InLoox – Planung und Projektarbeit mit Outlook

Bei vielen Projektleitern und Projektmitarbeitern ist Outlook das Standard-Kommunikationstool. Warum also nicht dort auch gleich Projekte planen, steuern und den Fortschritt dokumentieren? Die Multiprojektmanagement-Software InLoox verfolgt genau dieses Ziel, darüber hinaus ist sie auch unabhängig von Outlook als reine Web-Version verfügbar. Dr. Mey Mark Meyer stellt die Software und ihre Funktionsweise vor und zeigt, wo die Unterschiede zwischen der Outlook- und der Web-Variante liegen.

Ein Projektalltag ohne Kalender und E-Mail ist kaum vorstellbar. Microsoft Outlook hat sich hier zum Platzhirsch entwickelt. Wer jedoch Projekte mit der Software steuern will, merkt schnell, dass Outlook nur für die Kommunikation und individuelle Selbstorganisation entwickelt wurde. Abhilfe schafft die Multiprojektmanagement-Software InLoox, die sich weitgehend nahtlos integriert. Das Tool, das bereits seit vielen Jahren auf dem Markt ist, ermöglicht es direkt aus Outlook heraus, Projekte zu planen und zu steuern. Auch die aktuelle Version zeigt sich Anwendern in der vertrauten Outlook-Umgebung. Die Web-Variante von InLoox stellt zudem fast alle Funktionen auch unabhängig von Outlook im Web-Browser zur Verfügung.

Wer sich für die Outlook-Variante entscheidet, erhält in Outlook einen zusätzlichen Arbeitsbereich für Projekte. Dort stellt InLoox seine Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung, beispielsweise die Liste aller anstehenden Projekte (Bild 1).

Bild 1: Die Projektübersicht von InLoox
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Viele Anwender sind mit den Eingabefenstern und dem Bedienkonzept von Outlook vertraut. Das vermeidet Berührungsängste beim Umgang mit InLoox. Wer Outlook kennt, der soll nach dem Willen der Entwickler auch intuitiv verstehen, wie InLoox funktioniert. Das gelingt gut.

Die Bedienprinzipien und die Aufmachung der Software folgen klar dem Outlook-Vorbild. Wer kein Outlook verwendet, für den stellt die gegen Ende dieses Beitrags beschriebene Weboberfläche eine Alternative dar.

Projekt- und Outlook-Daten im Zusammenspiel

Neben der gewohnten Bedienoberfläche kann InLoox damit punkten, vorhandene Daten aus Outlook zu nutzen, wo immer dies möglich ist. In der Praxis sieht das so aus: Wird ein neues Projekt angelegt, erfragt InLoox dessen Stammdaten in einem Formular. Der Anwender kann die Projektbeteiligten dort auch direkt aus dem Outlook-Adressbuch auswählen. Outlooks Adressbuch-Dialog haben die Entwickler zu diesem Zweck um die Suche nach Mitarbeitern anhand von deren Fähigkeiten ergänzt.

Um die Zugriffsrechte zu regeln, gibt es bei InLoox Projektrollen. InLoox bietet fünf Standard-Projektrollen: Projektleiter, Projektteam, Kunde, Projektpartner oder sonstige Projektbeteiligte. Neben diesen gibt es noch weitere Rollen, die unabhängig vom einzelnen Projekt sind, beispielsweise für die Geschäftsführung.

Projektaufgaben und Outlook-Aufgaben

InLoox trennt Projektaufgaben klar von den normalen Outlook-Aufgaben. Das erscheint auf den ersten Blick erstaunlich, ist jedoch sinnvoll: Schließlich funktioniert InLoox in der Webversion auch ohne Outlook. Zudem trennt dieses Vorgehen die InLoox-Projektaufgaben von den zahlreichen kleinen Alltagsaufgaben, sie sich Anwender typischerweise in Outlook anlegen. In der Gesamtaufgabenliste zeigt InLoox wahlweise die Outlook-Aufgaben zusammen mit den Projektaufgaben an, so dass der Anwender einen vollständigen Überblick über alle seine Aufgaben erhält.

Outlook-Aufgaben und InLoox-Projektaufgaben sind also zwei unterschiedliche Dinge. Wer eine Projektaufgabe allerdings auch in den normalen Outlook-Listen sehen möchte, kann sie mit Outlook synchronisieren. Dazu reicht es aus, die entsprechende Projektaufgabe beispielsweise im Gantt-Diagramm zu markieren und in der Symbolleiste auf "Synchronisieren" zu klicken. InLoox erzeugt dann eine passende Outlook-Aufgabe. Diese wird via Exchange-Server auch auf Smartphones übertragen. Fortschrittsmeldungen für diese Outlook-Aufgabe werden mit der zugehörigen InLoox-Projektaufgabe abgeglichen.

Mindmap, Kanbanboards und Gantt-Diagramme

Zwischen der Aufgabenliste, die Outlook mitbringt, und einem großen InLoox-Projekt gibt es verschiedene Zwischenstufen für die Planung von Projekten. Um dem Anwender möglichst in jeder Situation sinnvolle und angemessene Werkzeuge zum Strukturieren von Aufgaben zu bieten, setzt die Software auf drei unterschiedliche Möglichkeiten: Mindmaps, Kanban-Boards und Balkendiagramme.

Zu Beginn eines Projekts geht es oftmals darum, einen ersten Überblick über das zu bekommen, was im Projekt zu erledigen ist. Eine erste Projektstruktur kann der Anwender deshalb direkt in InLoox mithilfe einer Mindmap entwickeln. Zunächst ist die Mindmap nicht mehr als eine grobe Struktur des Vorhabens. Zu den einzelnen Zweigen der Mindmap kann der Nutzer anschließend Dokumente und verantwortliche Ressourcen zuordnen.

Kanban-Board und Balkendiagramm für Aufgaben

In einem weiteren Schritt können die Zweige der Mindmap in Aufgaben umgewandelt werden. InLoox wechselt dann die Ansicht und präsentiert die Projektaufgaben in einem Kanban-Board (Bild 2). Für die Projektaufgaben im Board können verantwortliche Mitarbeiter bestimmt, Aufwände geschätzt und bei Bedarf auch Start- und End-Termine eingetragen werden. Für den Anwender, der vor allem kleine und mittelgroße Projekte abwickeln möchte, dürfte diese Ansicht als Werkzeug für eine pragmatische Planung oft schon ausreichen. Welche konkreten Spalten das Board beinhaltet, legen die Administratoren fest. Die Anwender können sie zusätzlich an besondere Anforderungen ihres Projekts anpassen.

Bild 2: Mit der Kanban-Ansicht lassen sich Projektaufgaben von kleinen bis mittleren Projekten gut strukturieren.
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Termin- und Aufgabenplanung

Um den Projektplan zu erstellen, verwendet der Nutzer das Balkendiagramm. In diesem werden allerdings nicht einfach die Aufgaben als Balken dargestellt. Der Anwender erstellt stattdessen zunächst den Projektplan aus Vorgängen und Sammelvorgängen. Am rechten Rand des Fensters zeigt InLoox bereits vorhandene Projektaufgaben, etwa aus der Mindmap, an. Diese werden den Vorgängen zugeordnet, indem sie mit der Maus auf den betreffenden Vorgangsbalken gezogen werden. Aus der Zuordnung und dem für die Aufgaben geplanten Aufwand kann InLoox die Auslastung der eingesetzten Mitarbeiter berechnen.

Die Schnappschuss-Funktion speichert den derzeitigen Stand der Terminplanung. Alle vorhandenen Schnappschüsse zeigt InLoox unterhalb des Balkendiagramms auf einer Zeitleiste. Um eine ältere Momentaufnahme mit dem aktuellen Stand zu vergleichen, reicht ein Klick auf die entsprechende Stelle in der Zeitleiste. Ältere Schnappschüsse können auch wieder als aktuelle Planung hergestellt werden.

Anwendern stehen in InLoox also unterschiedlichste Ansichten zur Verfügung, um Projektaufgaben übersichtlich zusammenzuhalten. Leider sind nicht immer alle Aufgabeninformationen in allen Ansichten verfügbar: So zeigt beispielsweise die Mindmap keine Start- und Endtermine in den Vorgangsdetails und aggregiert Aufgabeninformationen wie Aufwand und Fertigstellungsgrad nicht entlang der Zweige.

InLoox geht davon aus, dass der anfängliche Projektstrukturplan aus der Mindmap anschließend im Kanban-Board oder dem Gantt-Chart detailliert wird. Das funktioniert gut. Würde auch der umgekehrte Weg zur Verfügung stehen, ergäben sich neue Auswertungsmöglichkeiten: Mindmaps könnten die Aufgaben mit aktuellen Bearbeitungsinformationen darstellen, um unterschiedliche Gliederungsprinzipien abzubilden. So könnte der Nutzer z.B. schnell einen Überblick über den Status aller Konzeptionsarbeiten gewinnen oder sämtliche Projektaufgaben nach Produktmodulen gegliedert auswerten.

Teamarbeit

Als Multiprojektmanagement-Lösung beherrscht InLoox auch das Ressourcenmanagement. Gerade hier kann die Software ihre Verbindung zu Outlook als Stärke ausspielen, weil Anwender ihre Aktivitäten aus den Projekten im unmittelbaren Zusammenhang mit Terminen, Kalendern und E-Mails steuern können.

Ressourcenplanung und Auslastungen

Aus den Daten der Planung ermittelt InLoox die Ressourcenbedarfe sowie deren Auslastungen (Bild 3). Die Auslastung aus den Projektaufgaben kann um die Termine ergänzt werden, die sich aus den Kalendern der Mitarbeiter ergeben. Das macht es leicht, die Urlaubsplanung zu berücksichtigen. Allerdings sind die Termine im Outlook-Kalender nicht mit Projektaufgaben verbunden: Zu welcher Projektaufgabe z.B. der Workshop am Freitag gehört, weiß die Software nicht. Damit Kalenderzeiten und Projektaufwände auf diese Weise nicht versehentlich doppelt zu Buche schlagen, legt InLoox Projekttermine im Kalender stets als "freie" Zeit an. Das vermeidet Doppelberechnungen – eine klare Zuordnung wäre allerdings eine sinnvolle Ergänzung.

Bild 3: Für das Ressourcenmanagement liefert InLoox Auslastungen und Aufgabenübersichten sowohl für einzelne Personen als auch für ganze Teams.
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Alle Auslastungen kann die Software sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für komplette Teams errechnen. Für Teamleiter bietet die Ressourcenübersicht zudem eine einfache Möglichkeit, Aufgaben umzuverteilen. Dazu wird die betreffende Aufgabe, die InLoox unterhalb des zuständigen Mitarbeiters anzeigt, einfach auf den Namen eines anderen Mitarbeiters gezogen. Linienvorgesetzte können auf diese Weise die Teamplanung vornehmen.

Zeiten erfassen und abrechnen

Die Zeiterfassung ist eine Routine-Aufgabe, die bei vielen Projektteam-Mitgliedern eher unbeliebt ist. Auch InLoox bewirkt hier keine Wunder, verbindet die Erfassung allerdings sinnvoll mit dem Outlook-Kalender. Es reicht, einen Termin im Kalender zu markieren und auf "Zeit erfassen" zu klicken. InLoox erstellt dann einen Zeiterfassungseintrag, den der Anwender prüft und eventuell überarbeitet. Wer beispielsweise als Dienstleister seine Einsätze beim Kunden ohnehin in den Kalender einträgt, erzeugt so mit wenigen Klicks seine Zeiterfassung. Die erfasste Dauer kann dabei von der Dauer des Termins abweichen. Auf diese Weise lassen sich z.B. Pausen oder die Rundung von Zeiten berücksichtigen. Zeiten können zudem auch für Projektaufgaben und Vorgänge erfasst werden.

Aus den erfassten Zeiten berechnet InLoox die Kosten. Dabei kann jedoch der Anwender entscheiden, welche Zeiten als Grundlage für die Projektabrechnung herangezogen werden sollen. Die erwarteten Einnahmen eines Projekts werden zu Beginn als Auftragsbudget geplant. Auf diese Weise kann InLoox auch Auskunft darüber geben, ob beispielsweise bei einem Dienstleistungsprojekt die angefallenen und noch zu erwartenden Aufwände das vom Kunden beauftragte Volumen zu überschreiten drohen. In der Budget-Übersicht kann der Anwender die erfassten Zeiten der Mitarbeiter als Ist-Ausgabe einsehen und die abzurechnenden Zeiten auswählen. Mit einem Klick auf "Abrechnen" setzt InLoox dann die Verkaufspreise der entsprechenden Leistungen als Ist-Einnahme an und vermerkt, dass die betreffenden Zeiten abgerechnet wurden.

Mit seinen Finanzfunktionen, mit Schwerpunkt auf den Kosten und Verrechnungssätzen von Ressourcen, eignet sich InLoox durchaus dazu, in einfach gehaltener Weise die Abrechnung von Projektdienstleistungen vorzubereiten. Die gute Einbindung der Zeiterfassung in die Kalender der Mitarbeiter erleichtert dies zusätzlich.

E-Mails und Dokumentenmanagement

E-Mails sind heute aus dem Projektalltag kaum wegzudenken. Von InLoox kann man daher erwarten, dass es gerade für den Umgang mit E-Mails einiges zu bieten hat. Tatsächlich ist es leicht, eine E-Mail in eine Projektaufgabe zu überführen. Der Anwender klickt dafür lediglich direkt im Posteingang auf die Schaltfläche "Aufgabe erstellen" und wählt das Projekt aus, um das es geht. InLoox verwendet dann den E-Mail-Text als Beschreibung der Aufgabe.

Oftmals erfordert eine E-Mail allerdings gar keine Aktion, sondern soll lediglich den übrigen Projektbeteiligten zugänglich gemacht werden oder zur Dokumentation des Projekts archiviert werden. Mit der Funktion "E-Mail ablegen" wird sie direkt aus dem Postfach in den Bereich "Dokumente" von InLoox kopiert. Dabei darf der Anwender wählen, ob er nur den Text, nur die angehängten Dateien oder den Text einschließlich der Anhänge speichern möchte. Er kann die E-Mail nicht nur in den Ablageordner kopieren, sondern auch ein Projekt oder einen Vorgang wählen, um die E-Mail damit zu verknüpfen. Wird die E-Mail später erneut in Outlook geöffnet, erscheint im E-Mail-Fenster ein Link auf das verknüpfte Projekt.

Bild 4: Das Dokumentenmanagement in InLoox sammelt Dokumente und E-Mails an einem zentralen Ort.
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Alle Dokumente speichert InLoox je nach Konfiguration auf Dateiservern, dem InLoox-Server, in SharePoint-Bibliotheken oder in der InLoox-Cloud. Damit stehen sie auch Anwendern zur Verfügung, die kein Outlook verwenden, sondern in der Weboberfläche arbeiten. Innerhalb von InLoox sind die Dokumente entweder per Link von den verknüpften Projekten und Vorgängen aus erreichbar oder über die Ordner im Arbeitsbereich "Dokumente" (Bild 4). Auch dort gibt es wieder Verknüpfungen vom Dokument zu den betreffenden Planungsobjekten, so dass z. B. schnell von einem Konzept zur damit verbundenen Projektaufgabe gesprungen werden kann.

Multiprojekt-Übersicht

Um auch bei größeren Projekten in InLoox die Übersicht zu behalten, empfiehlt es sich, sie als Programm mit verschiedenen Einzelprojekten anzulegen. Auf diese Weise kann auch eine übergeordnete Terminplanung für kleinere Einzel-Projekte entstehen, die jeweils in Kanban-Boards bearbeiten werden. Um projektübergreifende Abhängigkeiten abzubilden, können sich Projektplaner Meilensteine und Vorgänge aus anderen Projekten als Nur-Lese-Kopien in den eigenen Projektplan holen. Sie können zwar nicht umgeplant werden – das obliegt den Planern der entsprechenden Quell-Projekte, lassen sich aber mit den eigenen Projekten verknüpfen und so für die Terminplanung verwenden.

Den schnellen Überblick über die Projekte vermitteln die Dashboards. Administratoren können mit dem InLoox Designer die wichtigsten Informationen als Grafiken oder Pivot-Tabellen zusammenstellen. Weitere Auswertungen, wie Projektberichte, Aufwands-Auswertungen und Projektlisten lassen sich mit dem Berichtsgenerator in verschiedenen Dateiformaten erzeugen. Hierzu zählen die Dateiformate PDF, HTML und Excel. Letzteres Format bietet die Chance, höchst individuell mit ausgewerteten Daten weiterzuarbeiten. Berichte und Dashboards, die für InLoox PM für Outlook erstellt wurden, werden auch Nutzern der InLoox PM Web-App angeboten.

Ab ins Web: InLoox ohne Outlook

Die eigene Webanwendung "InLoox PM Web-App" ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich ausgebaut worden (Bild 5). Mittlerweile bietet sie fast alle Funktionen der Outlook-Variante. Es fehlen lediglich die Mindmaps und eine grafische Budgetübersicht. Durch das Design, das sich den Abmessungen der verwendeten Endgeräte anpasst, ist die Web-App auch auf Smartphones gut bedienbar. Für die Zeiterfassung von unterwegs oder den schnellen Zugriff auf die Auftragsunterlagen im Dokumentenmanagement ist das nützlich. Terminpläne und Kanban-Boards wird dagegen wohl kaum jemand auf einem Smartphone bearbeiten wollen. Im vollwertigen PC-Browser lassen sich die beiden Planungswerkzeuge dagegen interaktiv und flüssig bedienen.

Bild 5: Mit der Web-App funktioniert InLoox auch ohne Outlook.
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Weil InLoox alle Projektdaten sauber von Outlook-Daten trennt, kann die Web-App auch zusammen mit der Outlook-Version genutzt werden. Anwender können also beispielsweise auf dem Smartphone das Web-Frontend nutzen und am Schreibtisch InLoox PM für Outlook verwenden. Genauso lassen sich externe Projektpartner per Web-App in das Projektteam einbinden. Auch wenn man in puncto E-Mail und Personal Information Management nicht auf Microsoft setzt, kann man InLoox mit der Web App als Browserversion verwenden.

Systemvoraussetzungen

InLoox PM für Outlook erfordert Outlook 2010, 2013 oder 2016 sowie eines der aktuellen Windows-Betriebssysteme ab Windows Vista. Die Webversion arbeitet mit den aktuellen Versionen von Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari und Chrome.

Wie die Daten gespeichert werden, hängt von der verwendeten Version ab. Einzelplatzversionen speichern die Daten lokal. Die Netzwerkversionen können die Daten auf Microsofts SQL-Server, MySQL oder in einer Oracle-Datenbank speichern. In der Cloud-Variante InLoox now! übernimmt der Hersteller den Betrieb des Servers. Microsofts Exchange-Server ist in keinem Fall erforderlich, um Projektdaten zu speichern. InLoox funktioniert daher auch dann, wenn Outlook keinen Exchange-Server nutzt oder mit gehosteten Exchange-Konten wie Office 365 verwendet wird, bei denen kein administrativer Zugriff auf den Exchange-Server möglich ist.

Lizenzbedingungen

Der Einstieg in InLoox PM beginnt für 450 Euro mit der Einzelplatz-Lizenz. Die Web-App gibt es ab 350 Euro. Wer sich zwischen den beiden Varianten nicht entscheiden kann, fährt mit der Universal-Lizenz am besten. Sie gilt für Outlook und Web und ist ab 550 Euro erhältlich. Teams mit mehr als fünf Usern erhalten Rabatte. Die für Teams notwendige Server-Lizenz schlägt mit rund 1.500 Euro zu Buche. Mit InLoox now! entfällt der Kauf der Lizenzen. Die Nutzung des InLoox-Servers kostet in diesem Cloud-Modell rund 25 Euro monatlich pro Nutzer. Wer zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten, Dashboards und Teamfunktionen wünscht, zahlt je Anwender rund 45 Euro monatlich. Eine ausführliche Darstellung der verschiedenen Lizenzmodelle und der Mengenstaffeln findet sich auf der Website des Herstellers.

Fazit

Mit InLoox wird Microsoft Outlook zu einer echten Projektmanagement-Software. Dabei ist InLoox eine eigenständige Software, die sich allerdings so geschickt in Outlook integriert, dass das Gesamtsystem wie aus einem Guss wirkt. Diese Funktion ist das zentrale Alleinstellungsmerkmal der Software. Selbst wer Outlook nicht nutzt und stattdessen mit der InLoox Web-App arbeitet, profitiert dennoch von dieser Verbindung: Funktionen wie Kalender und Aufgaben erleichtern auch in der Web-App die operative Arbeit im Projekt. Hier, in den Details der täglichen Projektarbeit, liegt die besondere Stärke der Lösung.

Mit Mindmap, Kanban-Board und klassischem Gantt-Plan ist die Software bereits vielseitig aufgestellt. Je nach Bedarf können Anwender einfach nur etwas Ordnung in die Projektaufgaben bringen oder auch umfangreiche Projektpläne erstellen. Das erleichtert den Einstieg in die Software auch in Organisationen, die ihre PM-Methodik noch entwickeln. Als Einzelplatz-Version lässt sie sich leicht ausprobieren, als Cloud-Variante schnell in ganzen Teams einsetzen. Auf eigenen Servern betrieben ist sie auch für anspruchsvolle Installationen mit Schnittstellen zu bestehenden Systemen gerüstet.

Kontakt

InLoox GmbH, Kantstraße 2, 80807 München, Deutschland, Tel: +49 (0)89 3589988-0, E-Mail: info@inloox.com, https://www.inloox.de/

 
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