

Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte mit Hilfe von Ampeln oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Die Bedingte Formatierung kann allerdings noch mehr, wenn Sie deren vorgefertigte Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. In diesem zweiten Teil stellen Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke anhand von Beispielen entsprechende Techniken vor. Sie zeigen z.B., wie Sie die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen, oder wie Sie Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden.
Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte mit Hilfe von Ampeln oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Die Bedingte Formatierung kann allerdings noch mehr, wenn Sie deren vorgefertigte Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. In diesem zweiten Teil stellen Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke anhand von Beispielen entsprechende Techniken vor. Sie zeigen z.B., wie Sie die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen, oder wie Sie Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden.
Im ersten Teil des Beitrags haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Statusberichte zu Kosten und Terminen in Excel mit Ampeln, farbigen Symbolen oder Trendpfeilen visuell ansprechend aufbereiten. Dieser zweite Teil zeigt anhand von Beispielen, mit welchen Techniken Sie die Einsatzmöglichkeiten der Bedingten Formatierung erweitern und die vorgefertigten Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. Sie können so beispielsweise die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte setzen, Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen oder Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden (Bild 1).
Das farbige Kennzeichnen von Wochenenden in Datumslisten gehört zu den Aufgaben, für die die Bedingte Formatierung schon in früheren Excel-Versionen oft verwendet wurde. Bis Excel 2003 lässt sich allerdings nur die Zellfarbe ändern, um Datumswerte zu markieren, die auf ein Wochenende fallen (Bild 2). Den entsprechenden Datumswerten ein Symbol zuzuweisen, ist erst ab Excel 2007 möglich.
Allerdings setzt Excel Grenzen, wenn bei der Bedingten Formatierung Formeln eingesetzt werden. Öffnet man z.B. mit der Befehlsfolge Bedingte Formatierung / Symbolsätze / Weitere Regeln das Dialogfeld "Neue Formatierungsregel" und versucht dort als Regel zur Kennzeichnung der Wochenenden die Formel
=WOCHENTAG(Zelle;2)>5
einzugeben, quittiert Excel das mit einer Fehlermeldung (Bild 3).
Das Verwenden von Symbolsätzen lässt sich in Excel 2007 und 2010 zwar mit Formeln kombinieren, aber es sind nur absolute Bezüge möglich. Relative Bezüge akzeptiert das Programm nicht.
Wenn die direkte Eingabe einer Formel im Dialogfeld zum Definieren einer neuen Formatierungsregel nicht möglich ist, dann hilft ein Umweg über eine zusätzlich eingefügte Spalte, in die Sie die entsprechende Formel eintragen. In unserem Beispiel würden Sie die WOCHENTAG-Formel z.B. in einer neuen Spalte rechts neben jedem Datumswert einfügen. Die Formel liefert dann, je nach Wochentag, einen Wert zwischen 1 und 7 (Montag bis Sonntag). Mit diesen Werten lässt sich eine entsprechende Formatierungsregel definieren, um die Wochenenden mit einem Symbol zu kennzeichnen. Die eingangs gezeigte Einschränkung haben Sie so umgangen.
Sie können dies anhand der mitgelieferten Beispieldatei ausprobieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Im Gegensatz zu Excel 2010 bietet Excel 2007 keine Möglichkeit, Zellsymbole ganz auszublenden, wie in diesem Beispiel. Sie können sich jedoch behelfen, indem Sie auf den Symbolsatz "Rot/Schwarz" mit den Farben Rot, Hellrot, Grau und Schwarz ausweichen. Geben Sie beim roten und beim hellroten Symbol jeweils ">=6" ein, beim grauen ">=0". Excel markiert daraufhin alle Wochenenden mit einem roten und alle anderen Tage mit einem unauffälligen grauen Symbol. Diese Lösung ist zwar nicht so elegant, wie die oben gezeigte, erfüllt aber oft ebenfalls den gewünschten Zweck.
Nicht nur Wochenenden, auch Feiertage spielen bei der Terminplanung eine Rolle. Die eben vorgestellte Technik mit der WOCHENTAG-Funktion lässt sich hier nicht verwenden, da Feiertage nicht nur auf Wochenenden fallen. Folgende Elemente sollten Sie beachten, um eine passende Lösung aufzubauen:
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