Microsoft Excel – Kosten und Termine im Blick mit Ampeln & Co.

Teil 1:
Voreingestellte Regeln individuell anpassen
Damit die Aussage eines Statusberichts leicht erfassbar ist, sollte dieser nicht nur aus trockenen Zahlen bestehen, sondern visuell ansprechend aufbereitet sein. Dafür eignen sich z.B. Ampelsymbole oder Trendpfeile, mit denen sich der Status in Kosten- und Terminübersichten verdeutlichen lässt. Eine solche Kennzeichnung mit Symbolen ist in Excel ab der Version 2007 mit Hilfe der Bedingten Formatierung möglich. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen im ersten Teil dieses Beitrags, wie Sie vorgehen, um Ihren Zahlen mit Ampeln und Pfeilen mehr Aussagekraft zu verleihen.

 

Microsoft Excel – Kosten und Termine im Blick mit Ampeln & Co.

Teil 1:
Voreingestellte Regeln individuell anpassen
Damit die Aussage eines Statusberichts leicht erfassbar ist, sollte dieser nicht nur aus trockenen Zahlen bestehen, sondern visuell ansprechend aufbereitet sein. Dafür eignen sich z.B. Ampelsymbole oder Trendpfeile, mit denen sich der Status in Kosten- und Terminübersichten verdeutlichen lässt. Eine solche Kennzeichnung mit Symbolen ist in Excel ab der Version 2007 mit Hilfe der Bedingten Formatierung möglich. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen im ersten Teil dieses Beitrags, wie Sie vorgehen, um Ihren Zahlen mit Ampeln und Pfeilen mehr Aussagekraft zu verleihen.

 

Damit die Aussage eines Statusberichts leicht erfassbar ist, sollte dieser nicht nur aus trockenen Zahlen bestehen, sondern visuell ansprechend aufbereitet sein. In Microsoft Excel bietet sich dafür die Bedingte Formatierung an. Während frühere Versionen dem Anwender lediglich erlaubten, Zellen farbig zu markieren, um abweichende Daten hervorzuheben, stellt Excel ab Version 2007 zusätzlich auch Symbole für die Bedingte Formatierung zur Verfügung. Verschiedenfarbige Ampeln oder Trendpfeile eignen sich z.B. gut, um den Status in Kosten- und Terminübersichten zu verdeutlichen.

Im ersten Teil dieses Beitrags erläutern Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke, wie Sie Ampeln oder andere Symbole sinnvoll einsetzen können, um Ihren Zahlen mehr Aussagekraft zu verleihen. Sie erfahren anhand von Beispielen, wie Sie vorgehen, um die voreingestellten Regeln in Excel zu nutzen und individuell anzupassen. Im zweiten Teil des Beitrags lesen Sie, welche Grenzen Excel bei der Verwendung von Symbolen vorgibt und mit welchen Techniken und Tricks Sie diese überwinden. Sie können damit den Einsatzbereich der Bedingten Formatierung erweitern und erhalten so weitere komfortable Möglichkeiten für die visuelle Aufbereitung Ihrer Daten.

Bild 1: Symbole können den Soll-Ist-Vergleich erleichtern, z.B. zur Kontrolle der Kosten (links) oder des Produktionsausstoßes (rechts).
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Bevor Sie beginnen, mit Symbolen zu arbeiten, hier zunächst eine Übersicht, welche Kategorien und Arten davon bei der Bedingten Formatierung verfügbar sind. Excel 2010 stellt 20 verschiedene Symbolsätze mit insgesamt 75 Symbolen zur Verfügung, die in die Kategorien Direktional, Formen, Indikatoren und Bewertungen unterteilt sind. In Excel 2007 ist die Anzahl etwas geringer, hier sind es 17 Symbolsätze mit insgesamt 64 Symbolen (Bild 2). Einige der Symbolsätze stehen nicht nur als Dreier-, sondern auch als Vierer- und Fünferkombination zur Verfügung, was eine differenziertere Abstufung erlaubt.

Obwohl die Anzahl der Symbole in Excel 2010 noch einmal zugenommen hat, ist die Motivauswahl nicht immer für jeden Zweck ausreichend. Anwender stellen häufig die Frage, ob sich auch "benutzerdefinierte" Symbole ergänzen lassen – beispielsweise Smileys, Fragezeichen oder Verkehrszeichen wie ein Stopp- oder ein Hauptstraßenschild. Dies ist jedoch leider auch in Version 2010 nicht möglich.

Zur Symbolauswahl gelangen Sie, indem Sie in der Registerkarte Start den Befehl Bedingte Formatierung anklicken und dann die Maus über den Eintrag Symbolsätze bewegen (Bild 2).

Bild 2: Über den Befehl Bedingte Formatierung auf der Registerkarte Start wählen Sie die gewünschten Symbole aus.
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Kostenübersicht mit Ampelindikatoren

Die Beispieltabelle in Bild 3 zeigt für zwei Projekte die Plan- und Ist-Kosten pro Phase. Ganz rechts in der Spalte steht die Differenz beider Werte (Ist-Kosten minus Soll-Kosten). Um einen schnellen Überblick zu erhalten, in welchen Phasen die Plankosten eingehalten und in welchen sie überschritten wurden, soll in der Spalte mit den Differenzwerten die Bedingte Formatierung mit Ampelsymbolen zum Einsatz kommen – und zwar nach folgenden Regeln:

  • Liegen die Ist-Kosten im Budget, ist das Ampelsymbol grün.
  • Übersteigen die Ist-Kosten die Soll-Kosten um nicht mehr als 1.500 Euro, ist die Ampel gelb.
  • Bei einer Budgetüberschreitung von mehr als 1.500 Euro warnt eine rote Ampel.

Bild 3: Abweichungen von den Plankosten sollen im Beispiel mit farbigen Symbolen visualisiert werden.

Um die Ampelsymbole einzufügen, gehen Sie wie folgt vor. (Die Beispieltabelle finden Sie in der mitgelieferten Datei im Arbeitsblatt "Kostenkontrolle").

  1. Markieren Sie alle Zahlen der Spalte "Diff."
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Formatvorlagen die Auswahl Bedingte Formatierung / Symbolsätze / 3 Ampeln (ohne Rand) oder eine andere Dreierkombination Ihrer Wahl.

Bild 4: Die Variante "3 Ampeln (ohne Rand)" zur Kennzeichnung der Kostendifferenzen auswählen.

Bild 5: Das Ergebnis nach Auswahl der Variante "3 Ampeln (ohne Rand)".

Analyse des Zwischenergebnisses

Wenn Sie die Werte in der Differenz-Spalte betrachten, wird Ihnen auffallen, dass Excel allen negativen Werte in der Spalte ein rotes Symbol zugeordnet hat, während bei allen positiven Werten gelbe oder grüne Ampelsymbole stehen. Für das aktuelle Beispiel der Kostenkontrolle wäre diese Art der Visualisierung nicht geeignet, denn werden die Kosten besonders stark überzogen, soll das nicht mit einer grünen Ampel für "alles in Ordnung" gekennzeichnet sein, sondern es soll durch ein rotes Symbol ein Warnsignal gegeben werden.

Demzufolge sind die Symbolfarben umzukehren. Wünschenswert wäre außerdem, die Grenzen, ab denen sich die Farbe von Gelb auf Rot ändert, benutzerdefiniert festzulegen.

Darstellung der Ampelsymbole anpassen

Beide Anforderungen lassen sich umsetzen, indem Sie die von Excel vorgegebenen Regeln individuell anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Lassen Sie die Zahlen in der Differenz-Spalte markiert und klicken Sie erneut in der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.
  • Wählen Sie diesmal ganz unten den Eintrag Regeln verwalten.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Formeln zur flexiblen Anzeige von Symbolen einsetzen

Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte mit Hilfe von Ampeln oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Die Bedingte Formatierung kann allerdings noch mehr, wenn Sie deren vorgefertigte Regeln mit Formeln und …

Teil 3:
Trends deutlich machen und ein Warnsystem aufbauen
In den ersten beiden Teilen haben Sie erfahren, wie Sie Projektstatusberichte in Excel ab Version 2007 mit Hilfe von Ampeln und Symbolen aufbereiten und wie Sie dabei die vorgefertigten Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren.

Alle Kommentare (1)

Guest

Beim Kopieren von Feldern mit bedingter Formatierung wählt man am Besten die Methoden Einfügen-Werte oder Einfügen-Formeln, je nachdem, was kopiert werden soll. Mit der normalen Einfüge Methode werden nämlich auch die bedingeten Formatierungen - als neue Regel ! - mitkopiert. Das potenziert die vorhandenen Regeln und verlangsamt den Excel Startprozess erheblich, ausserdem werden die Dateien auch viel grösser. Ansonsten sind bedingte Formatierungen eine tolle Sache!