Das Contingency-Reserve-Diagramm

Mehr Transparenz für Ihre Sicherheitsreserven

Um langwierige Diskussionen mit den Stakeholdern, insbesondere mit dem Projektauftraggeber zu vermeiden, weisen Projektleiter ihre Sicherheitsreserve häufig nicht transparent aus. Ein sinnvolles Werkzeug, das die notwendige Contingency Reserve für die Stakeholder nachvollziehbar macht, fehlte dem Projektleiter bisher. Beat R. Schybli hat eine Methode entwickelt, mit der er anhand konkreter Kriterien die Sicherheitsreserve bestimmt und diese in den Planungsdokumenten zur Zeit- und Kostenplanung nachvollziehbar angibt.

Wenn es um die Termin- und Kostenplanung geht, werden Sicherheitsreserven (Contingency Reserve) für die identifizierte Risiken oft als verdeckte Marge auf die Basis-Planung aufgeschlagen. Diese Vorgehensweise macht es jedoch nach Projektabschluss unmöglich, die Unterschiede zwischen der ursprünglichen Planung ohne Reserve und den realen Projektausgaben zu erkennen.

Projektleiter vermeiden es häufig, die Contingency Reserve in ihrer Projektplanung gesondert auszuweisen, da diese Transparenz leicht zu Diskussionen mit dem Projektauftraggeber führen kann. Dies liegt sicherlich daran, dass einer mit "Bauchgefühl" geplanten Sicherheitsreserve – selbst wenn die Planung durch einen erfahrenden Projektleiter erfolgte – immer ein Hauch Willkürlichkeit anhaftet.

Ein sinnvolles Werkzeug, um die notwendige Contingency Reserve gegenüber den Stakeholdern gut erklären zu können, fehlte dem Projektleiter bisher. Dieses Werkzeug sollte die Kalkulation der Sicherheitsreserven nachvollziehbar machen, um so für die Stakeholder, insbesondere den Projektauftraggeber, die gewünschte Transparenz zu schaffen.

Das brachte mich auf die Idee, selbst ein solches Werkzeug zu entwickeln, das es ermöglicht, anhand konkreter Kriterien die Sicherheitsreserve zu bestimmen und sie in den Planungsdokumenten für die Auftraggeber klar ersichtlich darzustellen: das Contingency-Reserve-Diagramm. Ich verwende das Diagramm als Hilfsmittel in der Planungsphase, um die Zeit- und Kostenplanung zu erstellen. Ich behandle die mit dem Diagramm verbundene Vorgehensweise als einen standardisierten, neuen Prozess innerhalb meines Projektmanagements. Meine folgenden Ausführungen orientieren sich nicht an bestehenden Standards, sondern sind das Ergebnis meiner persönlichen positiven Erfahrung mit dem Diagramm in meinen IT-Projekten, die ich gerne weitergeben und hier zur Diskussion stellen möchte.

Das Contingency-Reserve-Diagramm

Verzögert sich ein Projekt, sind die Ursachen dafür meiner Erfahrung nach meist ein ungenau spezifizierter Projektumfang und Risiken, die durch die Verwendung neuer Technologien auftreten.

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