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