Die KI-Sprachmodelle entwickeln sich rasant. Bald wird künstliche Intelligenz nicht nur Workflows und Prozesse beeinflussen, sondern auch strategische Entscheidungen. Dadurch wird sich die Art und Weise, wie Projekte geplant und umgesetzt werden, fundamental ändern. Schon jetzt sind Projektleitende, PMOs, HR-Expert:innen und technische Führungskräfte Teil der Transformation. Wie gelingt es, den Wandel hin zu einer KI-gestützten Arbeitsweise aktiv mitzugestalten, statt von ihm getrieben zu werden? Woher stammt das Know-how, das Fachkräfte benötigen, um KI erfolgreich und effizient in der Projektarbeit einzusetzen?

Im Folgenden erhalten Sie Antworten auf diese Fragen: Ich benenne die ausschlaggebenden Anforderungen an Learning & Development (L&D) für das Thema KI und beschreibe die zentral zu vermittelnden Kompetenzen. Mit dem vorgestellten strategischen Vorgehen erstellen Sie in fünf Schritten einen individuell angepassten Lern- und Ausbildungsplan, mit dem Sie Projektmanager:innen und andere Mitarbeitende fit für die KI-Transformation machen können.

Lernen neu denken: Was muss ein L&D-Programm für die KI-Transformation leisten?

Aktueller Stand: Verbreitete Wissenslücken

Wie sieht der Wissensstand im Bereich künstliche Intelligenz generell aus? Um ein aktuelles Stimmungsbild zu erhalten, befragten wir im Mai 2024 im Rahmen unseres Webinars "Combining AI and human expertise" 300 Teilnehmende aus unterschiedlichen Ländern. 143 von ihnen stuften ihre Kenntnisse zu KI im Projektmanagement auf einer Skala von 1 bis 5 ein.

Das Ergebnis: Nur rund sechs Prozent der Befragten fühlten sich bei der Anwendung von KI "sicher", lediglich rund ein Prozent sogar "sehr sicher". Über 90 Prozent gaben hingegen an, sich nur "mäßig sicher" oder "unsicher" zu fühlen.

Auch wenn diese Befragung nur einen kleinen Ausschnitt unter den Anwendenden aus dem Projektmanagement abbildet – unbestritten ist: Beim Thema KI klafft eine gewaltige Kompetenzlücke. Was muss Weiterbildung leisten und wie muss sie organisiert sein, um diese Lücke effektiv und nachhaltig zu schließen?

Potenziale von KI im Projektmanagement

Die Einsatzmöglichkeiten von KI im Projektmanagement sind vielfältig. Sprachmodelle wie ChatGPT, Gemini oder Copilot ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Berichte und Terminplanungen lassen sich effizienter erstellen – das spart Zeit und Ressourcen. Diese Zeitgewinne eröffnen Projektteams neue Freiräume für strategische Aufgaben und erhöhen die Gesamtproduktivität.

Darüber hinaus analysieren KI-Modelle große Datenmengen, erkennen darin Muster und liefern fundierte Prognosen. Diese Analysen unterstützen Führungskräfte und Projektleitende bei der Entscheidungsfindung und beim Risikomanagement. Das Ziel kann und soll dabei nicht sein, die Planungs- und Strategiearbeit künftig an "die Maschine" auszulagern: Essenziell für den Erfolg von Projekten ist die effektive Kombination von menschlicher und künstlicher Intelligenz.

Wo gibt es Aufholbedarf?

Damit Projektleitende und Projektmitarbeitende Kompetenzen für die KI-Anwendung aufbauen – oder ausbauen – können, müssen vor allem drei spezifische Probleme angegangen werden:

1. Wissenslücken in Bezug auf technische und rechtliche Grundlagen: Mitarbeitende sollen dazu befähigt werden, KI-Anwendungen sicher und datenschutzkonform nach dem EU AI Act in bestehende Prozesse zu integrieren.
2. Veraltete Kompetenzen: Die bestehenden digitalen und analytischen Fähigkeiten reichen oft nicht aus, um KI-Anwendungen effektiv in Projekte, Programme und Prozesse zu integrieren.
3. Fehlende KI-Readiness: Organisationen müssen lernen, KI effektiv einzusetzen und zu skalieren, um echten strategischen Mehrwert zu erzielen. Lernmaßnahmen sollten nicht nur Basiswissen über KI vermitteln, sondern auch auf spezifische Projektkontexte eingehen. Bei Organisationen, die KI-ready sind, greifen KI-Anwendungen auf hochwertige und Governance-gesteuerte Daten zu und sind in Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse integriert.

Warum sollte L&D strategisch und langfristig sein?

Im Beruf nötige Kompetenzen zu fördern, zu stärken und lebendig zu halten, ist die Aufgabe von Personalentwicklungsstrategien oder Schulungsprogrammen, oft mit dem Kürzel "L&D" bezeichnet.