Strategien erfolgreicher Unternehmer im VUCA-Umfeld Mit Effectuation Projekte im Ungewissen meistern

Teil 1:
Wie aus dem Wunsch eines einzelnen ein Tool für über 1.000 Projektleiter wurde

Die VUCA-Welt fordert von Mitarbeitern unternehmerisches Denken und Handeln, Projekte gelten als "Unternehmen auf Zeit". Effectuation liefert als eigenständige Entscheidungslogik die passenden Methoden und Strategien, mit denen sich hochmotivierte Projektteams bilden, die Vorhaben umgehend vorantreiben. Dr. Eric Heinen-Konschak und Bettina Brendle haben den Ansatz in der IT der GIZ eingeführt und berichten von ihren Erfahrungen.

Strategien erfolgreicher Unternehmer im VUCA-Umfeld Mit Effectuation Projekte im Ungewissen meistern

Teil 1:
Wie aus dem Wunsch eines einzelnen ein Tool für über 1.000 Projektleiter wurde

Die VUCA-Welt fordert von Mitarbeitern unternehmerisches Denken und Handeln, Projekte gelten als "Unternehmen auf Zeit". Effectuation liefert als eigenständige Entscheidungslogik die passenden Methoden und Strategien, mit denen sich hochmotivierte Projektteams bilden, die Vorhaben umgehend vorantreiben. Dr. Eric Heinen-Konschak und Bettina Brendle haben den Ansatz in der IT der GIZ eingeführt und berichten von ihren Erfahrungen.

Wenn die Zukunft relativ vorhersehbar ist, können Projektziele SMART (Specific, Measureable, Achievable, Relevant, Time-bound) sein. Unsere VUCA-Welt jedoch ist zunehmend geprägt von Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Durch diese Ungewissheit können Ziele nur noch vage formuliert werden. Als Leiter IT und Leiterin IT-Beratung bei der deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) stellten wir fest, dass diese Herausforderung auch auf viele IT-Projekte zutrifft und ein anderes Vorgehen erfordert.

Unter diesen Rahmenbedingungen stoßen die bewährten klassischen und agilen Vorgehensweisen nicht nur an ihre Grenzen, sie lassen Gestaltungsmöglichkeiten ungenutzt, weil oftmals die Ziele sehr früh aus einer begrenzten Perspektive heraus festgelegt werden, ohne dass die Verantwortlichen die Komplexität überblicken könnten. Als wir bei der GIZ dies 2014 erkannt hatten, machten wir uns auf die Suche nach neuen Wegen, um mit IT-Projekten besser die eigentlichen fachlichen Probleme lösen zu können und diese so in den Augen aller Beteiligten erfolgreicher zu machen.

Wir stießen auf die Forschung von Saras D. Sarasvathy: Sie hat in den vergangenen 15 Jahren die Denk- und Verhaltensweise erfolgreicher Unternehmer und Mehrfachgründer ausführlich untersucht und ihre Erkenntnisse unter dem Begriff "Effectuation" zusammengefasst. Dahinter verbirgt sich eine eigenständige Entscheidungslogik, die diese erfahrenen Entrepreneure in Situationen der Ungewissheit einsetzen.

In diesem Beitrag erfahren Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche neuen Möglichkeiten die Effectuation-Methode dem Projektmanagement in ungewissen Situationen bietet, wie sich effektuierende Projekte von klassischen oder agilen unterscheiden, welche Stolpersteine es gibt und wie Sie diesen begegnen können. Der Artikel fußt auf unseren persönlichen Erfahrungen aus mehreren IT-Projekten und gibt nicht unbedingt die Meinung der GIZ wieder.

Die GIZ

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Sie hat mehr als 50 Jahre Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt – von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen und Regierungen anderer Länder. Der Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ).

Die GIZ hat ihren Sitz in Bonn und Eschborn. Das Geschäftsvolumen betrug im Jahr 2015 mehr als 2,1 Milliarden Euro. Von den 17.319 Beschäftigten sind die meisten in mehr als 130 Ländern vor Ort tätig. Sie führt momentan ca. 1.200 Projekte durch.

Die Zukunft ist ungewiss

Der Effectuation-Ansatz unterscheidet sich von der kausalen Logik durch seine Grundannahme über das Wesen der Zukunft: Während letztere besagt, dass wir nur das steuern können, was wir vorhersagen können, gehen Effektuierer davon aus, dass die Zukunft nicht vorhersehbar ist, sie jedoch durch Vereinbarungen zwischen autonomen Akteuren gestaltet werden kann; darauf konzentrieren sie sich.

Gestaltbar ist all das, was auf vorhandenen Mitteln basiert und mit einem leistbaren Verlust realisiert werden kann. Gestaltbar ist auch, was durch Zufälle und geänderte Umstände möglich wird und was sich durch Vereinbarungen mit Partnern ergibt. Ausformuliert lesen sich diese vier Prinzipien so:

  1. Orientiere dich stets an deinen eigenen Mitteln und Möglichkeiten.
  2. Kalkuliere einen Verlust, den das Projekt im schlimmsten Fall bedeuten darf.
  3. Suche Partner, die dich bei deinem Vorhaben mit ihren Fähigkeiten und Mitteln unterstützen wollen.
  4. Sei stets offen für neue Ideen, auch wenn sie zur Folge haben, dass sich dadurch die Projektziele ändern.

Das Forscherteam um Sarasvathy hat aus seinen Erkenntnissen 2005 ein dynamisches Effectuation-Modell abgeleitet und ständig weiterentwickelt (siehe Bild 1, vgl. auch Wiltbank et. al., 2017).

Bild 1: Das dynamische Effectuation-Modell mit den Effectuation-Prinzipien. Quelle: Faschingbauer, 2017

Bild 1: Das dynamische Effectuation-Modell mit den Effectuation-Prinzipien. Quelle: Faschingbauer, 2017
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Effectuation als neues Allheilmittel?

Bewertungen und Kommentare

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Sind Organisation und Mitarbeiter reif für Effectuation?

Erweitern Sie Ihr Repertoire an Vorgehensmodellen durch Effectuation, um Projekte trotz Ungewissheit voranzutreiben. Im zweiten und abschließenden Artikelteil zeigen Ihnen Dr. Eric Heinen-Konschak und Bettina Brendle, wie Sie Vorbehalte und …

Alle Kommentare (8)

Christian
Besserer

Spannender Einblick - Vielen Dank!

 

Tassilo
Kubitz

Ich wurde am Anfang des Artikels durch den Satz "In diesem Beitrag erfahren Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche neuen Möglichkeiten die Effectuation-Methode dem Projektmanagement in ungewissen Situationen bietet, wie sich effektuierende Projekte von klassischen oder agilen unterscheiden, welche Stolpersteine es gibt und wie Sie diesen begegnen können." sehr neugierg gemacht, da ich sowohl klassische als auch agile PM-Vorgehen kenne und situativ kombiniere (hybrides Vorgehen sozusagen). Leider habe ich nichts gelesen, wie sich effektuierende Projekte von agilen unterscheiden. Effektuation ist für mich ein agiler Ansatz. Also: Wo ist der Unterschied?

 

Lieber Herr Kubitz, der Unterschied ist auf den ersten Blick nicht so ersichtlich und wird in unserem Beitrag auch nicht ausführlich thematisiert. Ausführlich erklärt wird der Unterschied im PAVE Modell (siehe Neuauflage Effectuation von Michael Faschingbauer). Im Cynefin-Modell wird agiles PM dem Quadranten "komplex" zugeordnet, wir würden Effectuation im Quadranten "chaotisch" ansiedeln. Es gibt inzwischen auch Agilisten, die erfolgreich agiles Vorgehen um die Effectuation-Prinzipien ergänzen. Heiko Bartlog beschäftigt sich z.B. intensiv mit dieser Thematik: https://de.slideshare.net/bartlog/effectuation-entscheiden-unter-ungewissheit. Für weitere Diskussionen stehen wir auch gerne direkt persönlich zur Verfügung. Viele Grüße, Brendle & Heinen-Konschak

 

Julia
Seidel

Sorry, aber das ist in meinen Augen kein PM-Ansatz, eher eine allgemeine Management-Theorie.

 

Ja ganz genau. Hier angewendet auf IT-Projekte. Für uns eine spannende und erfolgssteigernde Erweiterung des Vorgehens.

 

Markus
Jander

Früher hieß das einfach Auftragsklärung bzw.im größeren Ausmaß Initialisierungsphase. Das Beispiel "Freitag" passt m. E. nicht, dass es ein festes Ziel gab. Das WAS stand fest nur das WIE nicht. Also normales Projektvorgehen, vielleicht ohne terminiertes Ende, weil man keinen wirtschaftlichen Druck verspürte. Bei allem Respekt, liebes Projektmagazin, aber das ist ungeschickte Werbung für die/das GIZ und der Versuch, krampfhaft etwas "Neues" zu verkaufen. Lieber seltener eine Ausgabe und dafür mehr Qualität und Substanz! Die war ich über die Jahre vom Projektmagazin gewohnt.

 

Lieber Herr Jander,
zunächst herzlichen Dank für Ihre langjährige Treue zum Projekt Magazin und ganz besonderen Dank für Ihr engagiertes Feedback!

Die Autoren werden sicher auf Ihren Input fachlich antworten - wir wollen nur kurz auf unsere Rolle als Redaktion eingehen, die Sie angesprochen haben.

Als Redaktion ist es unser Anliegen, Ihnen und allen anderen Leserinnen und Lesern interessante und vor allem nutzbringende Informationen zu bieten. Dies ist keineswegs einfach, wie Sie gerade selbst am Beispiel dieses Artikels erleben. Die einen fühlen sich von diesem Ansatz und seiner Darstellung angesprochen, empfinden ihn als anregend und wollen vielleicht sogar etwas davon in ihrer Praxis umsetzen. Die anderen - für die Sie mit Ihrem Kommentar das Wort ergreifen - empfinden "Effectuation" vielleicht als bloßes Buzzword, für etwas, das es schon lange gibt.

Beide Sichtweisen sind für uns durchaus verständlich - aber gerade da fängt unsere Aufgabe an: Sowohl Projektmanagement als Thema als auch die Community der Projektmanager ist so vielfältig, dass es ganz einfach unmöglich ist, nur Beiträge zu bringen, die auf einstimmigen Konsens stoßen. Wir versuchen, die Vielfalt der Ansätze, Meinungen und praxisbewährten Lösungen möglichst umfassend abzudecken. Dabei wollen wir uns bewusst nicht zum Richter darüber aufspielen, was "richtiges Projektmanagement" ist. Natürlich konfrontieren wir im Redaktionsprozess die Autorinnen und Autoren auch mit Gegenpositionen, damit sie ihre Beiträge möglichst klar und fundiert darstellen. Aber es kann zu jedem hier publizierten Beitrag mit Fug und Recht kontroverse Positionen geben.

Und genau diese haben Sie hier in die Diskussion eingebracht - dafür sind wir Ihnen dankbar, denn nur so kann sich Projektmanagement weiter entwickeln!

Lassen Sie uns doch auch wissen (Mail an [email protected] genügt), welche Themen oder vielleicht sogar spezifische Fragen Sie gerne in den nächsten Beiträgen behandelt wissen wollen. Gerne nehmen wir solchen Input auf, um den Nutzen des Projekt Magazins für unsere Leser zu steigern.

Beste Grüße und viel Erfolg in Ihren Projekten!

 

Lieber Herr Jander, vielen Dank für ihre klare Position, die wir jedoch nicht teilen. Wir haben bei unseren Analysen eine Reihe von Projektleitern gefunden, die intuitiv effektuieren. Es gibt aber auch solche die das nicht können. Und je nach Aufgabenstellung und Grad an „Ungewissheit“ und „Gestaltungsspielraum“ im Projekt sind die effektuierenden Projektleiter deutlich erfolgreicher! Wir sehen den Mehrwert deswegen vor allem darin, dass wir jetzt bei der Auswahl der Projektleiter die Ungewissheit im Projekt und die persönliche Kompetenz zu effektuieren berücksichtigen können. Effectuation ist mehr als eine Form der Auftragsklärung. Es ist für uns eine neue Möglichkeit systematisch den Projekterfolg in ungewissen Kontext zu erhöhen. Damit ist es für uns eine wichtige Erweiterung unseres Methodenbaukastens. Mit den besten Grüßen, Brendle & Heinen-Konschak