Basis für klare Kommunikation im Team

Mit dem Abstimmungsboard verborgene Themen sichtbar machen

In Projekten herrscht hoher Abstimmungsbedarf. Insbesondere wenn sich das Team laufend ändert, ist ein Kommunikationsmittel sinnvoll, mit dem neben fachlichen auch zwischenmenschliche Fragestellungen sichtbar gemacht werden können. Ilker Yümsek hat hierzu eigens das sogenannte Abstimmungsboard entworfen. Wie die Pinnwand für offene Fragen aussieht, funktioniert und wie Sie davon profitieren können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Basis für klare Kommunikation im Team

Mit dem Abstimmungsboard verborgene Themen sichtbar machen

In Projekten herrscht hoher Abstimmungsbedarf. Insbesondere wenn sich das Team laufend ändert, ist ein Kommunikationsmittel sinnvoll, mit dem neben fachlichen auch zwischenmenschliche Fragestellungen sichtbar gemacht werden können. Ilker Yümsek hat hierzu eigens das sogenannte Abstimmungsboard entworfen. Wie die Pinnwand für offene Fragen aussieht, funktioniert und wie Sie davon profitieren können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Im Teilprojekt eines agilen Großprojekts realisieren wir mit einem fünfköpfigen Team die Datenmigration bei einer System-Ablösung. Eine Datenmigration besteht aus der fachlich korrekten Übertragung der Daten von einer alten in eine neue Datenbank. Technisch erfolgt die Übertragung grundsätzlich in drei Schritten: Die Daten werden aus der Quell-Datenbank extrahiert (E), transformiert (T) und in die Ziel-Datenbank geladen (L). Dieser Vorgang wird deshalb als "ETL-Prozess" bezeichnet. Der kritischste Punkt eines ETL-Projekts ist die fachlich korrekte Zuordnung der Daten aus dem Quellsystem in die Fachlichkeit der Ziel-Anwendung (Mapping), damit die Daten korrekt übertragen werden können. Diese Aspekte machen die Arbeit kompliziert und abstimmungsintensiv.

Anforderungen dieses ETL-Projektes

Neben der Analyse des Datenbestands in der Alt- sowie Neu-Anwendung gehör(t)en folgende Punkte dazu:

  • Konzeption des Mappings, aber vor allem der Datenvalidierungen und der Behandlung der nicht-migrierbaren Daten. In diesem Rahmen eine intensive Kommunikation mit den Kunden sowie Product-Owner der Neu-Anwendung.
  • Strukturierung der Konzeptionsdokumente, Integration in den Entwicklungsprozess.
  • Aufbau und Erhaltung einer sauberen Architektur im ETL-Projekt inkl. Protokollierungsrichtlinien.
  • Aufbau und Pflege einer umfassenden Dokumentation über alle Tätigkeitsbereiche hinaus (Analyse / Konzeption / Entwicklung / Datenbereinigung / Durchführung / Abnahme).
  • Testen der Datenmigration in unterschiedlichen Ebenen: Von Summenchecks über Objektvergleiche bis hin zu Interaktionstests mit Wertevergleich.

Wächst das Team, wächst der Kommunikationsbedarf

Unser Team wuchs im Laufe von zwei Jahren von anfänglich zwei Personen nach und nach auf die heutige Größe von fünf Personen. Folglich wurde jedes Mal ein neuer Teambildungsprozess durchlaufen.

Dies wurde vor allem bei einem Kollegen deutlich: Das neue Team-Mitglied stellte technische Entscheidungen, die früher getroffen wurden, spontan infrage, woraus Diskussionen zwischen dem Chef-Entwickler und ihm entstanden. Der Chef-Entwickler beantwortete die kritischen Fragen und begründete die getroffene Entscheidung. Als dritte Person wurde man aber das Gefühl nicht los, dass die Diskussion damit nicht zu Ende ging und immer wieder entbrannte.

Es wurde deshalb eine Lösung notwendig, die sowohl neue Mitarbeiter, die übrigen Teammitglieder als auch die Führungskraft in einen konstruktiven Dialog brachte. Das bedeutete, dass folgende Punkte bei der Lösungsfindung zu berücksichtigen waren:

  • In der Praxis werden Projekte immer komplexer, wodurch die Lösungen sowie die dahinter steckenden Entscheidungen auch komplexer werden.
  • Ein neu dazu gestoßenes Team-Mitglied kann natürlich nicht wissen, in welchem Kontext, mit welchen Argumenten/Überlegungen/Erwägungen Entscheidungen getroffen worden sind. Dadurch kann das neue Team-Mitglied auch nur schwer richtig einschätzen, ob die Lösung als "richtig und gut" oder "nicht gut, aber hinzunehmen" empfunden wurde.

Die Führungskraft steht somit vor drei Aufgaben:

  1. Vermeiden, dass Diskussionen eine persönliche Form annehmen und sich das Klima innerhalb des Teams verschlechtert. Die Führungskraft sollte versuchen, Sachlichkeit zu wahren.
  2. Verstehen/einschätzen können, inwieweit die angesprochenen Kritikpunkte durch die Teammitglieder geteilt werden.
  3. Wenn die Punkte berechtigt sind und durch das Team geteilt werden: Festhalten des Verbesserungsbedarfs. Festhalten, ob eine Verbesserung zu dem aktuellen Zeitpunkt möglich ist. Wenn nicht, überlegen welche Voraussetzungen für eine Verbesserung gegeben sein müssen.

Agile Projekte als Inspiration

Bei der Entwicklung einer Lösung für effektive und effiziente Abstimmungsprozesse half zunächst die Visualisierung eines agilen Projekts. In einem agilen Projekt werden die Anforderungen im Rahmen eines iterativen Prozesses so umgesetzt, dass die Bestandteile der Lösung aufeinander und auf die Einsatzumgebung abgestimmt und lauffähig sind. Der Fokus liegt auf dem Gesamtbestand der Anforderungen und dem Realisierungsprozess.

In diesem Rahmen ist die entstehende Lösung ein "Ökosystem", das in der gewünschten Umgebung, mit seinen Bestandteilen, zu dem Realisierungszeitpunkt, das tut, was gefordert wird. Dieses Ökosystem hat aufgrund prozessualer und technischer Zusammenhänge im Projekt sowie getroffener Entscheidungen während der Realisierung seine Besonderheiten. Kommen neue Anforderungen hinzu, müssen die Gegebenheiten und Eigenheiten des Ökosystems berücksichtigt werden. Aus diesem Grund muss auch dieses Ökosystem im Projekt aktiv im Fokus liegen. Nur so können Schwachstellen und Risiken identifiziert werden. Es ist für effektive Abstimmungsprozesse daher notwendig, die Fragestellungen bzgl. des Ökosystems sichtbar zu machen, um die Schwachstellen und die Risiken identifizierbar zu machen.

Die Lösung: Das Abstimmungsboard

Ein Abstimmungsboard ist eine frei zugängliche Pinnwand, mit der offene Punkte und zu klärende Fragen sowie Ergebnisse der Kommunikation abgebildet und strukturiert dargestellt werden können. Es lassen sich anhand des Abstimmungsboards zwei Arten von Erkenntnissen gewinnen:

Ist die bis zum aktuellen Zeitpunkt realisierte Grundlage stabil genug, um darauf in den nächsten Realisierungsschritten zu bauen? Sind schon jetzt Schwachstellen erkennbar, die in einer späteren Phase die Entwicklung negativ beeinflussen können? Macht eine Konsolidierungsphase Sinn, um für spätere Anforderungen gewappnet zu sein?

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